职场不仅要拼贡献度,更要拼能见度和曝光度。会干活会汇报事半功倍,只干活不汇报功夫白费。如何做好工作汇报,踢好升职加薪最后的临门一脚呢?
本文,杰叔给你工作汇报三部曲,助你抓住每一次向领导汇报的高光时刻,为你的升职加薪添砖加瓦。
第一部曲:结论先行
领导是耐心最差的职场高级动物,他日理万机,事情很多,你要直来直去,一开始就说,你做的结果什么,或者你希望他做什么。
一个客户经理来到老板的办公室说,老板,昨天我去见了一个大客户,这个大客户……,说了半天,老板忍不住了,打断他问:你究竟想说什么?
这时候,客户经理才唯唯诺诺地说:噢,是这样的,这位大客户提出来,想见见您,和您一起吃个饭聊聊,您看……。
老板一听,可以啊,你安排吧。你早点说清楚不就行了嘛!
你看,这就是很多人在向领导汇报工作时犯的一个通病:绕弯子,不直接,导致领导不耐烦。
汇报工作,首先从结论开始,然后阐述理由,最后再阐述支撑理由的事实和依据。这种汇报方式更容易让领导安心。
如果汇报的开始,在未亮出明确的结论时,就说了很多特别详细的内容,很容易让领导处于焦虑状态而变得不耐烦,因为他要猜你接下来可能要表达什么,你究竟什么意思?
领导之所以不耐烦,是因为下属没能言简意赅地表达自己的观点,消灭领导“不耐烦”的最好方法就是结论先行。
你向领导汇报工作的时候,领导心里也在想:你向我汇报什么?需要我做什么?
结论先行就是汇报工作的时候,开门见山、直奔主题,先说结论,就是你这次找领导汇报工作是什么目的,希望领导做什么?
你是告知领导工作进度情况,还是希望领导原则上同意你的工作方案,希望领导给人给钱给物给时间,还是希望领导帮你跨部门协调,还是尽快看看你的详细材料,等等。
比如,如果是汇报工作进度:
领导,xxx工作,目前总体进度是……;下一步的打算是……;预计……(时间)之前完成任务。
再比如,如果是汇报工作计划:
领导,xxx工作的总体目标是……,总体安排是……;我准备采取三项措施:一是……二是……三是……。
又比如,如果是请求领导支持:
领导,我希望得到您两个方面的支持,一是……;二是……。理由是……;下一步我的计划是……。
第二部曲:上接天线
要想钓住鱼你要像鱼那样思考,“预先取之,必先与之”这个道理谁都懂,要想让领导批准同意你的方案、建议,你要领导一个理由,也就是你要给领导想要的。
所以,你的建议方案要想顺利通关,就需要上接天线,也就是瞄准领导的痛点、痒点、爽点,紧扣领导的利益点、关注点、刚需点。
有时候,你加班加点写了个方案,领导看完后说:“不错不错,就是高度不够。”
什么是高度不够?就是你的站位不高,领导没有看到他想看到的东西。
你需要站在天安门上想问题,登泰山而小天下,提高格局站位,不能就事论事。
你方案材料的主要观点,要与下面的内容紧密相连,最起码也要沾上边:
(1)公司使命、愿景、价值观、经营理念;
(2)公司长短期发展战略目标、战略任务;
(3)公司年度中心工作,阶段性关键任务;
(4)领导不断重复的高频词。
比如,领导近年来大会小会一直在强调“挖潜增效”,那你的建议方案里面,甚至是大小标题上,都要反复出现这样的词汇。
在起草项目方案的时候,在向领导汇报之前,你都要审视一下,这个方案,与公司愿景、战略目标有关系吗?能对公司长短期战略目标起到什么样的作用?推动、补充、辅助、备胎?
这些都是你汇报的关键点。
第三部曲:逻辑有序——2W1H三段式结构
领导最烦的汇报,就是东拉西扯、逻辑混乱甚至是没有逻辑的汇报了。
请示汇报是为了让领导听明白你的意思,并做出有利于你的行动。
如果语无伦次,颠三倒四,领导一头雾水,不知所云,很显然就不可能实现你的汇报目的。
如何才能有逻辑地表达与汇报呢?给你一个汇报结构模板:2W1H。
2W1H被称为职场人的万能思考与表达模板,不管是遇到什么事情,按照“是什么(what)、为什么(why)、怎么办(how)”去思考,就能够让你思路清晰地解决问题,并能够言简意赅地表达清楚,当然,这个结构能解决绝大部分工作汇报的结构搭建。
第一段,是什么(what):陈述事实目的;
第二段,为什么(why):分析背景原因;
第三段,怎么办(how):提出解决方案。
比如,生产主管向领导汇报:生产设备有什么问题、生产的产品质量下降以及生产设备有噪音等多个方面。
领导不耐烦地说:“你到底想说什么?”
这就是结构不清晰导致的逻辑混乱,让领导不知道你究竟想说什么。用2W1H结构梳理一下:
第一段,是什么(汇报目的):
我建议更换一台xx型号的关键设备。
第二段,为什么(理由证据):
理由是这台关键设备过于陈旧,已经严重影响了产品产量与产品质量,具体的数据是……。
第三段,怎么办(操作方案):
我考察了几个设备型号与厂家的情况,并做了对比,这是技术分析数据,您看一下。
有建议,有理由,有方案,清清楚楚,明明白白,领导看完后就会很容易做出决定。
一句话,升职加薪=好好工作+好好汇报。
不仅要拼硬实力,更要拼汇报力!
杰叔聚焦职场人不知道汇报、不会汇报的软肋,总结3年秘书、6年办公室主任以及20多年职场汇报实操经验,研发制作了《杰叔讲透工作汇报134堂实操课》,系统讲授工作汇报的底层逻辑,七大场景下的汇报方法、技巧、模板、话术,给你一套即学即用的方法论与路径图,让你即学即用,拿去就用,直接套用,助你提升职场能见度,踢好升职加薪最后的临门一脚。