导语：
组织最大的构成单元是人，因此管理者的职位越高，沟通的时间比重就占得越高。最常见的沟通场景就是”开会“。
所以，你看一个人的管理能力行不行，看他开会就知道了。
战略共创、目标拆解、工作部署、状态启动、思想团建......都是会议的一种。
学会开会，是每一位领导、管理者的必修课，今天我们就来一起探讨。
01
这三类会议，坚决不要开
1. 没有准备的会议
一些领导在召开会议之前，没有做好充分的准备，议题不明确，导致会议内容空洞、讨论无方向无重点。
这样的会议不仅无法解决问题，还会让员工感到困惑、迷茫和莫名其妙。
2. 没有结论的会议
有的领导在主持会议时，缺乏效率，掌控能力差，导致会议讨论漫无目的，最终无疾而终，开来开去开了个寂寞
这样的会议不仅浪费大家的时间，更会让员工认为自己的领导是个无能之辈。
3.没有价值的会议
① 拉大家演戏的会
一些领导将会议当成一种形式主义，开会的时候最喜欢让助理帮他多拍点照片、视频，目的只有一个：有意无意的发给上级领导看，表面自己每天都很忙。只注重会议的表面功夫，而不关心会议的实际效果。
这样的会议不仅浪费了所有人的情绪，浪费公司资源，更助长了官僚作风。
② 过于频繁的会
某些领导热衷于开会，整天大事小情，有事没事，都喜欢开会。
他们往往认为，开会可以集中大家的智慧，快速解决问题。然而，事实并非如此。
频繁的会议不仅会占用大量的时间和精力，还会让员工感到疲惫和厌烦，降低工作效率。
企业最贵的是人才，人才最贵的是他在公司有效的工作时间，动不动拉会，会让员工倦怠，进而无所谓，最后人浮于事。
所以，能发文字通知说清楚的事情，就不要动不动召集大家开会。
4.什么是好的会议？
开之前，大家有着明确的目的；
开之后，大家有着明确的结论，清晰了接下来自己要做什么、为什么做和怎么做，不会做，应该通过何种途径去寻求帮助。
02
开好一场会议的10个要素
1. 明确目标
开会要达成什么具体的目的
2.有必要参会人员
不相干人员能不要参会就不要参会，否则浪费他人的时间
3.时间限制合理
提前做好时间预估，有些会议在开始之前，要和下属1对1沟通，达成一致，或者提前摸底，避免会议上起冲突，争得面红耳赤不说，负面影响肯定是少不了
4.资料简短清晰
5.议程明确
6.鼓励参与
切忌一言堂，其实领导能少发言、最后再发言最好，否则你开场就说了，给会议定了基调，后面谁还敢说真话，都是奉承你的话。
7.遵循议程
不要搞小插曲或惊喜，按部就班地来。
8.及时决策
最差的会议是议而不决。
9.记录结果
19年我带全国销售团队的时候，和市场部的同学起了争执，冲突点是：市场部答应给客户的促销，后面没有了。双方争执不下的时候，闹到了CEO那里，CEO就问了一句，你们的会议记录拿给我看一下。结果我们并没有记录。让我们百口莫辩，只能吃个哑巴亏，答应客户的促销只能销售小伙伴自掏腰包解决。
从这件事以后，我凡是再开会，尤其是一些重要的约定，当场会把会议记录打印出来，且让所有与会人员签字、按手印。人手一份。
后面再碰到类似的事情，没人敢跟我耍无赖。
他们都说，保哥，你真狠。
10.定期回顾
我们很多管理者，在和员工1对1沟通的时候，天马行空、大话西游、东拉西扯，就是不知所云。
其实我们在年初，季度初的时候定下来当季度的绩效目标，你和员工沟通的时候，就是典型的“定期回顾”，回顾目标的完成情况。
同理，会议更是如此，你不去回顾，你怎么追过程，不追过程，哪里来的拿结果？
一个成功的会议，取决于你是否提前做了很多细致、走心的准备工作。
一个会议的成功与否，往往在没开始之前就已经有了答案。
03
高手是如何开会的？
杰夫·贝佐斯，亚马逊创始人兼首席执行官，以其敏锐的洞察力和果断的决策力著称。
他不仅在商业上取得了巨大成功，对会议管理有着独到的见解。
贝佐斯的会议风格以高效、务实著称，他倡导的“六页纸”原则和“两张披萨”法则被许多企业家和管理者所效仿。
1.亚马逊会议资料制作规则
亚马逊以其独特的会议文化著称，其中一个重要特色就是对会议资料的严格要求。亚马逊的会议资料必须遵循以下规则：
① 篇幅限制
会议资料只能是 1 页或 6 页，不能超过这两种长度限制。
1 页资料适用于简短的议题或更新信息，
而 6 页资料则适用于需要更详细讨论的复杂议题。
② 格式要求
会议资料必须使用易于阅读的字体和字号。
资料必须经过仔细校对，确保没有语法错误或拼写错误。
如果会议需要进行演示，则演示文稿必须与会议资料保持一致。
会议资料必须使用叙事结构（Narrative）进行撰写，即采用完整句子和段落来表达信息，而不是使用列表或图表。叙事结构可以使读者更容易理解资料内容，并促使他们进行更深入的思考。资料中可以使用图表或图片，但必须少而精，并能有效地传达信息。
③ 阅读方式
会议资料必须在会议开始前至少 30 分钟发给所有参与者。
在会议开始时，所有参与者必须静默阅读会议资料 20 分钟。
静默阅读可以确保每个人都充分理解资料内容，并为接下来的讨论做好准备。
④ 亚马逊会议资料制作规则的优点
确保所有参与者都能理解讨论议题
会议资料必须在会议开始前发给所有参与者，并要求他们在会议开始前阅读。这可以确保每个人都对讨论议题有基本的了解，并能够积极参与讨论。
促进深思熟虑的讨论
叙事结构的会议资料可以使读者更容易理解资料内容，并促使他们进行更深入的思考。这可以使会议讨论更加深入和富有成效。
提高会议效率
篇幅限制和静默阅读规则可以确保会议资料内容简洁明了，并使会议能够尽快进入正题。
2. “两张披萨”法则：控制参会人数
贝佐斯认为，会议的人数不宜过多，否则会降低会议效率。他提出了“两张披萨”法则，即参会人数不应超过可以吃两张披萨的人数。这样可以确保每个人都有足够的机会发言，并使会议更加高效。
贝佐斯认为，如果参会人数超过10人，会议的效率就会明显下降。
在选择参会者时，他通常会优先考虑那些对议题有深入了解的人。
在会议过程中，他会鼓励每个人积极发言，并尽量避免打断他人。
3.解读亚马逊开会方法的基石——领导力准则
亚马逊的开会方法建立在七条领导力准则之上，这些准则不仅指导着亚马逊的日常运作，也深刻影响着他们的会议文化。让我们逐条解读：
① 主人翁精神
员工把自己视为企业的所有者，对公司的成功负有个人责任。
在会议中，提出建设性的意见，并为会议目标的达成做出贡献。
② 客户第一
所有决策都应从客户的角度出发，以满足客户的需求为首要目标。
亚马逊开会的时候，一般都会放一把空椅子，这把空椅子上做的是客户，因为贝索斯始终提醒每个亚马逊员工：我们今天在这里讨论的内容，客户怎么看、怎么想、会不会支持我们。
③ 最高标准
追求卓越，不断挑战自我，力求达到行业领先水平。
会议讨论的目标是设定更高的目标，提出更创新的解决方案。
④ 远见卓识
具备长远的眼光，能够预见未来的发展趋势，并制定相应的战略。
会议讨论不局限于眼前的挑战，而是着眼于未来的发展，探讨如何应对未来的机遇和挑战。
⑤ 刨根问底
对问题进行深入地挖掘和分析，找到问题的根本原因。
会议讨论中，鼓励员工提出质疑，深入探讨问题，直到找到最佳解决方案。
⑥ 崇尚行动
会议的目的是制定可行的行动计划，并明确责任人，确保计划的顺利执行。
⑦ 好奇求知
会议上，鼓励员工分享新的想法和观点，营造一个开放的学习氛围。
4.亚马逊的会议文化对我们的启示
明确目标： 每次会议都应有明确的目标，并围绕目标展开讨论。
积极参与： 鼓励所有员工积极参与会议，分享自己的观点。
数据驱动： 决策应基于数据和事实，而不是主观臆断。
快速行动： 会议结束后，应尽快将决策转化为行动。
持续改进： 不断总结会议经验，改进会议流程。
我们不难看出，贝佐斯开会的核心不是在会议上，而是在会前的资料准备，和参会人员的确定。
这两个重要要素一旦做足了准备和思考，后面的会议召开，以及会后的落地执行，就会事半功倍了。
写在最后
当你不确定是否应该召开会议时，可以问自己以下10个问题：
这个会议是否有明确的目标？
这个会议需要哪些人参加？
这个会议需要多长时间？
会议资料是否简短清晰？
我们是否有明确的议程？
我们将如何鼓励参与？
我们将如何确保会议遵循议程？
我们将如何及时做出决策？
我们将如何记录会议结果？
我们将如何定期回顾会议效果？
如果你能够肯定地回答以上所有这些问题，那么你的会议就可以召开了。
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