在项目管理中，沟通管理是进行项目各方面管理的纽带，是在人、思想和信息之间建立的联系。对于一家机构来说，沟通系统就像是人体的神经系统，如果一个班子的信息沟通系统失灵或失真，班子必然陷于瘫痪或半瘫痪状态，最终导致项目的延误甚至失败。可以说，项目沟通是整个项目的关键决定因素，原因主要有以下几点：
①管理期望。
沟通的质量和效率会大大影响项目干系人对项目和领导角色的认知。
②管理项目团队。
沟通能力是影响管理和领导核心项目团队的主要因。
③减少冲突。
执行项目过程中，由于受到惯例时间、财政因素和资源限制等影响，要想减少一些不必要的冲突较为困难。这些冲突通常由错误认知、信息缺乏或不存在的问题等因素引起，归根结底还是沟通无效导致的。
④弥补缺陷。
项目经理几乎在所有的项目中，都会有意无意地用到组织和沟通两项技能，而对于这两方面，尤其是项目沟通方面，如果做得很好，就能弥补其他所有方面的欠缺。
项目沟通有许多种方法，其中项目会议沟通是项目管理者进行有效项目沟通的主要方式和途径，也是促进项目团队建设和强化团队成员的期望、角色以及对项目目标投入的有效工具。 对项目经理而言，在沟通的一些方式上花费了大量的时间，如书写阅读、听取发言和发言，而且大部分是在会议中完成的。
项目会议沟通一般有制订会议计划、组织会议、控制会议三个流程。 制订会议计划阶段，项目经理应该清楚地知道举行这次会议的真正目的。项目会议的一些基本目的如下图所示：
会议计划的制订还涉及决定议事日程、使用的资料、时间、地点、目的、预期的结果（可行的）和与会者需要的信息。 在进行完项目会议的计划制订之后，项目管理者进入下一阶段的会议组织工作程序。
一般来说，项目会议组织要考虑以下事项：
（1）会议议事日程。
（2）合适的地点。
（3）与会者的确定与通知。
（4）任命主席。
（5）向与会者公布其各自所需的信息。
（6）会议进行方式。
控制会议意味着确保会议能完成其目的，控制会议必须注意下列因素：
（1）设定时间限制，并遵守这些限制。
（2）从论述会议的目的开始。
（3）限制讨论。
（4）总结进展或没有开展的情况。
（5）鼓励和控制不同意见。
（6）花费一定的时间去评议会议的进展情况，并确定哪些工作可以提高会议的质量。
控制会议的目的就是要让会议朝着正确的方向发展，使之成为一次有效的会议，从而起到有效的沟通作用。
