有句心理学名言：“如果你总是做你一直在做的事，你就会得到你一直得到的结果（种瓜得瓜，种豆得豆）。” 还有一种说法，“异想天开的人总是做着一直在做的事，却期望得到不同的结果。” 这是说，如果你一直努力却没有什么成效的话，你就必须改变你做事的方式，亦即你必须改变做事的“过程”。事实上，这种改变正是规范的项目管理能给予你的。
长期以来，很多人都在使用不规范的、非正式的项目管理方法，我称之为“随意的”项目管理。我很了解它，因为我也那样干了大约10年时间。我们为什么会这样呢？因为我们根本不知道还有其他方法存在。 虽然我也完成了任务——而且他们还挺满意。 但问题是，我们没有意识到，其实我们的工作还可以做得更好。规范的项目管理（在过程中进行改变）真的能让你又快、又省地完成任务吗？ 我相信可以。
据估计，大约1/3的项目成本来自于返工，就像有人说过的，这相当于让每三个人中的一个什么也不干，只是重做另外两个人做错的事。当然，这样的成本会非常高。 为什么会有这么多返工呢？ 我可以肯定地说，这是“准备—射击—瞄准”式的管理方式的结果，每个人都不想去认真充分地考察、定义和计划要做的工作，而只是一味地想着快点完成。
古人说“欲速则不达”，这千真万确。但在今天这个快节奏的世界，几乎没有人有耐心把时间“浪费”在计划上，这样的结果就是返工，这才是百分之百的浪费。 如果你能用心测量一下的话，就会发现，返工在你的项目中大约占到5%~40%的工作量。
“这是个坏消息，也是个好消息，坏消息是返工比例如此之高，好消息是改进的余地还很大”。
监测你的返工次数，你就能很快地看到进步。可能你去做基线对比时，发现以前项目的基线数据没有保留。但你仍可以简单地画出一条趋势图来反映返工次数的减少对成本的影响。
对于项目来说，如果你能改进流程提高质量，那么，你就能同时降低项目的时间和成本，因为你减少了返工（这对项目不产生任何增值）。质量的改进会给你带来很大的收益。
即使最成功的体育团队，他们也知道如果不寻找新的改进的方法去比赛，他们将无法保住他们的成功。在当今这个竞争激烈的世界，持续改进必须是所有组织的必由之路。
一个典型的结构化的项目管理流程如下：
