项目任务书作为项目的一个指导性文件，发挥着类似项目章程的作用。项目任务书应该是一个简短的文件（理想情况是一页），简要说明项目要做什么、如何做，和当项目结束时能给企业提供什么样的商业价值。项目任务书对项目的发展方向、成果和执行过程中能够进行明智的决策和规划奠定了基础。
在项目早期对要做的事情进行说明并与各相关方达成一致，是非常重要的。但是，要在一开始就这么做，特别是面对一些急于开始项目的人，是很困难的。这是一个痛苦的过程，很多人容易失去耐心。
但是，你需要思考，是决定现在痛苦还是将来痛苦？项目启动阶段最重要的成果并不是项目任务书本身，而是在编写项目任务书的过程中所获得的洞察力和达成的共识。项目任务书只是记录这些重要的项目信息的载体而已。编写项目任务书的过程使得项目发起人、关键相关方和未来的团队成员有机会第一次共同合作，勾勒出项目的意图、远景和方向；此过程提供了一种机制，使得发起人与项目管理团队能够达成协议；在此过程中可以发现项目中的不同角色对项目的理解不同之处。
对于一个项目相关人员都集中在同一地点，并且经过了充分互动交流的小型项目来说，编写一个简单的项目任务书就可以了。对于大型或更为复杂的项目，特别是对于涉及多个组织的项目来说，必须要有一个更为健全的项目任务书。项目的每个参与者可以定期查阅项目任务书以确保大家目标一致。
编制项目任务书的关键是对需求达成早期概念层次的共识，并对需求做出回应。接着应邀请那些没有参加制定项目任务书的相关人员来检查和讨论，直到所有关键人员都表示认可。以项目任务书为起点，项目计划团队在开始制订项目计划时应进一步讨论项目任务书的细节，从而更好地理解项目的范围。应当将这种理解用正式文件做出公告并归档。
一旦项目任务书完成，就将被提交给管理层批准。批准过程不应形式化，绝不能草率，而应该是一个缜密的决策过程。批准了项目任务书，就意味着管理层基于对项目及其商业价值的了解，认为有必要正式开始项目，也就是说，有必要分配资源，来做进一步的详细计划。
批准过程的参与者主要应包含如下人员。 （1）高级管理层。管理层的支持对于项目的成功实施起着至关重要的作用。他们的批准意味着“可以做详细计划，我们授权项目可以使用所需的资源”。
（2）客户。在我们的项目管理概念里，客户起着非常重要的作用。
（3）职能部门经理。项目的可交付成果不可能存在于真空中，总是有一些部门对项目的产品或服务提供输入或从中获得输出。应征求职能部门经理的意见和建议，使他们在最初阶段就了解项目并对项目做出承诺。
（4）项目经理。在理想情况下，项目经理应在最初阶段就确定下来，并参与起草项目任务书。因为他将管理项目，所以他应该在项目定义和项目批准过程中发挥重要作用。 （5）项目团队核心成员。其中主要指团队内的专家们，他们将留在项目团队中，从项目的开始直到最后结束。让他们参与到批准过程中来，往往会加强其对项目的主人翁责任感。
一般而言，项目任务书包含以下内容。
（1）可测量的项目目标和相关的成功标准。 （2）项目的总体要求。
（3）概括性的项目描述。
（4）项目的主要风险。
（5）总体里程碑进度计划。
（6）总体预算。
（7）项目审批要求。
（8）委派的项目经理及其职责和职权。
（9）发起人或其他批准项目任务书的人员的姓名和职权。
项目任务书应该由高级管理层编制，或授权项目经理代为编制，但必须由高级管理层签字，以表明高级管理层为项目提供支持的态度。
一个典型的项目任务书模板如下
