项目经理若想提高项目会议的效率，应该首先明确会议的目的——召开会议的首要目的是什么？项目经理应提前想清楚，究竟为什么要召开此次会议，谨防养成为了开会而开会的习惯。
项目会议效率低下的主要原因是目标不明确、没有书面议程或议程所列的议题不明确，与会者不清楚为什么举行会议以及会议要达成什么目标。这就是为什么管理者应该在会议开始时宣布开会的目的以及希望实现的目标。
1.会议目标必须用书面列明
许多会议主持人在规划会议的时候，都以为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中，而且只要他们时常想起它们，则是否诉诸文字，将不会产生任何实质上的差别。其实，这是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标，可以产生三种好处：第一、有助于目标内涵澄清；第二、书面目标较不容易被遗忘；第三、当目标种类繁多时，以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。
2.会议目标必须切合实际
所谓切合实际，即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说，会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。
3.会议目标必须具体而且可以衡量
含糊笼统的目标极难充作行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高，而决定开会研讨降低产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”，则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南，因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果。但若他将会议目标改订为“探讨如何在十月底之前令产品不良率由目前的5%降低至3%”，则上述缺点将不复存在。
4.会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”
“应做什么”是以主席为本位，而“应实现什么”则是以成果为本位。以主席为本位的目标，远不如以成果为本位的目标那样具有实效。
如果可能，请在会议开始前的24～48小时以复印件或电子邮件的形式分发会议议程，这样能够给与会者更多准备和思考的时间。与会者如果在开会前已经做好充分的准备，就能在开会时发表自己宝贵的意见，从而提升会议的时间投入回报。会议越重要，项目经理就越有必要提前分发会议议程。
项目经理要不断问自己：真正需要谁参加这次会议？谁可以做出贡献并需要参与决策或问题解决？谁需要这些信息，是否有更好的方式向他们传达这些信息？
会议发言要避免偏离主题。避免使讨论偏离到其他主题。有时候，当与会者开始讨论其他的话题时，会议主持人应当提醒：“让我们回到正题……”。这可以使与会者重新讨论刚才的主题。
不同项目会议的目的和关注焦点见下表：
