试图去做很多事情是没有效率的人的标志性特点。那些有效率的人只会同一时间努力做一件事，并且做好它，然后再继续完成清单上的下一个任务。他们需要学习区分这些任务，有紧迫但不重要的、重要但不紧迫的、既紧迫又重要的、最后就是既不紧迫也不重要的任务。
有效率的人也明白计划的重要性。如果你正在管理几个项目，这里说的是真正意义上的管理，那么你就应该为每个项目做计划。没有计划就试图管理这些项目将会导致混乱。此外，如果你没有计划，那么项目将控制你而非你控制项目。 让我们回到这个问题上：一个人能管理多少个项目？答案就是，视情况而定。许多问题会影响这个答案，其中一些问题如下。
●每个项目有多复杂？
高度复杂的项目比不太复杂的项目需要更多的时间与精力。
●这项任务有多少工作人员？
波音777飞机的制造项目就有97 000名工作人员，而且这些员工分布在世界各地，你认为这个项目经理还可能同时管理其他项目吗？我想他不行。
●你是要去管理项目还是执行项目？
如果你在管理这项工作的同时还要做技术类工作，那么你能管理好一个项目就是幸运的了。
●你的周围环境有多混乱？
在一个资源共享的环境下，对于这些可用的资源会有许多项目要完成，因为资源一直在多个项目中变动，所以你不能真正地管理项目。最好的情况是你能适应些变化，但是你不可能真正地管理它们。
●这个项目是本地的还是全球的？
全球性的项目相比本地范围的项目复杂，尤其在与组织成员沟通方面，可能将需要更多的时间。
●你是一个强势的项目经理？还是很弱？
●你有什么个人能力来一次跟踪很多事情？ 我们中的一些人是连续记忆者，在同一时刻处理超过一件事就会让他们分心。其他人这方面可能没有问题。所以这是一种个人天赋，这是我们首先要考虑的。
●你有多少个行政助手？
例如，如果你有一个专门的日程安排人员，你就不必整天坐在电脑前制定和更新你的日程。另外，当你必须亲自准备和打出所有你自己的报告、制作你自己的日程表以及做其他的行政任务时，你就所能管理的工作的数量就减少很多了。
●在矩阵式组织里的职能经理会提供多少支持？
如果职能经理视项目为负担，而不是把支持项目视为己任，那么你将会花费大量时间用于为获取资源而进行的协调工作上，这意味着你无法管理多个项目。还有其他的问题，例如你的项目团队是各自为政还是互相合作，工作本身是由内部完成还是合同外包，项目是否被很好地定义，等等。所有这些因素共同决定了一个人能够同时管理多少项目。
你应该对你在管理的每个项目的不同方面花了多少时间进行记录，直到你对你的时间都花费在哪里清楚后，你才能知道你能管理多少项目。
在最后的分析中，多项目管理中的问题和管理单个项目时的问题一样。你将完成项目所需时间与可利用时间相匹配，而且这是你能做到的。如果你想做得更多，你必须提高你的可利用时间或找到一个方法变得更有效果和更高效。现实中不存在能使你服用了之后可以立即解决问题的“特效药”。
