为证实计划的重要性,美国行为学家艾得·布利斯教授曾做过一个著名的实验,如果感兴趣,你可以去搜索一下这个实验过程。该实验充分证明了一个结论:用较多的时间为一次工作做计划,做这项工作所用的总时间就会减少,这就是布利斯定理。
布利斯定理告诉我们,做好一件事情的先决条件是事先做好规划,做计划远比盲目行动有价值,在前期规划上投入时间是非常值得的,而且规划的时间越久、越缜密,真正做事时的效率就越高。
实际上,除了布利斯教授以外,大量的研究已经证实:认真做好计划与项目的成功密切相关。而且据我们所知,没有任何一项研究支持相反的观点。成功的人善于规划,他们知道自己要达到哪些目标,排好优先顺序,并且制订一个详细的计划,按计划行事。
要提高项目计划的质量,主要是要避免以下错误的计划方式:
①项目经理越俎代庖,一个人搞出全部项目计划
是指项目经理自己为团队制订计划,然后交给下属执行。这之所以是个错误,是因为没有人能够想到项目的方方面面,即使是一个单人项目也能从别人的参与思考中受益。这在项目化程度不高的组织内经常发生,项目组成员更多听命于其职能领导,参与项目的意愿不高,项目经理图省事,闭门造车搞出了项目计划。
②项目团队成员不肯做进一步的任务计划
人们不愿进行项目计划的一个原因是,他们认为与其花时间去做计划,工作可能早就完成了。常听到的一句话是:“我来不及做计划了,必须马上把工作做完。” 然而,这种观点从直觉上看也是错误的。如果你急于要完成某件事,胡乱做一气又有什么用呢?如果你面临严格的时间底线时,你就更需要一个好的计划。
③没有细节的项目计划
要想取得满意的估计,你就必须明确要做的主要工作,甚至还要包括那些次要的工作,这些细节是不可或缺的。计划粗枝大叶是不行的,应当多关注细节,才能有一个理想的工作任务持续时间的估计。许多工作还应该进一步细分,把每一个任务时间限定在1~3周,否则你就会发现,这些工作通常在已经完成了90%之后,迟迟不能结束。
④太多细节的项目计划
不幸的是,细节太多也会产生问题。我知道,有些人总是沉湎于制定微观计划。一条基本的原则是,你计划的细节应当在你可控范围之内。对设计与软件项目来说,这意味着时间应以天来计算,比天还精确的事你根本无法控制。如果你的计划照顾到太多的细节,你的所有时间可能都要用在修改进度表上,那完全是在浪费时间。
⑤没有考虑风险的项目计划
墨菲定律说,任何可能变坏的事都会变坏。用概率的语言来说,就是事情变糟的可能性总是比变好的可能性大。
如果你正在做建筑工作,有时可能会因为天气的原因而延期,所以,在你的计划中考虑到因天气而延期是非常普通的风险管理:如果天气很好,一切可以继续进行;如果天气很糟,超出了你的预料,你就不得不努力补救。完全忽视因坏天气延期的可能是鲁莽的。
最后要说明的是:即使我们花时间制定出了一个高质量的项目计划,项目执行过程也不可能完全按照计划进行,但是计划会为你提供做事的优先顺序,这样会事半功倍。认真做过计划的人,当问题真发生时就能做到沉着、镇静,而不是急于采取行动。心急的人往往会不耐烦地采取行动,因为他们总是担心时间紧急,再不采取行动就来不及了。其实,越忙就越容易出差错。如果事先没有考虑好,路子没走对,反而会耽误时间。