相信你一定有这种经历:初次去一个陌生的地方,去的时候总感觉路很远,迟迟到不了目的地;而回来时,却又觉得好像没有那么远。为什么?当存在不确定性因素时,人们往往会感觉痛苦、煎熬,在返程的时候,不确定性因素的减少,降低了人们的痛苦。而不确定性也恰恰是管理的痛苦来源之一。 有没有办法能减少这种不确定性,从而降低项目管理所带来的压力和痛苦呢?在项目管理实践中,一个汽车零部件的开发过程可以划分成下列几个阶段:
项目在被分成多个阶段后,能更清楚地展现其规律性,人们也更容易把控项目的发展,提高项目成功的可能性。通过划分阶段对工作按照时间进行分类,也更容易搞清楚每个时期的主要矛盾是什么。
项目阶段化还有另外一个好处,就是可以减轻痛苦、降低不确定性,从而增强项目经理成功的信心。同样的道理,在去一个陌生的地方之前,先在途中设定几个标志点,到一个地方庆祝一下,人们的痛苦和煎熬感就会明显降低。类似的,在项目管理中,人们通常使用项目里程碑的方式来确认项目的进展。一个项目里程碑示例如下图所示:
(1)确定各阶段需要完成哪些工作。
(2)明确各阶段的可交付成果何时产生,如何验证和确认。
(3)确定各阶段需要哪些人员参加。
(4)确定如何控制风险和验收各个阶段的成果。 这就相当于将一段漫长的马拉松分成了几个短距离长跑,从而使得项目进展能在自己的掌控之内,降低了不确定性带来的压力。
需要特别说明的是,阶段评审有助于进行项目决策。在每个阶段末,通过将项目的绩效与项目的目标进行比较,可以做出业务上的决策,包括:是否继续进入下一个阶段?如果有问题,需要改正后进入下一个阶段吗?如果问题很严重,是否需要终止这个项目?等等。所以,在每个项目阶段加入评审环节非常有必要。
一个汽车零部件项目立项阶段评审表参考可下图: