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年终工作总结怎么写？老办公室主任教你七步成诗写作法

文摘 2024-12-15 10:04 河南

对于职场人来说，写工作总结是一项日常性工作。日报、周报、月报、季度总结、半年总结、年度总结。其中，年度工作总结是一年一度的大菜。

杰叔我3年秘书6年办公室主任的写作经验，总结出了写好工作总结七步成诗流程步骤，这就是整素材、搭框架、填内容、顺逻辑、炼标题、造亮点、做修改，照着做，一篇像模像样的工作总结就会呈现在你和你的领导面前。

第一步，整素材

这一步主要做好写作准备，主要解决“巧妇难为无米之炊”的问题。很多人在写年度工作总结时，总感觉没有东西可写。没有足够的素材，就不能写出一份丰满而充实的工作总结。

在下笔之前，你需要搜集整理下面三个部分的素材：

1.公司、部门资料。

公司、部门关于年度、季度、月份、周工作的安排，会议文件纪要，专项工作安排，日报、周报、月报、季报，半年工作总结，动态信息简报，等等。

2.领导有关资料。

包括领导的会议讲话，工作安排记录，工作检查与指导记录，等等。

3.个人资料。

这是你工作总结最主要的材料库，包括以下内容：

（1）工作成果数据。

主要有数量指标，质量指标，成本指标，等等。

（2）关键行动资料。

取得上述成果采取了哪些具体行动，做了哪些事务，取得了什么样的效果。

（3）优化改善资料。

发现或解决了哪些问题？有哪些新方法、新策略、新方法、新工具？具体是怎么做的？

（4）学习和成长资料。

通过一些关键行动，自己学到了哪些知识，积累了什么样的经验，吸取了什么样的教训，获得了什么样的成长？

第二步，搭框架

这一步是搭好工作总结的“四梁八柱”，运用金字塔原理四大原则，把“骨架”搭起来，解决整体思路与架构问题。

个人工作总结一般的结构分为标题、序言、主体、结尾四部分。

1.标题。

即工作总结的名称，最好采用主副标题的形式，用工作结果做主标题，工作职责性质做副标题。

比如《温暖前台，给力行政——xxx年前台助理岗工作总结》，而不是《xxx年度个人工作总结》。

2.序言。

用一段话概括一年来的工作情况，比如概括主要成绩、关键工作、变化成长等等，一开始就抓住领导的注意力。

3.主体。

这是总结的核心部分。这部分主要包括：

（1）工作成绩总结。

工作成绩＝公司（部门）目标+工作成果（对比完成情况）。

（2）工作经验总结。

工作经验＝关键业务行动（主要做法）＋分析思考＋经验（教训）+个人收获成长。

（3）明年工作计划。

明年工作计划＝公司（部门）目标＋我的目标+我的行动。

这部分的写法，单位有统一格式要求的，就按照要求的格式写，没有要求的，就按照这三部分写。总结的优劣，这是决定性的部分。

4.结尾。

用几句话结束。或提出今后努力方向，或表示自己的态度，满满的正能量即可。

第三步，填内容

这一步是往框架里面填材料，虚实结合，软硬兼备，让工作总结有血有肉，丰满起来，解决憋不出来一个字，没啥写的问题。

有不少学员问我：老师，按照您提供的框架，我还是不知道怎么写，写什么，在每个段落里到底应该怎样安排内容呢？说白了，每段话我到底应该写点什么呢？我没有话说啊！

看到这样的提问，我很理解。

该怎么把那么一大部分、一大段话给填满呢？明明知道这一段该写什么，但就是找不到合适的话来填充，一句也憋不出来，怎么办？

给你一个填内容的基本套路，就是：2W2H，what是什么，why为什么，how怎么办，harvest收获，又叫提出问题、分析问题、解决问题、收获成长“三个问题一个收获”写作法，让你有话可说，有东西可写。

1.是什么。

体现为成果、情况、现状、问题、做法、收获，主要写工作的性质状态。

2.为什么。

体现为意义、原则、价值观、重要性、原因、背景、形势、总体要求等，主要写工作的成因和目的。

3.怎么办。

体现为措施、办法、行动、方法、途径、创新、思考、工具等，主要写工作的具体做法。

4.收获成长。

体现为回顾一年来的工作过程，特别是通过对关键事件、问题的解决，自己学到的知识、积累的经验、吸取的教训、获得的成长是什么。

写一段话举例：

第一句话是什么：

解决了一个久拖不决的xxx客户投诉问题。

第二句（或第N话）为什么：

为践行公司“客户至上”服务理念，响应公司“服务质量上台阶”活动……（优质服务的意义、作用，可以多说也可以少说）。

第三句话（或第N话）怎么办：

我打了十五次电话，不怕吃闭门羹……（细节描述、心理活动），终于在第十六次的时候，客户答应见面……（曲折艰难的过程，可以多说也可以少说）

第四句话（或第N话）收获：

通过这件事，我体会到……找到了处理疑难客户的……方法（分析自己的感受、收获、经验、捷径、流程，可以多说也可以少说）。

你看，这四句话就是一个段落，如果你才思奔涌，写一张A4纸都没有问题。

不会写的人，憋了半天也就是一句话：“经过艰苦努力，终于解决了xxx客户投诉问题。”这样的总结，领导能知道你的辛苦，看到你的能力吗？

如果你用2W2H的方法一段一段写内容，一篇工作总结的大样初稿就出来了。

第四步，顺逻辑

这一步主要是理顺内容之间的逻辑关系，做到层次清楚，重点突出，解决颠三倒四，逻辑混乱，不知所云的问题。

首先来做一个记忆力测试练习。

曾经有一档叫《最强大脑》的节目非常火爆，里面大部分选手的记忆力让人简直不敢相信，人们不禁要问：他们是怎么做到的呢？

下面，也来挑战一下你的记忆力。请你看一下这9个符号，给你5秒钟的时间，看你能记住几个。

好！现在请你在纸上画出来你记下来的符号，你记住了几个呢？

根据我的课堂测试，很多人都是记住了四五个，多的也就六七个，很少有人能记住所有符号的。

下面，我给你调整一下结构顺序，还是这9个符号，我敢说，你看了逻辑优化的符号后，一眼就能把它们全部记下来，而且能记住一辈子。

看到了吧，是不是像我说的那样，一眼识别，永生难忘？

同样的9个符号，图一的9个符号记起来很困难，而图二的9个符号记起来很容易，想忘记反而很难，为什么？

由这个练习，我们得出一个结论：

同样的内容，运用不同的排列顺序、逻辑结构，传递给对方的时候，对于对方记忆的黏性是完全不同的，图一的呈现方式是无结构的，杂乱无章的，图二的呈现方式是有序的、结构化的。

没有逻辑结构的工作总结就像图一一样，领导看到的一堆杂乱的信息，你的功劳与成绩被埋没在了混乱的信息中，领导看不清、看不到；

而逻辑结构清晰的工作总结就像图二，领导一看就能抓住重点，知道你取得了哪些成绩。

这就告诉我们，在写作工作总结的过程中，一定要对内容素材进行结构化梳理，做到有条有理，逻辑清晰，重点突出。

就一篇工作总结来说，大的逻辑是以上统下的金字塔逻辑结构，比如总分总结构、归纳结构，就每一个部分、每一个段落来说，有时间逻辑、空间逻辑、重要性逻辑、流程要素逻辑等。

第五步，炼标题

这一步主要是概括提炼大小标题，把你的成绩、能力凸显出来，解决工作总结重点不突出的问题。

好文章是从标题开始的，没有一个好的标题，内容再好也会被人忽略，无人关注。就如一个美女，不会打扮自己，再美的容颜也会被邋遢的妆容给掩盖。

标题之于工作总结，就如容颜之于美女，也如门牌之于商铺，其作用不言而喻。

根据我当领导的经验，我看下属的工作总结，一般先看总结中的几个标题，从标题来判断是不是用心了，是不是值得仔细看，正所谓“题好一半文”。

也就是，大小标题写好了，你的工作总结基本上就成功了一大半了。所以，提炼好工作总结的大小标题，是重中之重。

我的一位学员是一家公司的培训主管，这是他工作总结的大标题：

修改前：《xxx年度培训工作总结》

修改后：《打造赋能增效的培训项目——xxx年度培训工作总结》

一级标题，也就是两个部分的标题：

第一部分：“本年度工作业绩与主要做法”，修改为“打好赋能增效培训三大战役”。

第二部分：“下一年培训工作计划安排”，修改为“明年赋能增效培训四大行动”。

原来的大小标题和修改后的大小标题有什么不一样？是不是更鲜明、更具体、更有说服力？领导看后是不是印象更深刻？

好标题是提炼出来的。

第六步，造亮点

这一步主要打造亮点，适当装修、化妆一下，画龙点睛，解决工作总结太平淡，没有精气神儿的问题。

所谓亮点，就是在工作中很光彩或引人注目的地方。

过去形容美女有一句话，叫一白遮三丑，意思是一个姑娘只要皮肤白，即使长得一般，看上去也会漂亮不少。

抖音里面美女卸妆的视频点击量都很高，姑娘初看美得不得了，惊为天人，滤镜一关，脸上粉底一擦，马上打回原形，让人目不忍视。

工作总结里的亮点也是一样，内容写得一般，但有那么几个发光点，就像给工作总结上了粉底、开了滤镜，容易让人觉得写得棒，“一亮遮三丑”。

亮点是刻意制造出来的，就像化妆，就像装修房子，整了之后就有了卖相。

制造亮点的方法很多，比如提炼标题、数据加工、使用新词、设置金句、引用经典、细节烘托、修辞手法等等，这些恰到好处的亮点能瞬间点亮你的工作总结，起到突出主题、强化记忆、有效说服的功效，大大提高工作总结的质量。

第七步，做修改

这一步是最后一步，就像盖房子一样，主体工程、装修都搞完了，打扫一下卫生就可以交付了。

主要是最后检查一遍，在格式、字词句、标点符号等方面不要有低级错误。

工作总结的格式面貌是一个人的脸面，领导从这一点来判断你的精神状态、工作态度甚至能力水平。

向领导报送工作总结，如果不注意格式，随心所欲，那么你的文字水平必然难以让领导信服，甚至工作作风也难以被领导认可。

真的是这样吗？

我在当秘书和办公室主任，以及后来当领导期间，下属各单位和个人报上来的材料看多了，就发现一个规律，一般来说，一眼看上去格式规整，排列有序，往往文字内容也是有水平的；而那些交上来格式乱七八糟，字号随心所欲，或者错别字满篇，文字内容确实都很差劲。

更为关键的发现是，那些上报材料规范有序、严谨认真的单位，都是管理水平、经济效益比较好、经常受到领导表扬的单位；而那些上报材料丢三落四、马虎潦草的单位，大都是管理水平差、经济效益低、经常受到领导批评的单位。

向领导报送工作总结，其实，和学生写作文一个道理。

工作总结写好后，一定好搞好“卫生”，对工作总结的格式、排版、大小标题、段落安排等进行检查润色，同时，看看有没有字词错误、语法修辞错误、标点符号及数字用法错误、计量单位使用错误、政治思想性错误等。让你的工作总结最起码成为没有瑕疵的“合格品”。

怎么样？看完了这七步成诗，是不是觉得写好工作总结更有把握了？

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