说明：质量人的工作，总离不开说话、发文。话说不清楚，别人就不知道我们的意图；文件写得模糊不清，别人就不知道如何执行。因此，我们应当努力提高自己的表达能力，不仅要能说会写，还要表达准确、清晰、明确，便于员工接受和理解。
表达能力又叫做表现能力或显示能力，是指一个人善于把自己的思想、情感、想法和意图之类，用语言、文字、图形、表情和动作等清晰明确地表达出来，让他人能够理解、体会和掌握。一个人肚皮里再有“货”，“茶壶煮汤圆”，倒不出来，也是无用的。质量人的工作，总离不开说话、发文。话说不清楚，别人就不知道我们的意图；文件写得模糊不清，别人就不知道如何执行。因此，我们应当努力提高自己的表达能力，不仅要能说会写，还要表达准确、清晰、明确，便于员工接受和理解。
一是口头表达能力，也就是所谓的口才。是人都会说话，有的人说起话来头头是道，有的人却“讷于言”，说了半天别人还不知其所云。口头表达能力与人的文化水平，与人的知识量肯定相关，但并不是有知识就能说得个清楚的。有的人善于写作，却不善于说话。相反，有的人写的文章令人难以卒读，说起话来却相当吸引人。在质量管理工作中，不管是召开会议还是调查问题，都要说话，有一个较强的口头表达能力是很重要的。
要会说话，首先要肚里有真正“货”。也就是说，对自己要说的问题要有真知灼见。肚皮里没“货”，即使说得头头是道，往往也是离题万里，别人虽然听明白了，却并不待见。这样多说几次，别人可能就在心里瞧不上你了，你再说别人就懒得再听。
其次要说得有条理。先说什么，后说什么，说之前最好想一想，最好排列个一二三四，说的时候也无妨加上诸如“首先”、“其次”、“再次”、“最后”或“一是”、“二是”、“三是”、“四是”之类。这样层次分明，条理就清楚了。如果能够提前写个提纲什么的，那就更能说得有条理了。
再次可以配以必要的表情、动作和手势，例如该笑时就笑一笑，气愤时就提高一点声音，说到激动时就做做动作，或者模仿一下情景，要说一二三四就扳扳手指什么的。这样能够调动交流对象的情绪，让他们集中注意力听你说话，能够更好地理解你的意思。说话时切忌有气无力、拖死懒样，一直用一种音调，像唱催眠曲，那样听的人就会感到疲倦，就会分散注意力，你说话也就没有效果。
最后要尽可能互动。说话是人与人之间进行意见交流的过程。所谓交流，就是彼此间把自己的意见提供给对方,相互沟通。你一个人在那儿“一言堂”，别人是否同意你的意见，甚至是否在听你说话，你都不知道，岂不是“对牛弹琴——浪费时间”？（毛泽东说过：“‘对牛弹琴’这句话，含有讽刺对象的意思。如果我们除去这个意思，放进尊重对象的意思里去，那就只剩下讥笑弹琴者这个意思了。”）互动并不是一定要交流对象说话，与交流对象交换眼神，向交流对象提问，让交流对象补充等等，都是互动。这就要求我们在说话的过程中，尽可能注意观察交流对象，适时采用适当的方式与交流对象互动。要做到这一点，关键在自己对交流对象的认识，如果把交流对象（例如一般员工）看得低人一等，说话时眼睛一直盯着天花板，当然就不可能互动了。人与人都是平等的，即使我们要批评一个人，也要和他互动，允许他申辩，而不是一味只知道训话。
口头表达能力如何，还体现为演讲能力。质量人经常要讲演，要讲课，因而要学习和掌握相应的演讲技能和技巧。例如要准备充分，写出讲稿，但又不能照本宣科；要以情感人，充满信心和激情；要以理服人，条理清楚，观点鲜明，内容充实，论据充分；要注意概括，力求用言简意赅的语言传达最大的信息量；要协调自然，恰到好处地以手势、动作、目光、表情帮助说话；要表达准确，吐字清楚，音量适中，声调有高有低，节奏分明，有轻重缓急，能抑扬顿挫；要恰当地运用设问、比喻、排比等修辞方法及谚语、歇后语、典故等，使语言幽默、生动、有趣；要尊重他人，了解听者的需要，尊重听者的人格，设身处地为听者着想，以礼待人，不带教训人的口吻，注意听众的反应，及时调整讲话。
出色的口头表达能力是由多种内在素质综合决定的，它需要冷静的头脑、敏捷的思维、超人的智慧、渊博的知识及一定的文化修养。为此，需要努力学习和积累有关理论、知识和经验，如学习演讲学、逻辑学、论辩学、哲学、社会学、心理学等。要提高自己的口头表达能力，最重要的是要锻炼自己，平时多说话，多吹龙门阵，还要尽可能多参加诸如演讲会、讨论会、文艺晚会、街头宣传、信息咨询等增强口头表达能力的活动。只要多讲多练，大胆实践，善于总结，及时改进，我们的口才肯定能够得到提升。
二是文字表达能力，也就是写作能力。ISO 9000的一个基本要求就是，企业应当形成文件化的质量管理体系。ISO 9001指出：“文件能够沟通意图、统一行动”，“它应当是一项增值的活动”。事实上，质量人几乎天天要和质量文件打交道，经常都要起草文件，包括日常工作中的记录、通报、简报等等，这就免不了要写作。用文字表达意见，在很多情况下往往可以表达得更清楚、更准确，而且还可以减少会议，提高工作效率。随着互联网的普及，质量管理更多地借助互联网，文字表达的重要性也就更加重要。作为质量人，应当努力提高自己的文字表达能力。
其实，文字表达能力不是简简单单的写作问题。对质量管理工作来说，文章写得好不好，首先不在于文字的华丽，不在于文章是否有文学性，而在于文章有没有实在的内容，有没有真知灼见，有没有逻辑性，是否准确清晰地表达了意思。需要我们写的，除了论文之类外，大多属于公文类，往往有固定的格式，有相同的或相似的模板或样板，按着模板或样板的格式，填入不同的内容往往就可以了。例如通报一起质量事故：某年某月某日某单位某某人因某某原因，造成某某产品某某质量问题，损失多少，决定给予什么处罚。不要认为这是什么八股调，公文写作就应当按照规定的格式写，不需要你去“创新”，去“文学化”，不需要你用比喻之类修辞手段去“美化”文章，更不能随意夸张。
鉴于我们面对的往往是产品质量问题，在用文字表达时，还可以尽量采用图表之类来补充需要表达的意思。图表往往一目了然，既节约文字，又准确清晰。即使我们在口头表达时，如果条件许可，也可以辅以图表。现在手机照相普及，“有图有真相”，附上相关的图片，可以更好地表达。全面质量管理的新老七种工具，以及措施计划表、统计表之类，都可以用在相关的文章中，以增强文字的表达能力。
质量人不是作家，并不需要很强的文字表达能力，不需要把文章写得那么花哨，只要能够把文章（其实很多时候并不是文章而仅仅只是一两段文字）写得通顺，表意准确清楚就行了。即使这样，也需要一定的功夫，也需要通过多读、多看、多写、多思考、多练笔来提升自己的写作能力。当然，掌握一些常见的公文格式和写作方法也是必要的。
