(上述图片来源于Pixabay.com，感谢图片作者 Kollsd ）
前言
我们来探讨一下第一道防线（业务及职能部门）的以下合规管理场景——合规事件应对及以案促管。上期，我们探讨了如何理解合规风险事件，以及一道防线的事件管理职责，合规55 | 国企合规指南：一道防线，从合规风险事件应对到以案促管（上）。
本期为中期，我们将一起探讨一道防线如何开展事件应对。
3.1 合规管理中的事件管理要求
3.2 风险管理中的事件管理要求
3.3 法律纠纷管理中的事件管理要求
3.4 合规风险事件报告的撰写要点
——确保合规管理体系能够实现预期结果；
——预防或减少不利影响；
——实现持续改进。
——其合规目标(见6.2)
——经识别的合规义务(见4.5)
——合规风险评估结果(见4.6)。
a) 应对这些风险和机会的措施；
b) 如何：
1)将措施纳入合规管理体系过程并实施，
2)评价这些措施的有效性。
（2）外包服务的质量：如服务外包未关注服务质量，亦不开展用工实际管理，包括培训考核等，可能外包服务会被司法实践穿透认定为直接用工；
（3）自身商业秘密保护：如服务外包接触大量企业内部商业秘密（尤其出现在不少数据服务中），存在秘密泄露等风险；
（4）外包依赖性风险：如企业过分依赖外部资源，导致企业在业务运营等方面失去主动权。一旦外包服务商出现问题，如服务质量下降、交付延迟等，将直接影响企业的正常运营。
（5）有无针对外包风险的预防和控制措施：如合同约束、履约保证金、商业秘密保护，以及外包服务商的持续监督和管理等。
国有企业在发现或得知发生法律纠纷案件后，应立即启动内部应急响应机制。法律纠纷所涉及的承办部门，需指派专人负责案件管理，确保案件得到及时关注和有效管理。上期具体提出业务及职能部门（第一道防线）在履职过程中可能存在的缺位及认知误区，在此不再赘述。
（2）全面调查了解案情
业务及职能部门（第一道防线）应与法务部门或外部律师紧密合作，共同开展法律分析工作，以明确案件的法律性质、法律责任和法律风险。这一合作过程有助于确定应对案件的有效策略，确保企业能够采取恰当的措施来维护自身权益。更为重要的是，业务及职能部门应根据分析讨论的要求，积极负责证据收集工作，并确保所收集的证据充分、合法、有效，足以支持企业在庭审中的主张。
在实践中，一个常见的难点是业务履行过程中涉及的材料种类繁多且复杂，如合同、函件、备忘录、会议纪要、电子邮件、微信记录等。业务及职能部门往往缺乏证据固定意识，也缺乏组织证据体系的意识。为了解决这一证据收集的难点，通常的做法是由法务部门或外部律师提出初步的证据要点清单，并在收集过程中加强与业务及职能部门的沟通，逐步完善证据收集工作，确保能够形成有力、有序的证据体系来支持企业的法律立场。
（4）规范参加庭审活动
除了庭审前的充分准备，包括熟悉案情、整理证据等关键环节，业务及职能部门（第一道防线）在参加庭审活动时，还需特别注重围绕证据进行陈述和辩论。他们应确保所提供的证据都真实、合法且有效，能够强有力地支持企业的诉讼主张。在庭审过程中，他们必须保持对法庭的尊重，严格遵守法庭秩序，避免发表任何不当言论，更不得做出有损法庭尊严的行为。
若业务及职能部门主要配合法务部门或外部律师进行庭审活动，他们应在庭审前与法务部门或外部律师进行充分的信息交流与沟通，分享相关案情信息以及证据材料。这样做可以确保法务部门或外部律师能够全面掌握案情，有效实施应诉策略，从而为企业争取最佳的法律结果。
（5）加强舆情监测处置
业务及职能部门（第一道防线）在处理法律纠纷案件时，有必要制定并执行舆情应对方案，以确保案件处理过程中的舆情稳定，从而维护企业的良好形象。这要求他们对与案件相关的舆情进行密切监测，及时发现并评估可能对企业形象产生负面影响的舆情动态。
如果国有企业内部设置有专门的舆情管理部门，业务及职能部门则应与这一部门保持紧密的沟通与协作。他们需要将与案件相关的舆情信息及时共享给舆情管理部门，以便后者能够更全面地了解舆情态势，并提供专业的舆情分析和应对建议。通过这样的合作机制，业务及职能部门和舆情管理部门可以共同制定更加有效的舆情应对策略，确保企业在法律纠纷案件中的形象得到最大程度的保护。
Why（为何）：分析事件发生的原因，包括内部因素（如制度缺陷、操作失误等）和外部因素（如法律法规变化、市场环境变动等）；
Who（何人）：确定事件涉及的人员，包括直接责任人、相关业务部门和职能部门的人员等；
When（何时）：记录事件发生的时间，包括开始时间、结束时间以及报告撰写的时间等；
Where（何地）：说明事件发生的地点或涉及的业务领域、部门等；
How（如何）：描述事件的具体经过，包括事件的发展过程、采取的措施以及结果等；
How much（多少）：评估事件的影响程度，包括经济损失、声誉影响、法律后果等，以便对事件的严重性进行量化分析。
END
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作者：朱 幸 重庆静昇律师事务所 合伙人律师（智识君）
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