国庆节期间写篇文章,结果牵连出两个新的题目,这些天不停地在补国庆期间给自己挖的大坑。其中的一篇,竟然搜集到了50多个例子。如何排列组合这些例子,并在正文中提及(引用),就成了个大问题。
以最精简的形式论,每个例子自身要有个编号,如“例1”,直到“例n”;在正文中,至少要提及(引用)它一次。如此乘以2,就会有上百个地方。写作过程中,不可避免要按重要性、类别等进行调整,有时候甚至会反复调整,若是不规划好,就会乱作一团。
有个人可能选择一开始都标注为“例x”,等全文定稿后再重新填入序号。
这固然是个办法,但也是个笨办法。
我选择采用下面的办法解决这一问题。
首先,用表格的形式展示例子。因为我是在写翻译的文章,列举的是翻译实例,故而很适合用表格来展示。尤其是,原始的数据我本来就是放在Excel表格中的,往Word里贴之前,我先要把Excel表格进行转置,把 原文 | 译文1 | 译文2 这样的例子,转置为上下排列的表格:
把这样的:
转成这样的:
再把这种表格复制粘贴到Word中。
插入了表格之后,右键单击表格左上角的选择表格的按钮(十字四向箭头状),在弹出菜单中选择题注,给这个表格添加题注。
在插入题注对话框这里,先左键单击 新建标签,输入例子的例,后面的编号Word会自动给出,此时单击确定就好了。
对了,记住要指定题注的位置是所选项目上方,也就是放在表格的上方。
到了正文中,需要引用这个例子的时候,把光标放在引用的位置,选择 Word 插入 功能区里的 交叉引用 (在引用功能区也能找到这个按钮)。
在弹出的对话框中,先从 引用类型 中找到我们新建立的标签 例,再在下方 引用哪一个题注 (给Word汉化中的这个翻译点个赞,用大白话说得很明白,无需解释)中,找到所需的例子单击,之后点击 插入 即可。
实际插入的是一个代码:
正是这样的代码,可以确保它指向的就是我们要引用的那个例子。写作中,只要坚持按照上面的两个步骤,插入的题注可以自动编号,正文中引用的带编号的例子,不管其在文档中的位置怎么调整,最后打印文档的时候,都会由Word负责自动更新。
看,
谁说“题注”,就只能是“图x”或“表x”这样的题注呢?
谁说“交叉引用”,就只能是一般意义上的“交叉引用”呢?
对了,让GPT给大家介绍一下正统的交叉引用怎么用吧:
在Microsoft Word中,交叉引用是一种功能,允许你在文档中引用其他部分的内容,如标题、图表、脚注、书签等。使用交叉引用可以帮助你创建动态链接,这些链接会在引用的内容发生变化时自动更新。
交叉引用的用途:
提高文档的可读性:
通过交叉引用,读者可以快速跳转到相关内容。
保持一致性:
如果引用的内容发生变化,交叉引用会自动更新,确保文档的一致性。
简化文档管理:
减少手动更新的工作量,尤其是在长文档中。
如何使用交叉引用:
插入交叉引用:
打开Word文档,放置光标在你想插入交叉引用的位置。
转到“引用”选项卡。
点击“交叉引用”按钮。
在弹出的对话框中,选择你要引用的内容类型(如标题、图表等)。
选择具体的项目,然后选择要插入的引用格式(如仅插入页码、插入标题文本等)。
点击“插入”按钮。
更新交叉引用:
如果引用的内容发生变化,Word通常会自动更新交叉引用。
你也可以手动更新:
按下
Ctrl + A
选择整个文档,然后按F9
键更新所有交叉引用。使用Word的打印预览,也会自动更新交叉引用(这一条是我给GPT补充的)。
删除交叉引用:
选择交叉引用文本,然后按
Delete
键删除。
通过这些步骤,你可以在Word文档中有效地使用交叉引用功能,提高文档的专业性和可读性。