管理全景图:熵增,企业如何避免走向无序?

职场   2024-10-12 08:32   四川  

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此篇文章介绍了组织能力建设应该关注的点,建议收藏

扩展阅读:

  1. 信息通道:企业信息失真的原因与解法
  2. 上升通道失灵:公司死气沉沉、员工毫无生机
  3. 价值观失灵:你为什么不相信企业文化?

公司存在的逻辑就是聚集一批人去完成一个产品(项目),去解决一个社会问题

管理的存在的意义是让这件事以效率最高的方式的发生

书面语言的描述是:

  1. 公司存在的本质是通过集聚资源创造价值,解决社会和市场需求;
  2. 而管理的原始意义在于高效配置资源和协调行动,实现公司目标。

所以,在管理的角度来说:一个正确的人去完成一个任务,逻辑上效率是最高的。

而由于任务变复杂了,必须更多的人参与,人多效率就变低。

比如,我们认为:100个三体人,思想统一,信息没有耗损,那么其效率一定远高于100个普通人。

这种情况与熵增定律是非常相似的。

熵增

熵增(热力学第二定律),它描述了自然过程的不可逆性:

  1. 在一个孤立系统内,自发过程总是朝向熵增加的方向进行。即一个孤立系统的总熵不能减少,只能增加或保持不变。
  2. 换句话说,自然界的自发过程总是从有序状态向无序状态发展,熵的增加反映了系统的无序度和不确定性在增大。

但有种情况可以减缓熵增:开放系统,可以与外部进行能量或物质交换。

在这种情况下,虽然系统内部的熵可能增加,但是通过引入外部能量,系统的有序度可能被维持或提高,即外部能量输入可以抵消或者部分抵消内部熵增加的趋势。

这里的核心有二:

  1. 第一是系统开放;
  2. 第二是有外力输入;

可以认为公司就是系统,任他自由生长,一定会走向无序;

管理动作就是外力输入,他是保证公司有序的源动力,是熵减的行为。

但如熵增所言,无论管理的力量如何强大,在公司这个系统里面,很多问题只能压制,不能根除。

甚至很多问题本身就是互为矛盾,解决一个势必引起另一个,所以管理的艺术是缓解、是平衡,其尺度拿捏是精髓

问题梳理

综上,在公司系统中,大概率会发生,并且没办法根除的问题,我粗略的整理了一下,有这些:

一、沟通与信息管理问题

二、文化与人际关系问题

三、流程与决策管理问题

四、资源与绩效管理问题

五、外部环境与市场挑战

问题根源探究

系统中有很多问题,但导致这些问题的根源依旧与目标复杂度与团队规模直接相关:

  1. 业务复杂导致战略模糊,天然难以理解;
  2. 人多导致思想不统一。包括利益不统一、认知不统一等导致混乱加剧;
  3. 多人传递过程导致的信息失真,进一步加剧战略理解问题,最终错误执行,资源浪费;

另一方面,公司体系下有三个角色:公司、员工、与介于公司与员工之间的管理层:

  1. 公司追求ROI最高的方式完成目标;
  2. 员工追求个人ROI最高,不加约束甚至会阻碍公司目标;
  3. 管理层介于两者之间,属于公司的代理人,既要保证公司的利益又要保证员工的利益,所以管理的意义在于平衡中达成各方利益最大化。

他们会一起去玩两个游戏:

  1. 第一个是所有的员工需要合作去完成公司统一的大目标;
  2. 第二是公司一定会有排序,所以每个员工都会竞争成为最好的那名员工;

所以员工之间是竞争与合作关系,从经济学原理来说,他们都会去争取更大的公司份额(资源),所以公司会有很多小团体。

但并不是说小团队一定是坏的,因为有时候小团队有共同的大目标以及小目标,其效率其实是更高的,所以从公司角度来说应该善用这种派系斗争。

如何管理好公司的人际关系也是管理层的工作重点。

综上,抛开战略复杂度问题,聚焦在因公司规模而导致的人员问题,我们发现根源问题有二:

  1. 人员合作竞争过程导致的问题,如派系斗争、资源争夺、员工冲突等;
  2. 人员规模上来导致的信息传递问题,如沟通误解、信息失真、信息过载等;

公司从整体层面就要切实的考虑多方诉求,既要“无情”的“剥削”员工,又要“无私”的“成就”员工,让员工在个人目标与公司目标之间,尽量的达成一致性。

所以,公司要有全局层面顶层的设计,去引导这一切,就个人经验,公司一定要做三块建设。

顶层设计

其实公司全局层面的设计,与每个员工的职业生涯息息相关,这里我画了点时间换了一幅管理全景图,后面可以慢慢优化:

信息通道建设

信息通道是确保企业内外信息高效、准确流动的路径和机制。

其核心是解决信息失真、阻塞和过载问题,提高决策准确性和执行力。

信息通道连接战略与执行,促进团队协作和风险管理,实现企业目标。

它是企业运转的必要基础,直接影响整体绩效和竞争力。

建立高效的信息通道是企业战略落地、资源最优配置和持续发展的关键保障。

上升通道建设;

上升通道是公司为员工设立的一条清晰、明确的职业晋升路线图。

他的定义在于通过合理配置和充分利用公司的显性和隐性资源(如关键岗位、薪资、奖金、培训机会等),为员工提供成长与发展的路径。

上升通道的意义在于激发员工积极性、凝聚力,确保团队的健康发展和公司的持续竞争力。

本质上,他是公司识别、培养和保留优秀人才的重要战略工具。

通过明确的晋升机制和公平的资源分配,实现员工与公司的双向利益最大化,从而解决员工士气低落、管理难度增加、高员工流失率等问题,同时推动公司的长久生存和繁荣。

文化建设;

企业文化建设是指通过树立共同的价值观和行为规范,引导员工思想和行为,形成独特的组织氛围。

其核心在于减少内耗、提升效率、增强凝聚力,进而提高企业竞争力。

文化建设和信息通道及人才上升通道紧密相关。

通过文化建设,企业可以保障信息的透明流转,减少沟通障碍,提高决策效率。

同时,企业文化在梯队建设中起到关键作用,确保人才上升通道的公平公正,激励员工持续进步。

总体而言,企业文化建设是企业实现持续发展和竞争优势的战略性核心要素。

相辅相成

信息通道建设是基础,它确保公司战略和文化能够准确传达,同时保障上升通道的透明与公正。

没有信息通道的支持,文化建设和上升通道都会变得模糊和无效。

上升通道建设则是员工的核心激励机制,它依赖于信息通道的透明性,并体现了文化建设中的核心价值观。

如果上升通道不清晰,员工就无法明确努力的方向,也会导致文化认同感下降。

文化建设是组织的灵魂,它通过信息通道传播和巩固,并在上升通道中找到具体的表现形式。

文化可以塑造员工的思维方式,引导他们以公司认同的方式去工作,从而实现员工与公司目标的一致性。

三者共同作用,信息通道是基石,上升通道是驱动,文化建设是引领,共同确保公司在复杂的环境中,既能高效运转,又能保持团队凝聚力与员工的长远发展。

三大建设与问题的关系

这里反向论证下三大建设与之前问题的映射关系。

针对公司体系中出现的这些问题,可以将信息通道建设、上升通道建设、和文化建设三者作为应对不同问题类别的核心管理工具。

每个建设都分别解决特定的痛点,并通过相互作用形成合力,下面具体探讨三者与各类问题的关系:

1. 信息通道建设:应对沟通与信息管理问题

信息通道建设的主要任务是确保沟通流畅、信息准确无误地传递、和知识有效管理,以减少信息在公司内外的丢失、误解、失真及过载问题:

  1. 沟通障碍与误解:通过建立透明的沟通渠道,减少信息传递中的误解,确保员工之间的想法能够清楚传递,减少模糊性。
  2. 信息失真:通过优化信息传递路径和加强反馈机制,防止信息在多层传递中被扭曲,确保战略与执行目标一致。
  3. 知识孤岛现象:搭建知识共享平台,通过信息系统和透明的信息流动,破除知识孤岛现象,促进各部门的信息交互。
  4. 信息过载:通过优化信息流向、过滤系统,减少不必要的信息推送,帮助员工专注于核心任务,防止信息过量影响效率。
  5. 隐性知识难以传承:加强内部知识传递的结构化系统,确保高层经验和专业知识通过明确的培训机制和信息平台传承下去。
  6. 跨部门协作摩擦:通过畅通的信息通道,减少不同部门之间的信息壁垒和沟通不畅,提升协作效率。
  7. 内部反馈机制不完善:建立清晰的信息反馈系统,使得员工的建议和反馈能够及时得到回应,改进管理决策。

2. 上升通道建设:应对文化与人际关系问题

上升通道建设通过为员工提供明确的职业发展路径,解决内部竞争、派系斗争、以及员工动机和凝聚力问题。它确保员工知道他们的努力会得到回报,从而减少负面的内部博弈,增强团队凝聚力:

  1. 派系斗争失控:通过透明的上升机制和公平竞争,降低内部派系斗争的影响,确保员工以能力和贡献作为晋升依据,而不是依靠派系和人际关系。
  2. 利益冲突:通过公开、公正的晋升和绩效评估体系,减少不同利益群体之间的冲突,确保每个员工都有机会在公平的环境中实现职业发展。
  3. 个体动机差异:通过设立多元化的激励机制,使不同类型的员工能够看到适合自己的职业路径,激发各类人才的内在动力。
  4. 员工工作倦怠:提供清晰的晋升路径和挑战性任务,使员工感到工作有意义,从而减少倦怠情绪,提升工作积极性。
  5. 团队凝聚力下降:通过上升通道的公平性和透明度,让员工看见在团队中的成长机会,激励他们为团队共同努力,增强凝聚力。
  6. 组织目标与个人目标的冲突:上升通道清晰地为员工描绘了个人成长与组织目标之间的联系,减少个人与公司目标的不一致性,增强一致性。
  7. 文化异化:上升通道的公平性与透明度在很大程度上确保了公司价值观的贯彻,阻止文化异化,帮助员工在文化中找到认同感。

3. 文化建设:应对流程与决策管理问题

文化建设通过塑造共享的价值观和行为规范,增强团队的执行力和责任感,减少流程僵化、决策失责等问题。文化建设强调公司内部的认同感和凝聚力,帮助团队在面对复杂决策时保持一致性和效率:

  1. 决策迟滞:通过塑造透明、快速决策的文化,减少高层与执行层之间的拖延现象,促进敏捷高效的决策流程。
  2. 流程僵化:通过文化提倡灵活应变、创新精神,减轻因固守规则而产生的流程僵化,增强企业的应变能力。
  3. 任务优先级模糊:通过文化建设让全体员工理解公司战略和优先级,确保任务在执行中方向明确,减少资源错配。
  4. 变革抵抗:通过文化引导,建立接受变化和创新的氛围,减少变革中的阻力和管理难度,提升变革速度。
  5. 多重目标冲突:通过文化建设确保公司上下在面对复杂项目时有统一的目标和方向,减少目标冲突引发的摩擦。

4. 资源与绩效管理:上升通道与文化建设并行应对

在资源与绩效管理方面,上升通道建设和文化建设并行作用。上升通道提供了公平的资源分配和发展机会,而文化则通过增强员工认同感和合作精神来提升整体绩效:

  1. 资源分配的不公平感:通过上升通道和透明的资源分配机制,确保资源按能力、贡献分配,减少员工对资源分配的不满。
  2. 绩效评估标准模糊:通过清晰的上升路径,设立透明的绩效评估标准,确保员工清楚理解自己的目标和表现衡量标准。
  3. 人才流失与招聘挑战:上升通道可以增强公司对人才的吸引力,提供长远的职业发展规划,从而降低人才流失率。
  4. 激励机制失效:通过建立激励和上升通道的直接挂钩机制,确保努力与回报对等,从而恢复激励机制的有效性。

5. 外部环境与市场挑战:信息通道与文化协同应对

外部挑战如市场不确定性、技术更新等主要通过信息通道建设和文化建设来应对。信息通道确保公司上下迅速对外部变化做出反应,文化则为员工提供应对不确定性的心理支撑。相关问题及解决方法:

  1. 外部市场不确定性:通过信息通道的敏捷性确保公司在面对外部环境变化时,能够快速获取有效信息并做出调整。
  2. 创新与稳定的冲突:文化建设可以帮助公司在应对创新需求时保持适度的稳定性,鼓励员工在变化中寻找机会。
  3. 技术更新与替代:通过信息通道及时传递技术趋势和外部环境变化的信息,帮助公司快速适应技术更新和变革需求。

管理全景图

三大建设核心解决的是因公司规模而导致的人员问题,这里还未涉及目标难度问题,如果补足的话,公司的全局建设应该包含以下六大建设:

  1. 战略与目标设定:明确公司发展方向。
  2. 数字化/信息化/AI 化建设:提升数字化和系统集成能力,核心辅助项,全局效率提升,报告机制、流程、SOP的线上化。
  3. 信息通道建设:优化沟通与信息传递效率。
  4. 上升通道建设:确保员工成长与晋升路径。
  5. 文化建设:提升团队凝聚力与企业认同感。
  6. 全局效率观察组:全局效率层面观察,公司机制、流程、SOP提出机构。

以下是各种细项说明。

1. 战略与目标设定

功能及目标:明确公司发展方向,确保战略与目标之间的协同一致,通过明确目标、分解任务和跟踪执行进度,帮助公司实现长期发展规划:

  1. 战略生成与规划:使命愿景、业务战略、组织策略。
  2. 目标分解与执行:通过OKR、KPI等工具,将宏观目标细化为业务单元和个人目标。
  3. 战略分解与调整:定期回顾和调整战略分解,确保公司能够根据市场变化灵活调整方向。
  4. 运营与财务会议:定期评估和讨论战略执行情况,确保各部门任务与战略一致。
  5. 绩效管理:个人绩效计划、战略绩效管理、个人绩效评估、绩效反馈和改进计划。
  6. 商业计划与经济分析会:对公司的商业计划进行定期分析,评估经济前景和市场变化。
  7. 核心业务流程设计与优化:通过优化设计和调整战略执行过程中的业务流程,提高效率。

2. 数字化/信息化/AI化建设

功能及目标:通过技术手段提升信息处理和决策效率,确保企业资源的高效配置,优化运营流程,提升整体竞争力:

  1. ERP与OA系统集成:整合企业资源,优化管理流程。
  2. 信息与数据管理系统:确保业务和组织信息能够高效传递并辅助决策,如ERP、财务会计系统、OA系统、内部审计系统。
  3. 自动化与智能化管理工具:通过AI与自动化提升运营效率,减少人工错误。
  4. 数据分析与预测:利用大数据技术和工具,提升战略预测能力和资源优化配置。
  5. 研发与知识管理平台:通过线上知识平台、文献档案管理系统提升公司创新能力和技术进步。

3. 信息通道建设

功能及目标:优化公司内外部沟通与信息传递的效率,确保信息透明且高效传递,减少信息失真与信息孤岛现象,促进各层级的执行协同:

  1. 沟通渠道优化:通过跨部门协作机制、例会制度、公告系统等,确保信息流通顺畅。
  2. 知识管理系统:建立线上知识平台、文献档案管理系统、知识分享体系,打破部门间的知识孤岛。
  3. 反馈与信息透明机制:通过ERP、OA、员工内部论坛、在线学习平台,确保信息透明,快速反馈执行结果。
  4. 信息过滤与简化:建立信息分类和过滤机制,防止信息过载,提高沟通效率。

4. 上升通道建设

功能及目标:为公司各个层级的员工设计清晰的职业发展路径,确保人才的有效配置与晋升,推动梯队建设,提升组织内部的持续竞争力:

  1. 职业发展与晋升路径设计:通过清晰的晋升机制、轮岗制度、职业序列及等级设计,确保员工看到成长机会。
  2. 人才选育用留系统:人才盘点、继任者计划、人员发展计划、绩效与潜力综合评估、人才招聘及融入。
  3. 梯队建设与领导力发展:通过继任者计划和领导力发展计划,确保公司中高层管理人才的储备。
  4. 管理培训生与特定类别人才的招聘:针对不同岗位,如销售代表、技术人员,设立针对性的招聘与培养体系。
  5. 绩效评估与发展计划:结合个人绩效计划与上升通道设计,保证人才的发展与绩效相匹配。
  6. 组织管理实施系统:包含中高层人员的组织管理能力及权限、系统负责人制、HRBP与业务经理职责权限划分。
  7. 组织评估与调整:定期评估组织结构的适应性,确保组织结构能够支持业务发展和长期战略。
  8. 核心领导层的成长和迭代:确保核心领导团队的持续发展与更新,以应对未来竞争中的领导力需求。

5. 文化建设

功能及目标:通过系统化的文化建设,建立并强化员工的文化认同感,减少内耗、提升凝聚力,增强公司整体执行力,确保公司的价值观与目标能通过日常管理行为得以传达和落实:

  1. 核心价值观的定义与传播:公司使命愿景、创始人价值观、领导力定义、经营管理原则、行为标准设立。
  2. 文化评估与调整:通过文化评估、客户满意度调查、价值观考核、行为评估,定期调整文化建设方向。
  3. 员工参与与文化传播:通过组织庆典、节日活动、员工论坛、公司内刊等增强文化凝聚力,确保价值观传递。
  4. 文化符号与故事的塑造:通过公司内英雄故事、文化符号等增强员工对公司的认同感。
  5. 文化与战略的结合:将文化建设与战略目标结合,确保文化建设支持公司长远发展战略。

6. 全局效率观察组

功能及目标:通过全局视角监控公司效率,定期评估公司运营中的问题,确保各类流程与系统的优化和调整,为整体效率提升提供指导:

  1. 流程与SOP优化评估:定期审查各部门的流程和SOP,确保其合理性和高效性,并根据需求进行动态调整。
  2. 效率监控与反馈机制:通过效率指标体系设计,实时监控各部门的关键绩效指标,确保信息及时反馈和问题快速解决。
  3. 外部审计与评估:引入第三方外部审计机制,评估公司各层级的运营效率,提出优化建议。
  4. 问题反馈与快速响应机制:设立快速响应机制,确保问题一经发现能迅速得到解决,提高整体运作效率。
  5. 组织结构优化与资源配置:通过全局监控发现组织结构不适应业务发展时,提出结构优化建议,确保资源配置合理,减少浪费。

结语

企业如同一个系统,目标是灵魂,指引方向;信息是血液,确保执行顺畅;人才发展是动力,推动进步;文化凝聚共识,增强团队;数字化强化效率;上升通道激励成长;效率观察持续优化。

企业的发展如同在复杂系统中航行,管理的核心就是在这片变幻莫测的海洋中,确保方向明确、资源合理分配、信息畅通无阻,人才持续成长,并通过文化凝聚共识。

正如前文所述,企业的目标复杂、规模扩大,必然伴随熵增效应,走向无序是不可避免的趋势。

然而,正是管理的力量,通过信息通道建设、上升通道建设和文化建设,将这些复杂问题逐步梳理,从无序走向有序。

信息通道是企业的血液,确保战略与执行环环相扣,减少信息失真;上升通道则是企业人才发展的动力,确保员工看到清晰的职业路径,激发潜能;文化建设更是企业的灵魂,塑造凝聚力与归属感。

三者相辅相成,共同构建出一个具备强大生命力的企业生态系统,抵御熵增,保持持续成长。

在此基础上,企业需要从全局角度出发,不仅要建立系统化的战略与目标设定,推动数字化转型,还要通过效率观察持续优化。

唯有如此,企业才能在激烈的市场竞争中,不断超越自我,实现长远发展。

管理的艺术在于平衡,平衡不同利益、动机与文化,通过有效的体系设计,将混乱的因素转化为有序的力量,实现真正的企业进步与繁荣。


叶小钗
原为鹅厂、ctrip、baidu、一线开发,B站技术专家,某独角兽技术负责人,AI产品项目负责人,CEO数字分身负责人
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