这是OnHERWAY的第255篇原创文章
最近我正在着手给一个加拿大的非政府组织起草Style Guide。突然意识到其实不少机构在对外传播时都忽视了这一点，因此简单写几笔。
其实无论是否出海，一家正规的机构（企业，NGO, 学校等等），但凡有对外发声的需求，都应有一本Style Guide。
Style Guide，又名行文体例，也就是规定一些常用词组的使用规则，确保一个实体对外输出时，内容格式的一致性。这是一个组织专业性的重要体现，而这一点对于出海企业的外语内容传播来说又尤为重要。
以英文为例，我举几个例子。
比如日期：要表达2024年2月19日，是写19 February, 2024, 还是February 19, 2024, 还是Feb 19, 2024还是Feb.19, 2024，以及2024前到底要不要加个逗号？下午一点是写13:00还是1pm？是1pm还是1 p.m.？
比如数字：到底是写阿拉伯数字123，还是拼写出来one, two, three?为什么有时候写的是nine Celcius, 有时候写的又是38F？
比如抬头的大小写：CEO要不要全拼成Chief Executive Officer？CMO呢？为什么有时候Chairman的C大写，有时候又小写了？
比如下面到底是一个词还是两个词：Cybersecurity 还是 Cyber security? Hyperlink还是Hyper link? Webpage还是Web page? 生成性人工智能到底是Gen AI 还是GenAI 还是generative AI 还是genAI?
比如同样是准备展开陈述，引导的标点符号究竟什么时候用冒号colun:/逗号comma,/短破折号dash—/还有和它长很像的连字符hyphen-？
等等，不胜枚举。
其实上述问题没有统一的答案，因为重要的不是选择了哪个具体标准，而是你的组织得有一个一以贯之的标准，并且认真执行。
比方说，我供职过的几家机构，对上述几个问题就采纳了不同的标准。一般而言，不少机构的Style Guide会取材于美国联合通讯社的AP Style, 在此基础上根据自己的实际需求进行增减编撰。这里根据我的经验分享一些较为常见的选择（注意，不代表绝对正确）
日期：
如果只出现月份就全拼，例如In February 2024(无逗号）；出现具体日期时，一种选择是数字日子+全拼月份+年份（可选），例如19 February 2024; 另一种选择是缩写月份+数字日子+逗号+年份（可选），例如Feb 19, 2024.
而这里的缩写也有讲究，比如按照AP的体例，只有如下月份才进行简写：Jan., Feb., Aug., Sept., Oct., Nov. and Dec.（由于我个人是常年习惯AP Style的，因此我看到"Mar 8"这种写法下意识都会觉得不正宗，但是再次，没有对错。）
数字：
通常是1-9以内的数字用英语表达，比如Three, Nine; 超过10的数字用阿拉伯数字。如果数字出现在一个句子的开头，那么无论多少建议用英文拼写。
抬头：
第一次出现建议全拼，如果只出现一次就不用后面加括号缩写；如果出现两次及以上，则第一次出现后加上缩写，之后就可以直接用缩写；在特定语境下CEO这种相对显而易见的抬头或许可以不用首次全拼，但CMO, CIO等不那么耳熟能详，甚至可能代表不同缩写含义的简称（CIO for Chief Information Officer or Chief Investment Officer)，那就必须首次全拼。保险起见建议所有抬头第一次都全拼。
至于大小写，一般惯例是名字出现在抬头后的，抬头大写，比如Chairman Li Lei; 名字出现在抬头前的，抬头小写，比如Han Meimei, managing director of XXX. 写到这里，到底是名在前还是姓在前也是自己规定且统一就好（如果你的目标受众是西方人为主，建议是名前姓后；但是如果是比如东南亚，就真不一定）
新生词：
这个“新”永远是相对的，通常出现在科技领域，重要的是统一标准并且持续更新。通常我看到比较多的单个词包括：Cyberspace, Email, Internet, Database, Login, 等等。当前名声大噪的Generative AI, 我个人是习惯的简称是Gen AI, 但目前还真没有看到特别统一的规定，用什么的都有，所以还是那句话自己做到统一就好。
标点符号：
同样是作引导目的，冒号用于引导出一句完整且逻辑承接的话，比如“The CEO made a bold statement: 'We will double our investment in renewable energy within the next five years.'” 。
逗号则用于连接一些简单短小的概念列举，例如John, Paul, George and Ringo; red, white and blue.
破折号（注意，英语的破折号是中文的大概一半长度）用于引入意思的突然转折，比如She was going to ask him—then she changed her mind, 或者引出并联的意思：He listed the qualities he admired in her—intelligence, humor, and courage.
而长度短一些的连字符则是用于连接合成形容词的，比如full-time job, 20-year experience, 等。
相比一本完整规范的Style Guide, 上述所写的这些大概还不到内容的百分之一。一般来说，Style Guide需要规定的体例方向包括但不仅限于：大小写规则，日期时间，数字规范，标点符号，简写缩写规则，斜体黑体，空格用法等等。而具体内容则按照A- Z的字母顺序展开，把可能的常见词和常见情形都列上。
经常看到一些中国出海企业的英文内容不地道，这个地道与否不仅在于语言本身，也在于表述的一致性的问题上，比如不同场合里日期的表述方法不同，同一个单词的拼法不同，全称首次出现在简称之后，等等。尤其对于出海企业，不同外语内容可能由不同团队操刀，甚至会外包给不同的人手，如果自身还缺乏统一体例作为准绳，就会出现内容呈现上的割裂局面。磨刀不误砍柴工，建议应该花时间和成本认真打磨一本对外传播的Style Guide，有时候这些细节真的会决定成败。
题外话——读者@Melinda M：你的留言收到。谢谢你的喜欢，希望对媒体Axios的介绍能够继续帮助你的写作。但是由于春节我没有假期，疯狂工作中，所以一周没有看后台，因此看到你留言时回复功能已失效。借此表达感谢❤️
