采购部利益关系人：如何构建行之有效的管理策略？
文摘
职场
2025-01-13 07:15
北京
利益关系人对采购部工作的影响可以说是巨大的，他们既可以为采购人员提供助力，加快项目的进展，也可以为采购人员设置障碍，使项目难以推进，甚至中途夭折。你能识别到的利益关系人越多，在工作中尽可能使这些人都参与或知晓项目的进展，项目的最终结果就越能得到大部分人的认可和支持。
无论是直接还是间接影响采购工作成效的人，或者被采购行为和决策影响到的人，我们统称为采购部的利益关系人。上至企业高管，下至普通员工，以及外部供应商、内部职能部门等，每一个受采购决策影响的人都可以被称为利益关系人。利益关系人对采购部工作的影响可以说是巨大的，他们既可以为采购人员提供助力，加快项目的进展，也可以为采购人员设置障碍，使项目难以推进，甚至中途夭折。
既然利益关系人对采购工作如此重要，那么采购人员深入了解自己的利益关系人，并积极构建有效的协作框架，就显得尤为关键且必要了。
需求部门。对于采购人员来说，最重要的利益关系人就是需求部门，因为他们是“内部客户”。他们掌握着预算，采购部一方面协助他们顺利采购到所需物品和服务，另一方面也是在监控他们花钱。采购部的工作从收到需求部门的“采购需求”或者“采购申请单”开始。当走完规定的流程，将物品交到需求部门手中，将款项支付给供应商时，采购人员的工作才算是完结。这些内部客户通常对直接采购业务来说是生产部和质量部，而对间接采购业务来说则可能是企业所有部门，如市场部、行政部、物流部、销售部等。
需求部门
对于采购人员来说，最重要的利益关系人就是使用部门，因为他们是“内部客户”。他们掌握着预算。采购部一方面协助他们顺利采购到所需物品和服务，另一方面也是监控和被监控的过程。这些内部客户，在直接采购范畴是生产部、质量部等，而在间接采购范畴则可能是企业所有部门，如市场部、行政人事部、物流部、销售部等。所有采购合同都需要得到法务部的审阅与批准，经常针对某个条款需要法务、采购、需求部门和供应商之间的反复确认。采购人员不了解这一冗长的合同签署流程，项目周期很可能就会受到影响。作为管钱的部门，财务部是重要的利益关系人之一。每年财务部负责收集与汇总各部门的预算，供应商的付款由财务部执行，采购部的绩效及各项支出需要反映在财务报表中，各种费用的审批流程和额度也由财务部制定。不同企业对合规的要求不同，对合规的管理也有差别。有的企业在财务部门设置内审岗位，或者合规岗位；有的企业的内审和合规是相互独立的。合规部门的同事并不一定了解采购业务。若遇到一位不熟悉采购业务，又充满怀疑、事无巨细都要检查的合规部门同事工作起来非常费劲。企业的管理者往往非常重视采购工作的透明度，以及采购工作创造的经济价值；但相当多的企业里，采购部负责人并不直接汇报给最高管理者如CEO或总裁，这意味着争取高管层的支持，往往只能通过间接汇报的方式。采购部负责人需要将工作绩效转换成企业高管们容易理解的展现形式，无论是数据报表，还是PPT演示稿。供应商和采购团队的内部同事，上下级关系，也都是利益关系人。这是供应商关系管理及采购团队绩效管理的话题，因而不放在本文中探讨。如果涉及到员工福利如食堂、班车的采购，企业任何同事都可能是利益关系人，直接和间接了解员工的需求，能一定程度上促进达成更好的采购效果。02 了解你的利益关系人
主动了解利益关系人的性格特点、工作风格以及内在的态度倾向能帮助采购人员理解利益关系人的在合作中的反应和行为，并与之建立更顺畅的协作关系。
例如，如果了解到某位利益关系人性格较为谨慎，注重细节，那么在与之沟通时，采购人员可以提前准备详尽的数据和资料，以满足其对信息准确性的高要求。相反，如果对方性格开朗、决策迅速，采购人员则可以更加直接地提出建议和方案，避免过多冗长的解释，从而提高沟通效率。通常利益关系人对采购部有以下几种态度：否定，比如认为采购流程冗长、费时；抵触，认为采购部不了解实际采购需求、不懂技术；信任，认可采购人员的专业度；支持，认可采购部作为使用部门与供应商之间的桥梁，能有效防范内部腐败。
对于不同性格特点与做事风格，对采购部持不同态度的利益关系人，采购人员需要采取不同的方法，秉持求同存异的原则，巧妙化解分歧，达成共识，推动合作。在执行具体采购项目过程中，尽早确定关键的利益关系人，建立定期沟通计划并按计划执行、征求意见或是共同决策，是采购项目获得满意成果的一项有利举措。而最终，最基础的利益关系人管理策略是，以企业利益最大化为终极目标，在关系处理过程中化敌为友，以专业能力说服和转变对方态度，创造价值、获得影响力。鈊泉：外企采购管理者，职场写作博主，高校职业导师。
