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职场问答|两个可以合并招标的采购项目分开采购,是否涉嫌化整为零、规避招标?
文摘
2024-08-19 07:15
北京
在采购工作中,经常会遇到很多不是非黑即白的状况,即在采购政策与流程中无法找到对应的细化的书面规定,此时需要采购经理们根据实际情况判断,从而做出合理的决策。
两个可以合并招标的采购项目分开采购,是否涉嫌化整为零、规避招标?
民企、私企和外企对于采购项目招投标的规定,比起政府部门、事业部门的采购相对要松散。政府事业部门的招投标流程须严格按照《中华人民共和国招标投标法》的条例规定,而一般企业中,采购政策和流程通常
由采购部负责人起草,
提交各关联部门,如法律合规部、财务部、CEO或总经理等审批后就可以实施执行。具体在实施过程中,还会根据项目具体情况制定相应的实施细则。
比如本题所提出的两个可以合并招标的项目如果拆分是否违规?
一、先讨论合规性。
采购政策中就哪些项目需要启用招投标流程有一些明确规定。一是金额。比如采购项目金额达到设定限额,如100万,或者是
年度采购额超过100万的采购品类,
需要启用招投标流程选择供应商,或确定优选供应商名录。低于该金额的采购项目,则可以采用议价及比较服务方案等等采购形式执行。
在这条规定下,如果两个同类性质的采购项目不足100万,比如A部门计划花50万举办部门联谊会,B部门同样计划花50万办联谊会,采购部是否应该将A和B的采购需求合并,联合在一起通过招投标选择一家合作供应商?
答案是合并和分开采购都是允许的。因为A和B的单个采购项目的预算都没有超过100万,所以按招投标之外的采购方式,如询报价、竞争性谈判也是可行的。
由于A部门和B部门在同一时间段举办联谊会,考虑到供应商不一定有足够的人力派出两组服务人员,各部门都希望得到足够重视,在现实情况中,分开组织招标更为常见。
然而,由于A和B的联谊会都属于同一采购品类“活动、会务、会展”,而该采购品类的年度采购额超过了100万,按规定负责该品类的采购经理应该提前以招投标的方式
进行供应商的优选。
在确定优选供应商名录后,在任何部门希望举办会务活动时,都只须选择名录中的供应商分开进行比稿或比价,这样才是一个完整的、合规的采购品类和采购项目管理实践。
二、上述两个标准之外的项目是否就不需要招投标流程?
比如某企业要选用保洁供应商,年度采购额预估不超过100万。由于该企业涉及医疗服务,保洁人员需要通过一系列严格的培训后才能上岗;如果频繁更换供应商会对企业的运营造成较为严重的干扰。
这一类由于服务的粘性,一旦确认合作,通常会延续两三年甚至更长时间的供应商的选择,
不仅需要启用招投标流程,而且评标过程中应尽可能邀请涉及接受服务的人员到评选小组中,比如员工代表等,以保证评比的透明度和评比结果更易于被大部分人所接受。
三、如果两个服务项目无论合并和拆分都符合采购政策规定的话,此时不涉及合规问题,而是关乎采购绩效的考核。
采购绩效的优化有几个较为常规的指标,在每年公司采购预算总体保持平稳的情况下,一是减少供应商的数量,二是减少订单的数量,三是扩大采购员负责的采购金额,四就是避不开的降低采购成本。还有如提升对需求部门的响应速度和采购效率等。
在这几个指标的重压之下,采购部都必须尽可能集中采购业务。如果两个项目都可以由同一个供应商提供服务,集中招标是最优选择。
有些综合性的服务供应商可以提供的服务种类很多,此时合并项目,从供应商对接和管理来讲,效率会更高。但市场上也有专精某类服务的小而美的供应商,服务更优,价格也更实惠,此时则不宜强求集中与合并。
采购是一个既需要严谨又不能过于刻板的工作,平时需要多和合规部门以及需求部门沟通,让需求部门理解合规的要求,也让合规部门了解采购绩效的要求。
在合规中追求平衡,在平衡中追求卓越。
数智采购圈
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