职场问答|两个可以合并招标的采购项目分开采购，是否涉嫌化整为零、规避招标？

文摘 2024-08-19 07:15 北京

在采购工作中，经常会遇到很多不是非黑即白的状况，即在采购政策与流程中无法找到对应的细化的书面规定，此时需要采购经理们根据实际情况判断，从而做出合理的决策。

两个可以合并招标的采购项目分开采购，是否涉嫌化整为零、规避招标？

民企、私企和外企对于采购项目招投标的规定，比起政府部门、事业部门的采购相对要松散。政府事业部门的招投标流程须严格按照《中华人民共和国招标投标法》的条例规定，而一般企业中，采购政策和流程通常由采购部负责人起草，提交各关联部门，如法律合规部、财务部、CEO或总经理等审批后就可以实施执行。具体在实施过程中，还会根据项目具体情况制定相应的实施细则。

比如本题所提出的两个可以合并招标的项目如果拆分是否违规？

一、先讨论合规性。

采购政策中就哪些项目需要启用招投标流程有一些明确规定。一是金额。比如采购项目金额达到设定限额，如100万，或者是年度采购额超过100万的采购品类，需要启用招投标流程选择供应商，或确定优选供应商名录。低于该金额的采购项目，则可以采用议价及比较服务方案等等采购形式执行。

在这条规定下，如果两个同类性质的采购项目不足100万，比如A部门计划花50万举办部门联谊会，B部门同样计划花50万办联谊会，采购部是否应该将A和B的采购需求合并，联合在一起通过招投标选择一家合作供应商？

答案是合并和分开采购都是允许的。因为A和B的单个采购项目的预算都没有超过100万，所以按招投标之外的采购方式，如询报价、竞争性谈判也是可行的。

由于A部门和B部门在同一时间段举办联谊会，考虑到供应商不一定有足够的人力派出两组服务人员，各部门都希望得到足够重视，在现实情况中，分开组织招标更为常见。

然而，由于A和B的联谊会都属于同一采购品类“活动、会务、会展”，而该采购品类的年度采购额超过了100万，按规定负责该品类的采购经理应该提前以招投标的方式进行供应商的优选。

在确定优选供应商名录后，在任何部门希望举办会务活动时，都只须选择名录中的供应商分开进行比稿或比价，这样才是一个完整的、合规的采购品类和采购项目管理实践。

二、上述两个标准之外的项目是否就不需要招投标流程？

比如某企业要选用保洁供应商，年度采购额预估不超过100万。由于该企业涉及医疗服务，保洁人员需要通过一系列严格的培训后才能上岗；如果频繁更换供应商会对企业的运营造成较为严重的干扰。

这一类由于服务的粘性，一旦确认合作，通常会延续两三年甚至更长时间的供应商的选择，不仅需要启用招投标流程，而且评标过程中应尽可能邀请涉及接受服务的人员到评选小组中，比如员工代表等，以保证评比的透明度和评比结果更易于被大部分人所接受。

三、如果两个服务项目无论合并和拆分都符合采购政策规定的话，此时不涉及合规问题，而是关乎采购绩效的考核。

采购绩效的优化有几个较为常规的指标，在每年公司采购预算总体保持平稳的情况下，一是减少供应商的数量，二是减少订单的数量，三是扩大采购员负责的采购金额，四就是避不开的降低采购成本。还有如提升对需求部门的响应速度和采购效率等。

在这几个指标的重压之下，采购部都必须尽可能集中采购业务。如果两个项目都可以由同一个供应商提供服务，集中招标是最优选择。

有些综合性的服务供应商可以提供的服务种类很多，此时合并项目，从供应商对接和管理来讲，效率会更高。但市场上也有专精某类服务的小而美的供应商，服务更优，价格也更实惠，此时则不宜强求集中与合并。

采购是一个既需要严谨又不能过于刻板的工作，平时需要多和合规部门以及需求部门沟通，让需求部门理解合规的要求，也让合规部门了解采购绩效的要求。在合规中追求平衡，在平衡中追求卓越。

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