采购报告中所包含的数据或信息并不是多多益善，不同的受众和不同的业务目的，收集和汇总的采购信息是有针对性。也就是说，采购报告的形式可以是多种多样的，既可以是重大采购项目的进度报告、采购战略执行报告，也可以是采购成本分析报告等等。
本文将介绍几种常见的报告形式，帮助采购人员判断与取舍，在合适的时候制作实用的工作报告。
01采购项目管理报告
及时、准确、有效的采购项目管理报告能确保项目朝着正确的方向发展，每项计划、沟通和行动都保持该有的节奏。而如果没有合适的项目管理工具，采购工作带来的不仅是经济损失，更可能是生产运营受阻的噩梦。
示例：
02 采购订单管理报告
订单管理属于采购部的常规操作性工作，订单管理报告汇集一定时段内的订单相关的数据，有助于跟踪订单到货及订单付款状态，采购员订单处理时效等。
订单管理报告是一种描述性的数据报告，主要目的是展现事实、只提供信息和建立信息之间的关联性，不提出解决方案和假设。这些描述性数据能帮助采购人员识别风险和发现优化的机会，从而为制定KPI、战略工作打下基础。
示例：
03 采购品类管理报告
采购品类管理报告既包含描述性的基础数据，更具有分析、指示功能。通常组成部分为：品类定义、品类支出分析、现有供应商结构分析、危机与机会、品类策略与执行计划等。
通过品类定义和支出分析，采购人员可以探究不同品类的支出情况，从而确定品类管理策略及优化目标、跟进品类优化项目的执行进度，及时与相关利益人沟通，保证品类战略目标的实现。
示例：
04 供应商管理报告
供应商绩效概览提供可视化的供应商关键数据，如供应商的采购额、采购价格变化、交货准时率、质量绩效，供应商数目的增减等，并按采购额将供应商排序。
采购人员可以利用供应商管理报表，跟踪采购额最高和最低的供应商数据，对供应商进行比较，确定整合机会，制定采购战略，重新谈判并确保履行更好的交易条件。
更深一层级的供应商管理报告包含供应商分级、关系管理策略与执行落实情况。
示例：
05 采购KPI报告
采购人对描述性报告中的信息及关联度进行分析、从而认别潜在风险和优化机会，在此基础上制定部门KPI。例如，从订单管理报告中，我们将订单处理时效、以及收货准时率列为KPI；从供应商管理报告中，我们将合同签约率、供应商成本节省率作为KPI；而从品类管理报告中我们可以确定重点优化项目，并将完成进度及结果作为KPI等等。
示例：
那么，问题来了，年中或年底做回顾时应该采用哪种形式的报告呢？由于年中和年底是绩效回顾的节点，老板们一般是既要又要，描述客观事实和现在状态的描述性分析自然是需要的，但更重点的是战略目标的执行进度。因而在年中及年底的采购报告中，需要截取关键的订单管理数据如全年总采购额、采购订单数等，也需要包含品类管理策略的落实情况，重点采购项目的进度，以及KPI的完成情况。
最后，分享一个小技巧，除了首页的dashboard（概览），增加描述性的文字总结也非常讨喜，工作报告最终的目的是为了让上级领导在短时间内了解部门的工作状态与成绩，节省领导们的时间。首页的一段总结性文字是精华，能在节省时间的基础上提高汇报的效率。
采购报告就像讲故事，有明确的开头、中间和结尾。一旦你展现了客观的事实和数据，接下来就需要分析你的发现，然后使用关键绩效指标来收尾。当你描绘出一幅易于消化和理解的图景时，就更有可能获得领导们对你的采购策略及对你团队的支持。
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