一个采购项目，从寻源、评审、竞标、谈判到落实到合同文本，短则一两个月，长则小半年。合同是采购项目前期所有工作的输出，凝聚了各阶段努力的精华，其重要性无论如何强调都不为过。
然而在现实情况中，很多采购人员认为合同文本的撰写和审核是法务部的责任，在合同准备的过程中付出的努力远远不够。另一方面，大部分人在看到密密麻麻的的合同文字和条条框框时都有点晕，看合同就像在穿越迷宫一样，容易走神。
这些年我在审批合同时发现的错误不少，有金额计算错误，交货地址写错，但更多的是一些关键合同条件的遗漏。有的在谈判过程中就未涉及到，有的却是明明在谈判过程中反复确认的条件，在准备合同文本时却未写进去。
采购人员在合同准备过程中如何避免漏掉关键信息，在防范风险的同时保障企业获得最大经济效益和最佳的服务？下面列出的合同检查清单能解决大部分问题。
🔖合同模板的选择
虽然很多企业都有自己的法务部和固定的合同模板，但由于采购品类的多样性，一家企业不可能准备太多种合同模板。特别是服务类采购，比如施工工程项目、临床服务项目、以及创意类服务等。
这些复杂服务类采购所涉及到的适用法律法规、行业标准、风险管控等较为特殊，这时需要和法务部商议是重新定制新的合同文本，还是采用供应商提供的合同模板。无论哪种情况，都需要严格审核与品类对应的特殊条款和条件、补充附件、风险管理措施等。
选择最适合的采购合同模板或范本需要充分理解采购需求，并比较不同的选项，必要时根据具体采购的产品和服务进行定制。
🔖产品或服务条款：产品的规范品名，品牌及型号规格；如果是服务性采购，服务的详细说明和详细服务要求。
对于简单能描述清楚的产品或服务，也就是非常标准化的产品和服务，在合同文本中规范写明即可；但涉及到复杂的产品工艺、规格及材质说明，以及服务需要有详细的服务方案时，就需要将产品规范、服务方案等列为合同附件。
关于产品和服务描述，常见的错误是合同中的文本和附件中的描述不完全一致；服务类采购没有明确服务要求或者验收标准等。比如，服务要求可以界定为执行服务人员的资格或者资历要求，或者服务完成后通过某项行业标准，达到特定的传播效果等。
🔖价格条款：单价、阶梯价、明细价、数量、总价、折扣、税率、固定总价、可变动价格以及价格变动处理方式；支付币种、汇率基准、通货膨胀率等等。
价格条件是商务谈判的重点，有经验的采购人员在采购项目前期阶段通常会涵盖上述要点。容易遗漏掉的关键点包括税率，可变动价格，汇率及通货膨胀率等。
比如一些服务类采购既涉及材料的购买，也涉及人员的服务，就有可能出现供应商提供两种不同税率及发票的情况。在合同签署时没有关注，却在付款阶段才提出来。通货膨胀率只有是合同期限5年以上的服务类采购时需要考虑在合同中。
当然，多次计算、复核总价也是很必要的。
🔖付款条款：是否预付、分批付款、账期、发票、银行账户名称准确
常见的付款方式包括一次性付款、分期付款、预付款等；账期的约定；涉及到外币支付时应界定由哪一方承担银行手续费和汇款费用。
🔖交付条款：产品交付日期，或者服务执行日期/周期、进度要求、交货条件
交付方式可以是按日期交付，即明确约定具体的交货日期；也可以是根据项目的实际需要，约定交货的工期；如果采购的货物需要分批交付，应规定每个批次的交货时间和数量。
容易遗漏的点：包装要求既约定货物的包装方式和标识要求；卸货责任，既界定货物从运输车辆上卸货的责任归属。
🔖质量条款：质量标准或质量协议、验收条件；服务标准协议(SLA)
合同中应约定提交的产品合格证书、材质等能证明产品符合要求的凭证。在验收条款中约定到货时只检查数量和外观质量，产品质量在设备安装调试及试运行后才视为质量验收。
🔖售后条款：售后服务响应时间、3到5年备品备件价格、人工费率
售后条款应包括质保期的年限，是否需要留质保金。提供售后服务的响应时间是很重要的，一旦维修或更换备件拖延，造成停机停产的影响就比较严重了。
在签署合同时约定一定年限内的备品备件价格和人工费率能借助设备购买的时机提前锁定优惠。如果等一年或三年的质保期结束后再谈售后硬软件的价格，这中间难免有一定幅度的上涨而带来经济损失。
🔖合同效期：效期签多少年合适？是否自动顺延？一次性合同、质保期结束
如果是短期合同，效期通常为服务结束或者产品交付；如果产品涉及质保和售后，合同有效期应设定为质保期结束，或者另行签署售后服务合同。
🔖预算审批、合同适用范围
如果有多家分公司，准备合同时可考虑合同是否适用多家分公司。最后再次确认内部预算审批流程是否已完成，基础信息如供应商名称、地址等是否准确无误。
上面每一条在采购人员看来都会觉得这不是必要的吗？怎么会漏掉，怎么会错？架不住条款太多，没有一份合同检查清单在手边，遗漏的机率还是很高的。所谓好记性不如烂笔头，看一条勾掉一条，简单而实用。
