如何应对老板推荐的供应商?

文摘   职场   2024-05-27 07:15   北京  
问题:我刚入职一家公司的采购部不到一年,我的直属领导和公司管理层都曾给我推荐供应商,但我了解下来这几个供应商并不合适我正在负责的项目。我是否应该采用老板推荐的供应商?如果不用,会不会得罪老板们?

供应商选择的基本原则是,无论谁推荐的供应商,都需要按照采购流程进行常规的供应商评审和筛选、通过比价或竞标后选择最终的合作供应商。

然而,原则归原则,在现实工作中仍然需要观察老板的为人和照顾他们的情绪,不能因僵化的按步就班的工作而破坏上下级的关系。

首先我们要分析一下领导推荐供应商的几种可能原因。从我的经验看,有以下几种可能性:一是他在其他公司或者其他项目上曾经合作过的供应商,他觉得不错,所以推荐;二是朋友或熟人得知他是公司或采购部领导后找上门来要求合作。他出于情面,顺手推荐过来。

下面用两个案例来讲解一下当采购负责人遇到此类情况时该如何分析当时的场景,以及应该采取何种对策。

案例一:

在一家新工厂建设项目中需要购买大额、大批量的搬运设备和仓库基础设施。因为涉及到两个不同类别的供应商,采购经理和物流经理调查市场后了解到有三种方案可以选择。

一是整合类供应商,这类供应商主要是国际知名的搬运设备生产厂家,但同时拥有OEM工厂能够生产和安装配套的仓库基础设施。

二是由搬运设备供应商牵头,联合仓库设施供应商共同投标,如果中标后与搬运设备供应商签署总包合同,负责协调两家公司的项目实施与整合。

三是分别与搬运设备,及仓库设施供应商签署单独的合同,由采购方负责两个供应商在项目执行过程中的整合实施。

对于采购方来讲,出于管理的便利性以及成本效率,肯定是希望优先选择第一种方案。这种方案基本上可以认定供应商是一家公司。他们自行负责不同生产厂家之间的协调,无论从生产排期、交付安装、还是从管理人员的时间和人力成本上,都更为有利于甲方。

而第二、三种方案因为是两家独立的供应商在合作,中间难免出于时间成本、人力成本、以及项目实施人员互相之间不熟悉而出现争议而影响到项目的实施。

当时公司的CEO,刚从南亚的工厂调过来,因为他成功完成了南亚工厂的建设,才被调往中国负责北京工厂的施工与投入使用。因为项目涉及金额大,所以CEO和副总都参与了该项目的招投标,同时也推荐了他在南亚工厂时合作的供应商。

虽然采购部邀请的几家供应商都是国际化公司,但调查下来,老板推荐的两家供应商只能按第三种方案合作,因为这两家公司之间没有联合投标的意愿,都是各自行事。

而最大的弊端是,这两家公司在中国的发展都不是太好,不仅缺乏懂技术的专业售前人员,售后服务网点更是几乎没有,如果后期设备运行中需要更换零配件,都需要从国外订货和发货,专业有经验的售后服务人员更是缺乏。

熟悉设备运行的采购人员都知道,一旦缺少零备件,工厂或库房就必须停工,这个影响就非常严重了。

两轮方案和报价比较下来,采购经理非常明确,如果选择CEO推荐的供应商绝对是下下策。当时物流经理几次提醒采购经理:这可是老板推荐的供应商,会不会得罪老板。

采购经理当时的考量是:一、如果采用CEO的供应商,将来在实施中出现两家不配合,设备售后服务不及时,而且这是肯定会出现的问题,这个过错老板不会担,只会是采购部承担责任。二、在几次和老板的项目交流会中,CEO重点关注的都是哪家供应商能满足交货期,以及实施中的相互配合问题,从来没有任何暗示或明示他的供应商所具备的优势。

采购经理因而领悟到,如果供应商今后出现差错,这个责任CEO也承担不起,所以,选择正确的供应商,既是保护采购部,也是保护公司的利益,也是保证老板的政绩不会受到负面影响。

最有意思的是,当采购部宣布最终中标结果时,CEO推荐的供应商写了一封威胁性的邮件给采购负责人,同时抄送给公司里的几位大老板。采购经理见老板没有任何反应,也就毫不给面子地驳斥了供应商的无理取闹。该项目最终实施顺利,CEO对采购经理的表现也非常满意。

案例二:

采购部新上任的领导是由原生产部门调过来的,和采购部员工也都算熟悉,但真正相互了解却是在一个部门里密切合作之后。

采购经理在启动一个招投标项目时新领导突然推荐了一个供应商,还亲自陪同着供应商的负责人与采购经理见面。

该供应商后来多次约采购经理吃饭都被拒绝,只在公司见了几次,交谈中采购经理提到新领导时,供应商竟然停顿了一下才反应过来说,“喔,是王哥呀!”

采购经理由此判断该供应商和新领导可能并不熟悉,很可能是在社交场合认识,一面之缘,也或者是由其他熟人介绍过来的。

因为该供应商并不符合项目的要求,同时采购经理对新领导有一定的了解,判定他不是一个热衷于追求个人私利的领导,所以最终按照正常采购流程选择了更合适的供应商。

新领导并没有因为这个项目就对采购经理不满,而是一如既往地支持采购经理的工作。

这两个案例中,采购部做出判断时除了考虑公司整体环境和氛围,同时对领导们的性格个性也有一定的了解。

案例一,采购经理和CEO都是刚加入公司的新人,面临着工厂建设并如期交付的压力。从任何角度考虑,CEO都不会冒险坚持选用自己熟悉的但明显不合适的供应商。而从相处中也能了解到CEO是以大局为重的领导人。

案例二,采购经理和新任直属领导有过一段时间的共事,彼此了解对方的为人。另外从交谈中采购经理也知道所推荐的供应商更多是老板的一般交情,并不是非用不可的关系。

凡事没有绝对,采购是一个如履薄冰的工作。在接受一份offer时,除了看公司这个平台的发展前景,也一定要确认老板与你的价值观、做事方式相契合,才能避免在日后的共事中不会踩雷,或者少踩雷。

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