进单位这些年，大大小小的活动会议组织过不少，从一开始策划到会议筹备再到最后宣传，各个环节也都是我在组织对接。
有着十几年办会经验的我来告诉你：
办会不难，你要掌握它的标准和流程，建立办会SOP，形成标准化的流程清单，当再遇到这样的事情，只需要to do list就可以了。
一、会前准备
1.明确会议主题、时间、地点；如果需要召开协调会，最好由分管领导主持，对各部门科室担负任务、责任分工、完成时限等进行细化；
2.起草、发布会议通知，通知到具体参会人员，印制参会人员名单和签到表（对请假人员做好记录）；
3.拟定会议议程；起草主持稿、讲话稿；
4.预订会议室和会务服务：礼仪、茶水、摄影等；
5.收集并印制会议材料；
6.布置会场，调试设备：现场工作会还是网络视频会，上下座、圆桌座，还是面对面座，包括会标悬挂、座位排列、桌签摆放、音响试放、多媒体准备等，准备会务用品，包括会议证件、桌签、笔、记录本等等。
二、会中服务
1.签到，对未到会人员要及时电话提醒；
2.做好会议记录，发放资料、切换会议大屏内容；
3.提前准备录音笔和记录本，录音笔提前充满电，做好会议的全程录音。
一支便携好用的录音笔非常重要，我们单位用的是讯飞同声转译录音笔SR702星火版，能把所有人讲话实时转成文字，普通话录音转文字准确率98%，配备高清大屏，转写文字实时出现，后期写会议纪要时极大提高效率，非常方便，它已经成了我们单位各部门开会的必备神器。
此外，SR702还具备离线转文字的功能，最显著的特点是无需网络连接即可进行录音到文字的转换。
无论是在外出差或者户外调研时，还是在任何网络不稳定的环境中，都能无障碍地进行录音并即时转换为文字，大幅提升了工作效率和灵活性。
离线功能让所有处理均在设备本地完成，进一步确保了录音内容的安全性。从根本上减少了数据泄露的风险，尤其是在处理工作相关机密信息时，这一点尤为重要。
三、会后总结
1.整理汇编会议资料，将通知、议程、会议照片影像等过程性资料保存完整；
2.起草会议纪要，完善会议记录，事项督办；
3.是否需要新闻报道。新闻报道撰写也是露脸工作之一，在单位做事，既要苦干，也要懂得巧干，才能取得事半功倍的效果。
4.完成财务结算，对已列入活动预算或其他活动开支应纳入报销的经费，及时上报处理。
上述会前、会中、会后三大环节形成了办会闭环，大家可以根据以上内容结合自身工作整理成一个EXCEL表，备注完成时限和注意事项，每完成一项打一个勾，形成一个完整的SOP标准工作流程，做起事情来也很有底气。
有人说，办公室工作活又多又杂，但是要想顺利出色完成，要学会借助工具，达到事半功倍的效果，每次办会我都会用职场办公神器--科大讯飞录音笔SR702，拥有星火AI辅助办公、会议纪要、录音转文字、离线转文字、同声转译等高度契合日常办公需求的优势功能。
开会可以高清远距离采集录音，同时生成文字，厉害的地方在于星火版可以利用讯飞星火认知大模型实现会后的会议纪要整理，一场2小时会议，有它10分钟整理文稿。
外语翻译更是强，外语收听中文显示，跨语言会议再也不用愁说得快听不清了，妥妥的一个随身秘书啊。
下面说说，办会细节：
天下大事，必做于细。
办会是露脸的工作，在筹备会议工作中，正是那些看似微不足道的细节，往往能够成为显著的加分项。
1.通知职位高于自己的参会人时，要通过你的领导去通知。
并在领导通知后，开会前一天，你再给参会人发短信提醒：参会主题、时间、地点+届时请您出席指导+办公室张三，
这里有个小心机，短信最后一定要备注上你的部门和姓名（比如：办公室张三），借机给领导留下细心好印象。
2.起草会议通知，明确主题、内容、参会人员、时间、地点、着装、注意事项等。
印制参会人员名单和签到表前，仔细核对，对有疑问的名字和职务，逐一确认，坚决杜绝把领导的名字写错，这就相当于打他的脸。
3.布置会场时，主席台上可提前在发言人面前放好红色卡纸打印好的讲话稿，即使发言人忘记带讲话稿，也不会让现场的你手足无措。
4.文字材料，包括讲话稿、主持词等，一般有领导把关，不至于出太大的纰漏。
5.座次安排，主席台座次，要慎之又慎，千万不要出错，布置好会场之后最好找别人过来帮忙看一眼，避免自己忙中出错。
6.印发文件。会上需印发的文件，一定要审核审核再审核，消灭一切字、词、句、标点、排版错误。
7.会场布置。环境卫生提前整理好，尤其是主席台，重点是大领导的座位。音响设备灯光提前调试好。
8.通知下发。注意收集信息，谁请假了，谁替会了，统计好，做到心中有数。
9.会中应急。明确分工、责任到人、各司其责，哪方面出现问题，都有人应对。
10.会后复盘，并做好记录，下次办会时候好规避。
以上细节，希望能帮到大家。
