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前言
在前序文章中，我们介绍了办理入职手续时，用人单位应当要求拟录用员工提供哪些材料？其中便包括原用人单位开具的离职证明。实务中，部分拟录用员工可能基于种种原因，无法提供离职证明，或提供的离职证明中载有其个人的负面信息，遇到这种情况时，用人单位应该怎么办？详见本文以下内容。
一、离职证明的重要性
离职证明对于拟录用员工和用人单位都具有重要意义，具体而言：
（一）对拟录用员工
1. 求职的必要材料
（1）证明离职状态
离职证明是求职者向新用人单位表明自己已与原用人单位解除劳动关系、处于可以自由择业状态的重要凭证。
（2）证明工作履历
离职证明通常载有该名求职者在原用人单位的工作时间、工作岗位等信息，这是对其过往工作履历的官方证明。
2. 办理社保、公积金等手续的必备文件
（1）社保及公积金转移
劳动者离职后，通常需要离职证明文件以将社保和公积金转移到新用人单位或转为灵活就业人员。
（2）提取住房公积金
在符合一定条件的情况下，劳动者可以提取住房公积金。例如，离职后离开所在城市等，此时，离职证明是提取住房公积金的必要文件之一。
（3）办理失业登记
如果劳动者离职后处于失业状态，可能需要办理失业登记，以享受失业保险待遇或获取相关就业服务，此时，离职证明是办理失业登记的关键材料之一。
（二）对用人单位
1. 规避法律风险
（1）避免双重劳动关系纠纷
录用没有离职证明的求职者，用人单位可能面临该求职者与原用人单位仍存在劳动关系的风险。一旦出现这种情况，新用人单位可能会被卷入不必要的法律纠纷中，例如原用人单位可能会以侵害其权益为由，要求新用人单位承担连带赔偿责任。
（2）防范欺诈风险
通过要求拟录用员工提供离职证明，用人单位可以核实拟录用员工所提供的工作经历等信息的真实性，防止个别员工故意隐瞒真实的就业状况或提供虚假的工作履历，从而降低企业的用人风险。
2. 规范人事管理
离职证明是用人单位完善员工人事档案的重要组成部分。将离职证明存入员工档案，有助于记录员工的职业变动轨迹，为企业进行人力资源管理和分析提供准确的数据支持，也便于日后查阅和核对员工的工作历史信息。
二、用人单位可采取的应对方案
如果拟录用员工无法提供离职证明，用人单位可以采取以下几种办法：
（一）沟通了解原因
首先，与拟录用员工进行坦诚的沟通，了解其无法提供离职证明的具体原因。这可能存在多种情况，例如原用人单位开具离职证明流程繁琐、时间较长，拟录用员工与原用人单位存在纠纷导致原单位拒绝开具，或者拟录用员工自身疏忽等原因未能及时获取离职证明，用人单位应根据不同的原因寻找相应的解决办法。
（二）要求拟录用员工提供其他替代证明材料
1. 解除劳动关系协议书
若拟录用员工因特殊原因确实无法立即提供离职证明，可要求其提供与原用人单位签订的解除劳动关系协议书。该协议书通常包含双方解除劳动关系的相关条款和日期，能在一定程度上证明拟录用员工与原用人单位已不存在劳动关系。
2. 原用人单位的离职通知或离职邮件
如果原用人单位通过邮件、短信或其他书面形式通知员工离职，这些通知也可以作为离职的辅助证明材料。虽然其证明效力可能相对较弱，但结合其他证据，仍可作为参考依据。
3. 社保缴费记录
通过社保系统查询拟录用员工的社保缴费记录，确认其在原用人单位的参保截止时间。一般情况下，社保缴费截止时间可大致推断出拟录用员工的离职时间，但需注意，仅以此作为离职证明可能不够充分，需结合其他材料综合判断。
（三）背景调查核实
确有必要的，用人单位还可以通过对拟录用员工进行背景调查，以确认其离职情况的真实性。比如，通过联系拟录用员工原用人单位的人力资源部门、直接上级或同事，了解其具体的离职时间、离职原因等信息。在进行背景调查时，用人单位应注意遵循合法、合规的原则，保护拟录用员工的个人隐私。具体详见前文：招聘 | 用人单位如何进行招聘背调？
（四）风险防范措施
1. 要求拟录用员工出具承诺书
要求拟录用员工签署一份承诺书，承诺其与原用人单位已解除劳动关系，不存在任何劳动纠纷，且若因未提供离职证明给用人单位带来的任何法律风险，由拟录用员工本人承担全部责任。虽然承诺书不能完全免除用人单位的法律风险，但在一定程度上可对拟录用员工起到约束作用。
2. 在劳动合同中约定相关条款
在与拟录用员工签订劳动合同时，可在合同中明确约定员工有义务提供真实有效的离职证明，若因员工无法提供离职证明导致用人单位遭受损失的，用人单位有权向员工追偿。同时，还可约定在员工提供离职证明之前，用人单位有权暂不支付某些福利待遇或暂不安排某些重要工作，以降低潜在风险。
（五）特殊情况的处理
如果经过调查核实，发现拟录用员工确实存在与原用人单位的劳动纠纷或其他法律问题，用人单位应谨慎处理。可根据具体情况，咨询专业律师的意见，评估录用该员工可能面临的法律风险。在必要时，可暂停录用程序，待拟录用员工解决与原用人单位的纠纷并提供合法有效的离职证明后，再行办理录用手续。
总结
综上所述，拟录用员工无法提供离职证明的，用人单位应当及时与其沟通原因，并视情况采取要求其补充提供替代材料、与背景调查结果交叉印证、出具承诺函等方式规避法律风险，如经评估后仍无法降低风险的，可以暂停或终止录用程序。
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