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前言
实践中，出于核实员工身份、约束员工履职、保障用人单位财产安全等目的，部分用人单位存在扣押员工身份证和其他证件、或向劳动者收取押金保证金的情形。此等情形是否合法？用人单位又有哪些替代的风险防范措施？详见下述。
一、扣押员工证件的相关规定
根据《中华人民共和国劳动合同法》第九条、第八十四条的规定，用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件；违反规定扣押劳动者居民身份证等证件的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并依照有关法律规定给予处罚。
实践中，该等处罚金额通常以地方法规为确定依据。例如，根据《江西省人力资源和社会保障厅行政处罚裁量基准》（赣人社规〔2023〕3号）的规定，用人单位违反规定扣押劳动者居民身份证、劳动者档案或者其他物品的，应责令限期退还劳动者本人，并以每人500元以上2,000元以下的标准处以罚款，其中，涉及劳动者人数在5人以下的，责令限期退还劳动者本人，并以每人500元以上1,000元以下的标准处以罚款；涉及劳动者人数在5人以上10人以下的，责令限期退还劳动者本人，并以每人1,000元以上1,500元以下的标准处以罚款；涉及劳动者人数在10人以上的，责令限期退还劳动者本人，并以每人1,500元以上2,000元以下的标准处以罚款。
此外，根据《中华人民共和国居民身份证法》第十五条、第十六条的规定，任何组织或者个人不得扣押居民身份证，非法扣押他人居民身份证的，由公安机关给予警告，并处二百元以下罚款，有违法所得的，没收违法所得。
据此，用人单位不得以任何理由扣押员工身份证和其他证件，否则可能面临责令限期退还、给予警告、处以罚款等法律后果。
二、收取押金保证金的相关规定
根据《中华人民共和国劳动合同法》第九条、第八十四条的规定，用人单位招用劳动者，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物；用人单位违反本法规定，以担保或者其他名义向劳动者收取财物的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并以每人五百元以上二千元以下的标准处以罚款；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
对此，部分地方法规以该等违法行为所涉劳动者人数确定罚款金额，如上述《江西省人力资源和社会保障厅行政处罚裁量基准》；而部分地方法规还将所收取财物的价值作为罚款金额的确定依据，如根据《山西省人力资源和社会保障厅关于印发<劳动保障监察行政处罚裁量基准>的通知（试行）》的规定，违法收取劳动者财物折合人民币500元以下的，责令限期退还，并以每涉及1人处500元以上1,000元以下的罚款；违法收取劳动者财物折合人民币500元以上2,000元以下的，责令限期退还，并以每涉及1人处1,000元以上1,500元以下的罚款；违法收取劳动者财物折合人民币2,000元以上的，责令限期退还，并以每涉及1人处1,500元以上2,000元以下的罚款。
据此，用人单位不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物，否则可能面临责令限期退还、处以罚款、承担赔偿责任等法律后果。
三、用人单位的风险防范措施
（一）做好背景调查
用人单位在招聘环节，可依法通过书面审查、电话访谈等背景调查的方式，核实拟录用员工的身份信息、专业技能、职业资格等证件情况，避免在办理入职手续时，产生扣押员工身份证和其他证件的需求。
（二）规范内部管理
用人单位需要核实、使用员工的身份证或其他证件的，可以通过核查原件、保留复印件或扫描件等方式，避免对相关证件原件的保留或扣押。用人单位在授权员工使用、占用其资金、资源时，如使用公司车辆等，应当通过相应内部管理制度，明确相关审批和管理流程，通过流程制约而非收取押金保证金的方式依法保障自身权益。
（三）完善入职培训
用人单位在进行员工入职培训时，可以通过宣读公司规章制度等方式，向员工说明不当使用、占用公司的资金、资源将面临的法律后果，说明侵占公司财产的法律责任，以降低相关法律风险。
四、典型案例
（一）用人单位因向劳动者收取押金被行政处罚
在衢江综执罚决字〔2024〕第000133号案中，用人单位招聘劳动者从事市容秩序维护工作，劳动者从事该工作需着工作服，在劳动者入职过程中，该用人单位存在向9名劳动者各收取200元服装费押金的行为。执法单位因该用人单位向劳动者收取财物的行为违反了《中华人民共和国劳动合同法》第九条的规定，根据《中华人民共和国劳动合同法》第八十四条第二款的规定，结合《浙江省人力资源社会保障行政处罚裁量基准（2023版）》中该事项的第二档自由裁量标准（一般违法行为），对当事人作出如下行政处罚决定：对该用人单位向9名劳动者收取财物的行为以每人850的标准处罚款，共计罚款7,650元。
（二）法院判决用人单位退还保证金并支付利息
在（2021）川01民终2348号案中，用人单位聘用劳动者周某为驾驶员，并扣押了周某工资15,000元作为风险金，周某向法院请求由用人单位向其退还风险金，并支付以中国人民银行同期贷款利率计算至风险金支付完毕之日止的利息。法院认为，用人单位克扣周某部分工资作为保证金，根据《中华人民共和国劳动合同法》第八十四条的规定，应当向周某予以退还并赔偿周某该部分工资被克扣而造成的损失，因周某并未举证证明其因该等款项的克扣而对外负担了人民银行同期贷款利率利息的损失，故其要求按照同期贷款利率计算利息损失的依据不足，法院按照中国人民银行同期活期存款利率计算周某该部分金额的利息损失，自用人单位收取风险金之日起计算至实际退还风险金之日止。
总结
综上，用人单位不得扣押员工身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物，否则可能面临责令限期退还、给予警告、处以罚款、承担赔偿责任等法律后果。用人单位需要核实员工身份、约束员工履职、保障用人单位财产安全的，可以通过做好背景调查、规范内部管理、完善入职培训等合法方式来降低相关风险、保障自身权益。
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