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前言
在职场中，办理入职手续是每位新员工必须经历的第一步。对于用人单位而言，这一环节不仅关系到员工个人资料的收集，还涉及到公司劳动用工的合规性和风险管理。本文将详细介绍用人单位在办理员工入职手续时应当要求拟录用员工提供的材料和填写的文件，以供阅读者参考。
一、应提供的资料
为了确保入职流程的合规性及高效性，用人单位需要收集拟录用员工一系列关键的个人资料，以帮助用人单位了解拟录用员工的背景。用人单位应当在录用通知书中列明拟录用员工报道时需携带的资料（详见前文：用人单位怎样撰写一份好的offer？），通常包括以下资料。
1. 个人基本信息材料
（1）身份证明：身份证或护照是确认员工身份的重要证件。用人单位需要员工提供身份证或护照原件进行核对，并留存复印件。
（2）照片：拟录用员工通常需要提供近期免冠照片，这些照片将用于制作工牌、员工档案等。
（3）户籍证明：对于需要了解员工户籍信息的单位，或针对特定岗位或根据落户政策等需要的，可以要求员工提供户口本复印件或户籍证明。
2. 教育和资格证明
（1）学历及学位证书：学历和学位证书是员工教育背景的重要证明。用人单位应要求员工提供学历及学位证书的复印件，以便核实其教育水平和专业背景。
（2）职称证书和职业资格证书：对于需要特定职称或职业资格的岗位，员工应提供相应的证书复印件。这些证书不仅证明了员工的专业能力，也是其胜任岗位的重要依据。
3. 健康证明
（1）体检报告：用人单位通常要求员工提供体检报告，以证明其身体状况符合岗位要求，无传染病或其他可能影响工作的疾病，同时也能证明员工在入职时是否存在重大疾病或职业病，作为新用人单位是否需承担该等疾病责任的证明材料。
（2）健康证：部分岗位应当要求员工提供健康证、从业人员预防性体检合格证等证件，例如食品行业中，从事接触直接入口食品工作的食品生产经营人员应当取得健康证明后方可上岗工作。
4. 银行卡
为了顺利发放工资，用人单位需要员工提供银行卡复印件，通常用人单位应当在录用通知书中列明员工提供的银行卡所属银行，以预留时间给员工办理银行卡。
5. 社会保险及住房公积金证明
用人单位可以要求员工提供由当地劳动部门或社会保障机构出具的社会保险及住房公积金证明，如上海为参保人员城镇职工基本养老保险缴费情况，以帮助用人单位确认员工工龄以及对应的年假等员工福利。
6. 上一家用人单位出具的证明文件
（1）离职证明或解除劳动关系证明：为了避免劳动关系重叠，用人单位应要求员工提供上一家用人单位出具的离职证明或解除劳动关系证明。根据《劳动合同法》第九十一条规定，用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。因此，确认员工已与前雇主解除或终止劳动合同，能够在一定程度上避免产生劳动纠纷。
（2）竞业限制证明：员工与原用人单位签署的竞业限制协议，或原用人单位出具的该员工不存在竞业限制义务或竞业义务已免除的说明或类似证明文件。若不存在该等证明资料的，可以由员工签署不存在竞业限制义务的承诺书代替。
二、应填写的文件
除了员工提供的资料外，为使得员工和公司建立起一个清晰、正式的法律关系，员工应当在办理入职时填写或签署必要文件，以明确双方的权利与义务。通常包括以下文件。
1. 入职登记表
入职登记表是记录员工基本信息的重要文件，用人单位可以在入职登记表中要求“劳动者应当如实填写本表格，并承诺填写的信息属实”。员工需要填写包括姓名、性别、出生日期、教育背景、工作经历、联系方式、通讯地址等信息，这些信息对于用人单位了解员工背景和评估其能力至关重要。
2. 劳动合同
劳动合同是用人单位与员工之间权利义务关系的核心文件。员工与用人单位应当在入职时签署《劳动合同》，以明确双方的权利和义务，合同应明确工作内容、工作时间、薪酬福利等内容。
3. 录用条件确认书
用人单位应当向员工明确告知该岗位的录用条件，并要求员工签署录用条件确认书以表明其已明确该等录用条件，这是确保员工明确知晓并同意录用条件的重要文件。录用条件通常包括岗位职责、工作要求、试用期考核标准等。
4. 保密协议
对于涉及机密信息的岗位，员工需签署《保密协议》，协议应明确保密范围、保密期限、违约责任等内容，以保护公司的商业秘密和知识产权。
5. 竞业限制相关
（1）竞业限制协议：对于高层管理人员或关键岗位人员，用人单位可能要求员工签署《竞业限制协议》，协议应明确竞业限制的范围、期限、补偿标准等内容，以防止员工离职后对公司造成不利影响。
（2）不存在竞业限制承诺书：实操中，除原用人单位明确出具不存在竞业限制义务的证明文件外，用人单位较难核实拟录用员工是否负有对原用人单位的竞业限制义务。对此，用人单位可以要求员工在入职时签署承诺函，承诺其不存在竞业限制义务，并承诺承担因违反该等承诺而给用人单位造成的全部损失。
6. 员工手册签收函
《员工手册》详细介绍了用人单位的规章制度，包括考勤制度、休假政策、行为准则等。用人单位通过向员工发放并讲解《员工手册》的方式明确相关制度，员工则通过阅读和学习《员工手册》明晰权责边界。为确保这些规定可以有效送达，用人单位应当要求员工签署《员工手册签收函》，已证明员工确已收到《员工手册》并已阅读理解，实操中可以通过邮件往来或OA系统留痕代替。
三、注意事项
在办理员工入职手续时，用人单位还应注意以下几点：
1. 材料的合法性和真实性
为确保所收集的材料是合法和真实的，用人单位应当现场核对复印件与原件的一致性，并要求员工在所有复印件上签字确认与原件一致。对于提供伪造或虚假材料的员工，用人单位有权拒绝录用。对于因员工提供伪造或虚假材料导致用人单位在违背真实意思的情况下订立劳动合同的，劳动合同无效或部分无效，用人单位有权单方解除合同而无需支付经济补偿金或赔偿金，若存在服务期的，用人单位还有权要求劳动者承担相关法律责任。
2. 保护员工隐私
在收集和处理员工个人信息时，用人单位应严格遵守相关法律法规，保护员工隐私，防止信息泄露。
3. 及时更新和归档
用人单位应及时更新员工信息，并妥善归档相关文件。这不仅有助于提高管理效率，也是应对未来可能出现的劳动争议的重要依据。
4. 培训和指导
对于新入职员工，用人单位应提供必要的培训和指导，帮助他们快速融入团队，提高工作效率。
5. 沟通和反馈
在办理入职手续的过程中，用人单位应保持与员工的沟通，及时解答员工的疑问，并收集员工的反馈，以不断优化入职流程。
四、典型案例：杨某、广州某某社劳动争议案
（一）基本案情
杨某于2012年2月29日入职广州某某社，入职时担任速记员的岗位，后转岗为担任采编部门的采编岗位。双方有签订四份劳动合同，最后一份劳动合同的期限为2019年10月16日起的无固定期限的劳动合同。上述四份劳动合同的第十二条第4款均约定“乙方（杨某）保证提供的个人证件均为真实和有效的证件。经查实若乙方提供了虚假证件，甲方（广州某某社）将予以解除劳动合同，并不支付经济补偿金。”
2023年3月24日，广州某某社向杨某发出《解除劳动合同通知书》，载明：“2012年2月29日你入职以来与单位签订生效的《劳动合同》（甲方：广州市日报社，乙方：杨某）均明确约定‘乙方保证提供的个人证件均为真实和有效的证件。经查实若乙方提供了虚假证件，甲方将予以解除劳动合同，并不支付经济补偿金’。经审核，你向单位提供了虚假学历证件，已违反约定。根据《劳动合同》约定，单位决定自2023年3月31日起与你解除劳动合同。”
（二）仲裁及法院判决
广州市劳动人事争议某某裁委员会作出穗劳人仲案〔2023〕8940号仲裁裁决书，裁决：广州某某社一次性支付杨某违法解除劳动关系赔偿金313993.70元，应休未休年休假工资差额5021.39元和应休未休年休假工资差额2510.70。
一审法院判决与劳动仲裁裁决结果相同。
二审法院认为，诚实信用是社会主义核心价值观之一，也是劳动合同法的基本原则之一，诚实信用原则的适用贯穿于劳动合同的订立、变更、履行和解除／终止等整个过程。杨某与广州某某社签订的四份劳动合同均明确约定“乙方（杨某）保证提供的个人证件均为真实和有效的证件。经查实若乙方提供了虚假证件，甲方（广州某某社）将予以解除劳动合同，并不支付经济补偿金。”杨某在广州某某社工作期间，隐瞒其以虚假的东山中学学历为前置学历报考兰州大学并取得兰州大学学历的情况，违反诚实信用原则和双方的合同约定。另外，根据《新闻记者证管理办法》（2009年10月15日施行）第九条的规定，新闻机构中领取新闻记者证的人员须具备大学专科以上学历并获得国务院有关部门认定的新闻采编从业资格。杨某二审提交的《领取新闻记者证人员*》显示杨某在申请领取新闻记者证时填写的教育经历为兰州大学专科、本科，但杨某该学历是其以虚假的东山中学学历为前置学历报考并取得，应予撤销，后被兰州大学认定为无效。此外，虽然杨某提交了盖有“湖南常德电脑专修大学”章的《毕*》，但湖南应用技术学院（原湖南常德电脑专修大学）于2022年8月25日出具的《证明》证实杨某于2002年9月在该校大36班《英语》专业自考辅导班学习，在2004年7月修完规定课程，获得《学业证书》；其次，该校于2004年才升格为国家统招大专院校，而杨某于2002年9月已入读该校，且杨某未举证证明其在入读该校时已完成高级中等教育，故杨某即使取得湖南常德电脑专修大学的《毕*》和《学业证书》，也不能证明杨某具备高等教育大专学历。杨某实际上不符合双方于2019年10月16日所订立劳动合同的任职资格。因此，广州某某社解除与杨某的劳动关系，符合法律规定。杨某请求广州某某社支付违法解除劳动关系赔偿金，缺乏依据，本院不予支持。原审判决广州某某社向杨某支付违法解除劳动关系赔偿金错误，本院依法予以纠正。最终二审法院判决广州某某社不需支付杨某违法解除劳动关系赔偿金313993.70元。
总结
办理入职手续是用人单位和员工建立劳动关系的重要环节。通过要求员工提供必要的材料和填写相关文件，用人单位可以确保用工的合规性，同时为员工提供一个清晰、透明的入职环境。这不仅有助于保护双方的权益，也是构建和谐劳动关系的基础。
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