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前言
办理入职手续是用人单位与员工建立劳动关系的第一步，确认并有效签署相关法律文件，有助于双方明确权利义务关系、建立稳定和谐的用工秩序、降低劳动争议的发生概率。在前序文章中，我们介绍了办理入职手续时，用人单位应当要求拟录用员工提供哪些材料？本文将进一步介绍，用人单位应当要求拟录用员工签署的法律文件以及各项文件的主要关注事项。
一、应当签署的法律文件
（一）基本文件——劳动合同
1. 劳动合同的订立
2. 劳动合同的类型
3. 劳动合同的条款
（二）其他可能需要签署的文件
1. 针对特定岗位的员工
2. 针对使用制式劳动合同文本的配套补充文件
3. 针对用人单位的各项规章制度
《员工手册》及各项涉及劳动者切身利益的规章制度的签收确认书，表明该入职员工已收到并阅读了用人单位涉及员工的重要规章制度，同意遵守其中的规定。
二、典型案例
案件名称：孙某诉某装饰公司劳动争议纠纷案——领取退役金的退役军人具有建立劳动关系的主体资格
案情概述：孙某系自主择业退役军人，于2021年3月30日入职某装饰公司。2021年5月17日，某装饰公司法定代表人通过微信转账方式向孙某支付4月工资加报销5,175.5元。某装饰公司分别于2021年6月至2022年3月期间每月向孙某的银行账户转入相应款项。2021年1月至2022年7月，大连市退役军人事务局为孙某缴纳医疗保险。孙某自认每月享受退役金9,300元。2022年5月31日，孙某申请劳动仲裁，请求某装饰公司支付2022年3月工资及未签订劳动合同二倍工资。同年9月30日，仲裁委员会作出仲裁裁决书，裁决：驳回孙某的仲裁请求。孙某不服，诉至人民法院。
辽宁省大连市旅顺口区人民法院于2023年2月2日作出（2022）辽0212民初3706号民事判决：某装饰公司支付孙某2022年3月工资3,500元；驳回孙某其他诉讼请求。孙某及某装饰公司均不服一审判决，提起上诉。辽宁省大连市中级人民法院于2023年5月8日作出（2023）辽02民终2394号民事判决：撤销一审判决；判令某装饰公司支付孙某2022年3月工资4,565.22元及未签劳动合同二倍工资差额58,855.22元。
裁判理由：法院生效裁判认为，孙某是自主择业退役军人，尚未达到法定退休年龄，也尚未享受养老保险待遇。根据《中华人民共和国退役军人保障法》《关于自主择业军队转业干部安置管理若干具体问题的意见》（国转联［2006］1号）相关规定，自主择业退役军人具有建立劳动关系的主体资格，亦能参加当地社会保险。某装饰公司以孙某已享受退休待遇以及用人单位不能为其缴纳社会保险为由，主张孙某不具有建立劳动关系的主体资格于法无据。孙某自2021年3月30日入职某装饰公司，根据时任法定代表人的指示从事公司工程施工现场的监管工作，工作内容属于某装饰公司的业务组成部分；孙某接受某装饰公司的考勤、工作管理；某装饰公司每月中旬左右向孙某支付上月工资，双方成立事实劳动关系。对于工资标准，某装饰公司作为用人单位未能提供其应掌握管理的员工工资清单和考勤记录，对每月支付孙某款项的具体组成无法作出解释，应承担举证不能的不利后果。结合工资支付转账记录及孙某相关陈述，认定双方约定月工资为6,000元，按照经公司考勤核对2022年3月出勤天数17.5天，计算某装饰公司应支付孙某该月工资4,828元。
在有法律明确规定鼓励和扶持退役军人就业的情况下，某装饰公司作为用人单位在与孙某建立用工关系时应依法履行签订书面劳动合同的法定义务，该义务不因其主观认知混淆而免除。某装饰公司二审自认同期也未与其他员工签订劳动合同，亦未举证证明系孙某个人原因所致，故孙某诉请未签劳动合同二倍工资差额于法有据。
总结
综上所述，办理入职手续时，用人单位应当及时与拟录用员工签署书面劳动合同，否则将可能承担支付二倍工资的法律风险。除了劳动合同外，用人单位可能需要与特定岗位员工签署其他法律文件，比如保密协议、竞业限制协议、廉洁自律从业承诺书等；对于使用制式劳动合同文本的用人单位，可能还需要员工补充签署岗位职责说明确认书、薪酬方案确认书等劳动合同的个性化配套文件；此外，为了便于新入职员工了解用人单位的各项规章制度，明确行为边界，降低未来发生劳动争议的概率，用人单位还需向员工宣讲《员工手册》等规章制度，并要求员工签署相关签收文件。
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