老文新发：
非常的抱歉，因为审稿不严，昨天推送的这篇文章，丢掉了案例和导图，推送的文章是无法撤回的，按照规则每天只能推送一篇，今天重新推送吧。
这段时间居家隔离，梳理团队过去一些商务管理的痕迹，一点一点的码成文字，分享出来，所以更新的勤了些。流程是管理永恒的话题，公司每一个版块都有流程，但任何公司，流程不可能覆盖到管理的每一个角落，所以在项目商务管理中，我们需要有团队的小流程来覆盖有些管理的死角，有些只要形成了习惯，并不会增加我们多大的负担，而这些小的习惯和举动，可能在未来的某个时间点发挥出作用。
文末的两个案例都是真实的事件，《分包洽谈记录》或者把它叫做“备忘录”可能更贴切，在不经意间，小小的一张纸片可能会发挥作用。只要有一个事件，其发挥出来的价值，这件事便可以成为我们坚持做下去的理由。
2020年11月24
白开水
可花上30秒时间看一下本文总导图：
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前几天公众号推送了一篇我同事的文章《浅析商务会谈记录的小技巧》（点击可跳转），文章非常详细的介绍了会议记录的场景、概念、特点、方法和技巧等。 在项目的日常商务活动中，经常会有各种例会、专题会、商务洽谈会、合同谈判，会议的对象可能是发包方、监理、管理公司、咨询公司，也可能是公司内部、项目内部，还可能是分供方，会议中可能会有一些决议、指令、商务洽谈的细节，甄别筛选出重要的有用的信息，形成备忘或会议纪要。 我们自己记录的会议记录一般是留作自己备忘的，而有些正式的会议纪要可能需要会后整理完毕经过参会方确认后会签，不能当场签字。本文特就分供方的会议记录在项目商务管理中的应用做详细的讲解。 而在分包全过程管理中，为了快速的固定各种会议商定的内容，我们团队常采用手写会议纪要，就会议内容与分供方当场确认并会签的方式，有如下好处： 1. 高效率：手工当场记录，不需要额外花时间打印，可随时随地不受条件所限，一张白纸就可记录，当然，商务办公室有空白的固定会议模板，双方就会议内容当场确认并签字，效率极高；国内合约意识低，可防止在会后整理会议纪要的过程分供方出现反悔不认账情况； 2.备忘：就某个或多个作为会议商谈双方的备忘录，花点时间梳理明晰招标、履约、结算过程中的问题避免结算时踩雷； 3. 可作为补充合同、结算依据：由分供方授权委托人签认的文件是有效的法律文书文件，可作为证据。 下图便是一份A4白纸记录的就某项合同外的事项商谈的记录，高效快捷。![]()
1. 在分供方招投标期间，清标、澄清、议标时，商务部会组织参与投标的各家分供方就其投标文件进行澄清、议标，让其理解招标文件、技术条件、合同条件、报价条件，并形成会议纪要，当场签认。 在澄清、议标期间，分供方为了拿到合约，在此期间一般会知无不言言无不尽，有些专业性很强的要点，分供方在此期间一般会比价坦诚。切记会议错开，不可开大会，不可向投标人透露其他参标人的任何信息，避免出现串标的现象。 2. 招标工作已经经完成并基本敲定最终的分供方，进入合同谈判期，但尚未签订合同，就合同细节、技术条件、现场条件、报价等进行细致的商谈，将商谈的内容当场形成纪要双方会签。 3.履约期间遇到合同外另行委托的工作内容，合同清单外发生的项目需要确认，可视情况将问题积累到一定程度召集分包进行商谈，将商谈内容固定，作为签订补充协议或结算时的依据，切不可将问题都遗留到结算时一起解决。 4.结算前夕可能会就分包结算中存在的问题进行一次或多次商谈，并形成纪要，固定证据。 注意：不论何种阶段，一定要求参会人系其公司的授权委托人，有授权委托书，是其法定的授权委托人，确保其签字的文件具有法律效率。 根据参会分包、会议的内容，我方参与人员主要为项目经理、商务经理、商务主办、记录员（可由商务经理或商务主办记录，不是太重要的会议也可由商务部新同事锻炼），如果会议涉及到技术问题、现场问题可能还需要总工、技术经理及工程部的同事参与。对方由其项目负责人、授权委托人（极为重要）、及相关成员参与。 会议纪要可以制定固定的格式，打印好的空白的格式，开会前准备好，会议中直接拿来手写即可。下图是一份分包洽谈记录的样本。![]()
▍六、案例
案例1
2011年某项目总承包工程，某木工劳务班组结算前，结算争议点集中在分包所提出的零星用工和费用上涨的诉求上。其所递交结算资料中，包含了大量零星用工单据，涉及增加结算总额约40万元，该老板派人围堵项目部和地方政府部门。我方依据合同及过程中的其确认的洽谈会议记录，合同为固定综合单价合同，不因任何因素上调，已包含各种风险因素。且分包所提的大量零工单据并无我方现场工程师确认，数据无从考证。其中有一部分合同外的内容在过程中洽谈记录中已经确认，而该老板已经忘了确认这件事情，申报的金额大大高于市场价和确认的金额。
最终经过多轮商谈，双方将争议的额度锁定了，除去应该给的，我们也做了些妥协和让步，其中有一部分争议因为有洽谈记录，涉及10万元左右，该老板最终认可了洽谈记录他自己签认的价格。
案例2
某改建项目，系烂尾楼工程，主体结构完成多年后重新施作，外墙保温涂饰专业分包招投标澄清时，和拟中标单位多次会谈，根据项目实际情况多次澄清分包施工内容，其中有一项外墙整体涂刷界面剂，与业主的合同清单中，无此清单项，招标是六选三，澄清会谈时，其中一家分包提出，考虑到项目搁置时间较长，受外强风化影响较大，应整体进行界面剂涂刷处理，所以在会谈时，项目商务人员与各拟中标单位分别进行了此项内容的澄清：如后期进行此项内容施工，施工单价成本测算1.5元/m2，并记录在洽谈纪要中，由双方现场签认。因不确定该项是否施作，在合同中并未约定此项工作内容。
实际施工中，根据业主及监理要求所有建筑外墙混凝土面整体涂刷界面剂，与分包结算时此为合同外增项，需要单独核价，现场三家分包单位上报价格均高出澄清时价格数倍，分别：2.7元/m2、3元/m2、10.07元/m2，涉及总费用49.31万元。结算洽谈时，项目商务人员出具了招投标澄清时会谈记录成本价1.5元/m2，最终三家分包以澄清时成本价为基准，议定结算综合单价2元/m2，总费用20.89万元，审减费用28.42万元。
