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一个项目的结算工作是项目商务工作中的一个重要里程碑。只有当结算定案表签署完成了，项目的商务工作才算划上了句号。结算工作的好坏，直接影响到项目的最终收益。而结算文件的组卷与汇编更是一项繁重的工作，需要将项目从投标到项目结束，将所有合同文件、影响造价的相关资料从海量的文件中筛选出来，这些文件散落在公司、项目部的各个部门手里，海量的文件互相之间交叉，互相佐证甚至互相矛盾，这些资料包括不限于：招标文件、合同文件、补充协议、工程量清单、过程商务经济资料（变更、现场签证、索赔文件、月报等等）、各版本的图纸（从招标图到竣工图）、施工组织设计、专项施工方案、监理例会纪要、专题会议纪要、往来函件、政策性文件、影像资料、物资进货单、财务资料、气象资料等等不一而足，结合繁重的最终计量计价工作并形成结算期的计量计价成果，通过科学的整理，最终汇编在一起，形成一份具有造价结果的成果性文件的汇编。除了这些需要组卷成册的结算资料以外，甚至有些资料虽暂时不需要组卷到结算文件中，但也需要提前准备好，在结算核对过程中，或者面临后续审计工作中，随时能快速的检索，一方面提高工作效率，另一方面可以在结算谈判中及时的应对。
我个人认为结算是工程合同文件的合集，工程合同文件（商务文件）的合理性、合规性、完整性直接影响结算的效果和质量。
工程合同文件，不仅仅是中标后签约的那本装订成册的文本，过程中产生的商务文档、技术文档、往来的函件、会议纪要、物质资料、工程资料、甚至财务资料等等，都可以称之为合同文件的一部分。这些资料分散、杂乱，归口部门又多，涉及到公司和项目部的各个部门，而不仅仅是商务部。合同的变更、过程计量、月报、费用申报、现场签证、索赔等这是商务部牵头或者分内的事情；那么技术部：施工组织设计、专项施工方案、进度计划、技术洽商等等；工程部：施工日志，现场的照片搜集整理等；物资部的物资进场验收记录等，安全部人员进场记录，财务部的各种支付凭证、发票等等资料。如果不进行体系的管理，到结算时，缺东少西的，会对结算造成困扰，有的项目万不得已到打官司的时候，根据谁主张谁举证的原则，本来占理的，却因为有效证据管理不善缺失导致造成被动的局面。
因此，工程合同文件的管理是一项跨越整个履约期的动态文件管理，也极度考验承包人公司及现场履约团队的商务管理水平，过程履约中合同文件管理的水平，履约合同文件的合理性、合规性、完整性、闭环性会直接会影响结算的效果和质量。
因此，从这个角度来看，结算工作从来都不是从工程竣工后才开始的，而应该从中标甚至投标期间就要开始谋划并实施的。
如何管理好项目的合同文件，笔者做过很多的实践，并在十多年十多个项目经过验证，并不是方法和理念有多好多先进，而是用最笨的方法，从项目开工便搭建好框架，然后根据框架往里面填充内容。因此这项工作是一项长期的工作，从项目项目伊始到项目结束，必须有专门的人员去搜集、整理、归类。
只要过程中结算资料的整理、归档能实现标准化、流程化，到结算的时候组卷等相对就容易了。
一、过程文档的管理
1.1搭建文档管理的体系与规范
一日之计在于晨，一年之计在于春，同理，一个项目的合同文件管理最重要的在于项目的开始，搭建框架，建立好文档整理规范，有专人负责，定期检查回顾，基本上按照这个思路就不会有大的偏差。最怕的是项目开始便一盘散沙，资料从整理规范、编号系统混乱，纸版文件收集混乱，到中途想要改变将会比较难。
大概2010年，某项目，我意识到这个问题，当时在我们团队开始推行文件标准化管理，首先是搭建一套文档的管理架构，其实并不复杂，我最初的版本是在Excel中简单的做了个分类。分类的逻辑很简单，按照收与支主要对应的是“A业主类”“B分供类”；按照专业分“C图纸和技术文档”，归口主要属于技术部；计量类“D工程量计量“属于商务部；对应公司上级的”E公司报表类“。
后续在运行过程中又不断的根据需求升级这套系统，根据需要有增加了“成本及资金计划类”、“工程照片及其他类”等等，并把这套系统架构图升级到了XMind中。
一个项目产生的文档，按文件的格式来分，主要是电子版和纸质版，这两种格式的文件，一种是看得见摸得着的，一种是数字格式的，分布于项目上的各参建方、各个部门、各部门工作电脑或个人电脑中，要统筹管理，可见难度，一个项目的周期少则一年，多则数年，但项目竣工移交之后，商务工作并没有终结，结算工作往往要绵延几个月到数年不等。如此长的时间跨度，现场项目部撤离、项目技术、商务人员变动在所难免，对合同文档管理提出了更高的要求和挑战。最怕到结算关键时刻，才发现一份重要的成果不知所踪，或者因人员离职没有进行无缝的交接，带走了所有的成果和数据，给结算工作带来困扰，甚至带来不必要的经济损失。
项目的很多文件是随着项目的进展动态产生的，其产生的来源分为内部的和外部的，内部的如分供方的招采、分供合同、月度结算、最终结算，计量文件、现场签证、索赔资料等等归口在商务部；施工组织设计、专项施工方案、除商务函件之外的其他函件、技术洽商、施工日志等，这些文件主要发起人是技术部、资料室、工程部；外部的如图纸、开工令、地勘报告、业主发函、书面指令、设计变更通知单、监理例会纪要等等来源于发包人、监理人及设计人。
无论电子版还是纸版文件，必须在这套统一的架构下进行归类和管理，体系和管理规范是一致的，纸版文件和电子版的文件大部分是重叠的， 即既有电子文件，也有纸版文件，如过程对发包人的计量文件、现场签证文件、索赔文件、补充协议、发出的各类函件、分供方招采合同文件等等；有些文件只有纸版文件，如开工令、地勘报告、监理例会纪要、指令和通知等等；有些只有电子文件，如现场影像资料，往来电子邮件，计量成果（图形算量文件、套价文件）等等。
根据法律常识，纸版原件的有效性远远大于复印件副本以及电子文件（未盖章的原始版完全无效、PDF扫描版相当于复印件）。有些电子文件是无法批量纸质化，但也能作为有效证据，如现场照片、视频文件、录音文件等。有些文件是重要的成果，虽然无法纸质化，但是却是项目商务人员的“命根子”，一旦丢失将会造成巨大损失，如图形算量的成果文件，是花费了商务人员通宵达旦奋斗和努力出来的宝贵成果。
因此需要根据电子版和纸版文件的特点，分开进行统一的管理。
1.2商务电子文档云端化
体系搭建好了后，就可以采购云盘如亿方云等，或者自建NAS【需要一定的IT基础，难度比较大】，根据项目人员配置给与相应人员进行权限设置。
商务文档云端化，解决了文档分散的问题，实现了文档的标准化、规范化，避免文档丢失篡改的风险。以亿方云为例， 高级版云盘一个成员每年的投入也就480元/年，按3年10个人计算，一个项目的投入也就在14400元，这对一个合同额上亿的项目来讲，确实不是太大的投入，但却改变了大家文档通过微信传递的习惯，随时实时同步到云端，团队每个人员都能实时的更新项目的商务文档。
1.3纸版文档分类与归档
纸版文件的管理重要的主要是整个项目团队的意识，因此在项目合同交底时要重点强调文件管理的核心思想是“朝着打官司的方向”去整理。
很多项目不重视项目团队主合同交底，流于形式，把合同主要条款摘录下来，照本宣科念一遍， 拍几张照片，做好签到表，应付公司的流程完事。实际上可以趁这个机会，给项目团队做一次合同知识的培训，以本项目的合同条件，结合公司过去成功和失败的案例，除了宣贯合同精神，还可以讲讲本项目的现场签证与索赔的技巧、流程，顺带强调文件管理的整体思路和方法，多强调文件管理的重要性，一次讲不完可以多分几次。在对分供方的合同交底时也可以多多再次强调以强化记忆。
对于纸版文件如何整理，笔者之前专门写过一篇文章分享过：
1.4责任与分工
介绍完了框架和原理，相信你已经对文件管理的原理有了基本了解，那么，这些业务需要具体的人去做，谁去做？
可以根据框架表中所列的文件，一一分解分配工作，分配工作尽量根据每个人的业务能力大小，工作经验、独立工作能力等进行分配，尽量考虑到老带新，一般来讲文件的传递、归档、纸版文件电子化等等技术性不强的工作（我的纸版文件管理的要求还算较高的），可以让新人做，强化他们养成文件管理重要性的意识；分供方招采、签约、结算由业务主办来主导，可以新人参与配合；现场签证收方也可以老带新，让新人多多下现场；内部重计量工作可以在日常及早安排新人多多参与提高。多给新人参与的机会，循序渐进的提高，基本上一到两个项目完成就可以独挡一面了。
在每个纸版文件柜上，要贴上责任人的标签，中小型项目一个新人就可以管理下来，大型项目可以根据文件的数量，分配给多个人。
1.5纸版文件的电子化
前面提到了很多文件只有纸版的没有电子版的，或者有电子版的却只是word格式或者Excel格式的，并非最终签字后的版本，这类文件需要最终签认版回来后，及时的通过扫描仪扫描归档。如很多的认质认价文件、现场签证文件、变更费用申请审批文件、重要涉及调整合同价款的往来函件等等，在将纸版文件归档进文件柜之前，应该做好同步扫描成PDF文件的工作，并归档进相应的文件夹中。
但这项工作的前提，是商务部的相关成员对于PDF文件格式及相关的软件、扫描仪硬件要有一定的了解，笔者通过多年实践，形成了一套PDF的终极解决方案（软件+硬件）。
过程发生的纸版文件，尤其是可能涉及造价和调整合同价款、结算组卷可能用到的重要文件，如：对业主的月度计量文件（月报）及审批件、现场签证文件及签章好的原件、各类会议纪要、施工组织设计审批版、各类指令、往来函件、分供方招采、合约文件、分供方结算、各类发票等等，在收到盖章完成的原件后，第一时间扫描成PDF，PDF文件归档到相应的文件管理系统中，纸版归档到文件柜中。
因为文件非常多且杂，我的建议是，回来一份就及时扫描，切不可堆积到结算期间去做，这样带来的好处：一是可以尽量的减少打开纸版文件频率，例如：领导要查阅某个分包合同文件或者商务函件，你基本上根据你文件搜集整理习惯，很快定位到该文件所在文件夹，直接提供带签字盖章的PDF扫描版的副本，而不需要到文件柜里翻半天，取出来，把原件交出去有极大被丢失损毁风险，或者拍照通过及时通讯软件发送效率极低。第二点在过程核对或者结算时，如果驻场咨询或审核人员不在现场的话，需要翻阅资料，效率极高。第三点是最近几年，很多的业主对结算组卷也要求提供电子档文件了，如果把所有的扫描工作放到最后，将给结算团队带来巨大的压力。因此，不如随纸版文件归档而同步进行纸版文档电子化并归档的动作，一劳永逸。
下面图片是某项目结算文件电子版截图，该项目2010年底开工，共三期分三个标段，2014年6月提交结算报告，在办理结算时，只需将平时的文件做好整理，统一到一份PDF文件中，其中包含了Excel形成的汇总表、计价文件形成的结算清单、过程中的上百份的现场签证、设计变更、认质认价等文件，总计有3000多页，这只是其中的一个标段。
某项目结算文件报送合并版局部截图
花了很大的篇幅讲过程文件归纳整理，我认为这个是结算组卷的非常重要且基础的工作，如果日常工作做的好，将会给结算组卷带来很多的便利条件，结算组卷的效率也将大幅的提升。
二、结算资料的整理思路与组卷方法
发包人对于结算工作也越来越专业和重视，因此要求也越来越高，在结算组卷前，一定要跟发包人造价部或者咨询公司、管理公司提前沟通结算管理程序、结算审核流程、结算需要的文件清单，根据项目工期长短，可以在竣工验收前3-6个月甚至更早时间与发包人或咨询公司进行沟通。了解并掌握发包人的审核流程、审核部门、审核关键人物、做好结算策划书，并制定相应的结算计划，以及人员的分工，项目结算前成本情况分析以确定结算底线等等。
某项目结算重要时间节点计划
重要的是人员的分工，另外一部分主要的配合部门是技术部门，包括过程中项目的施工组织设计、专项施工方案、各类设计变更、技术洽商、竣工图整理等等。商务部内部的工作重点是结算前成本分析，以便确定底线。另外一个重点是结算前的重计量及组价工作，尤其是单价合同模式、费率合同模式下，当然，条件允许的情况下重计量工作可提前进行。当然，在结算计价文件最终定稿前，需要经过多级复核，并根据成本情况，进行分解切块，这个时候，专业分包的结算工作基本完结，其工程量可以是一个重要的参考复核指标与参照系，可以根据结算计价工程量分块对照盈亏分析，当然，为了提高效率，重点观察持平项和亏损项，是否存在漏算、少算，一方面可以通过这项工作审查重计量质量，另外可以据此制定结算底线额。
基础工作完成后，便可以进行最终的组卷了。以案例来说明：
2.1结算组卷案例
案例一
基本上较为成熟的业主方都会有较为详细的对结算程序、组卷要求、审核流程等等，如某项目《工程竣工结算管理细则》，分为总则、参建方职责、竣工结算程序、附则等章节，并提供了《竣工结算流程图》、《工程结算审核单》（单独一张审核单，不需要组卷到承包人结算文件中）、《结算资料归档移交单》等等文件，承包人只需要按照归档移交单进行整理就可以了。但千万别小看这张表格上的文件，包括招投标期间的资料（招标文件、投标商务技术及资格审查文件、合同副本及补充协议、过程月报、现场签证文件等等，光整理这些资料也花了很长时间，这个项目的结算文件最后装了两大纸箱，每个箱子需要俩个壮汉才抬得动，在业主楼下用平板车送进他们造价管理部。
某项目结算资料归档移交单
该项目我是中途接手的，过程文件的管理和归档并不是按照我的思路来的，结算前商务经理离职，结算组卷花费了很多时间。细看上面的这张表，1~7项基本上都是基础性资料，招标文件投标文件、合同文件都有电子版，只需要打印装订做好副本即可；竣工图纸由技术部门整理；4~7项在过程中没有扫描，又安排人进行扫描工作，为什么后续了还需要扫描呢？主要是PDF文件方便组卷时通过灵活调整分册，比如现场签证原始文件有近百份，加上每份签证的计价文件、审核文件等等，每份签证都有数十页，这样光签证文件就有上千页。做成PDF后很方便随意成册组卷，组卷定稿后每个单册一个文件，方便到打印社打印装订，也可合并成一个文档，方便查阅。
上述文件都形成电子版后，根据分类统计这些文件的基本页数，并用Excel进行初步的分卷分册。如下表：
部分归档资料清单及分册与页码统计表
最终形成的结算组卷目录表，仅仅计量计价部分就有3000+页，共分了六册打印装订。
案例一计量计价部分目录汇总表
另外一个项目对于结算文件的要求大同小异，如下图：
该项目合同文档的归档管理是按照我要求的架构和规范整理的， 结算我基本上没有太多深度参与，我的同事在结算开始前，便根据管理公司的要求，及项目的实际情况，用Xmind整理了一份工竣工结算资料编制纲要。
某项目工程竣工结算资料编制纲要部分截图
根据上述的结算大纲做好工作计划和详细分工表。分工需要将发包人要求的结算资料，拆分成细项，每项都落实到责任人。隔段时间召集各部门和相关人员进行梳理完成进度，该项目因为过程中绝大部分文件都已扫描完毕，商务人员的重点工作是重计量和组价工作（结算清单要求用软件版）。技术人员重点是和商务结合做好竣工图整理工作。该项目我仅仅参与了项目组织的几次结算动员会与梳理会，组卷完成后，我仅仅做了些审核工作提出少量的修改意见，最终结算核对等全部是我一手带出来的同事主导完成的。该结算书汇总下来有上万页。
案例二结算书汇总目录
2.2组卷流程与方法
三、小结
上面基本上介绍了结算文件整理和归档的思路和方法，算作为《如何成为优秀的商务经理》系列的番外篇。实际上也有坛友后台问我，为什么没有提到结算，原因是因为李红波老师的《工程项目利润创造与造价风险控制-全过程项目创效典型案例实务》一书的第6章《结算办理创效与实务》，已经从技术和程序方面写的非常细致了，我没办法去写的更好，因此推荐各位阅读与学习，而我更多的只能从非专业的角度，从证据的搜集整理办法和思路上给大家介绍如何去整理和归档。
