细思极恐!企业采购业务不内控,会出大问题!

文摘   2022-05-10 08:30  





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一、案情简介

A公司成立于2006116日。吕某于2015年至20187月在A公司任职采购经理,伊某于20152月至20165月在A公司任职采购经理。伊某任职期间引进B公司作为A公司的供应商。伊某离职后,吕某负责B公司的采购业务。

2016年上半年,吕某与伊某商量后,由伊某找B公司总经理林某索要好处费,提出按照采购额的5%收取,林某经考虑后表示同意。林某安排公司会计林某2每月在收到A公司货款后随即按货款额的5%作为好处费,通过原公司员工“宿某”个人银行账号转款给伊某个人银行账号。经查,2016年7月至2018年8月间,B公司通过宿某账号分28笔转款3482288元人民币(币种下同)至伊某账号,林某账号转款1笔144500元至伊某账号,共转账3626788元。吕某利用其在采购部的职务便利,帮助B公司获得大量采购订单,B公司销售额从原来平均每月21.5万元飙升至每月364.8万元。

经查,伊某银行账户2016年7月至2018年9月间提现1204000元,该账户2017年7月至2018年8月间向吕某银行账户转款1176700元;伊某银行账户于2018年6月30日、7月20日分别转给吕某银行账户181000元、33500元;以上合计转款139.12万元给吕某。同期吕某妻子李某银行个人账户有数百万现金存入。

二、法院观点

被告人吕某、伊某,利用职务上的便利,索取他人财物,为他人谋取利益,数额巨大,其行为均已构成非国家工作人员受贿罪。公诉机关指控的犯罪事实清楚,证据确实、充分,指控的罪名成立。被告人伊某犯罪以后自动投案,如实供述自己的罪行,是自首,案发后主动赔偿A公司部分经济损失,并取得A公司谅解,依法对其减轻处罚;被告人吕某如实供述部分犯罪事实,依法可以从轻处罚;综合考虑被告人的犯罪事实、犯罪的性质、情节、涉案金额及认罪态度,依照《中华人民共和国刑法》第一百六十三条第一款、第六十七条第一款、第三款、第六十四条之规定,判决如下:

一、被告人吕某犯非国家工作人员受贿罪,判处有期徒刑五年。

二、被告人伊某犯非国家工作人员受贿罪,判处有期徒刑二年六个月。

三、追缴被告人吕某、伊某的违法所得人民币2826788元,依法没收,上缴国库。

三、

引发思考

A公司的管理制度到底是哪里出了问题,才让吕某和伊某二人有机可乘?

经查,A公司的采购业务在内部控制制度上存在巨大漏洞!A公司每月没有固定的采购计划;吕某采购也无需向公司申请,公司采购的申请、批准、登记制度均不完善,这才导致公司经此一难。


四、管理建议

企业采购业务主要风险点及内控建设应对要点:

1. 缺乏采购申请制度。

应对要点:

建立采购申请制度,依据购买物资或接受劳务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门,对需求部门提出的采购需求进行审核,并进行归类汇总,统筹安排企业的采购计划。

2. 未编制采购计划;需求计划或采购计划编制不合理;不按实际需求制定采购计划;采购计划与企业生产经营计划不协调等。

应对要点:

明确采购计划制定的关键流程步骤;

生产、经营、项目建设等部门,应当根据实际需求准确、及时地编制需求计划。需求部门提出需求计划时,不能指定或变相指定供应商。建立内部沟通机制,及时获取生产、库存、销售信息,根据生产计划和目前库存及在途情况,科学安排采购计划制定和调整采购计划;

3. 请购未经适当审批或超越授权审批,可能导致采购物资过量或不足,影响企业正常生产经营。

应对要点:

具有请购权的部门对于预算内采购项目,应当严格按照预算执行进度办理请购手续,并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的部门或人员审批后,再行办理请购手续。

具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时,应重点关注采购申请内容是否准确、完整,是否符合生产经营需要,是否符合采购计划,是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请,应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

4. 供应商选择不当,可能导致采购物资质次价高,甚至出现舞弊行为。 

应对要点:

建立科学的供应商评估和准入制度,对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查,确定合格的供应商清单,健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录,都要由采购部门根据需要提出申请,并按规定的权限和程序审核批准后,纳入供应商信息档案。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。

5. 缺乏采购登记制度,可能导致采购过程无法追溯,未能明确相关人员责任。

应对要点:

实行全过程的采购登记制度或信息化管理,确保采购过程的可追溯性。

6. 验收标准不明确,可能造成采购物资质量无法正确判定,造成质量风险。

应对要点:

制定明确的采购验收标准,结合物资特性确定必检物资目录,规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。

7. 缺乏有效的采购会计系统控制,未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况,相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致,可能导致企业采购业务未能如实反映以及采购物资和资金受损。

应对要点:

企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制,详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况,做好采购业务各环节的记录,确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。



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