从信息处理的角度看，产品研发就是连贯的数据流，是将产品需求信息转化为产品结构、过程结构等产品定义信息的过程。在上述过程中，各种形式的会议和沟通是非常必要的。
有过IPD体系下开发项目经验的人大都会有这么一个感觉：要参加的会议太多，自己每天不是在会议中，就是在参会的路上。这是因为，IPD体系的核心内涵是集成，包括需求集成、技术集成、职能集成等多领域、多层次的集成，这主要以DFX讨论、同步工程会议、技术评审、决策评审等会议形式，通过团队沟通来达成。换句话说，开发项目中需要有大量会议形式的沟通，会议沟通的质量，决定了开发项目的工作质量。
会议沟通需要基于信息。如果信息太多、太散乱，将导致大量的无效沟通。研发中的信息传递讲究“4R”原则，即，在正确的时间（Right Time）、正确的地点（Right Place），将正确的信息（Right Information），传递给正确的人（Right Person），这可以通过精简、综合、集成的信息呈现和目视化沟通方式来达成。本节中，笔者就以业务计划书、项目作战室、A3报告、决策矩阵、二维表格、工程点检表等为例，谈一谈研发中信息呈现和目视化沟通。
一、业务计划书
为了实现多领域、多专业、多职能的（信息）对齐和集成，产品业务计划书是一个很有效的载体。实际上，开发项目的立项和执行过程，也是业务计划书从无到有，从粗到细，从设想到现实的演变过程。内容上，业务计划书描述和记录了各个领域、各个专业、各个职能的工作要求、工作设想和行动计划，以及它们需要围绕共同的项目目标进行如何地对齐和集成。
图7.3 产品业务计划书的内容框架
二、项目作战室
产品开发项目是一个涉及面广、时间周期长的团队性工作，如何将开发团队整合起来，而不要让成员在各自的部门和日常工作中孤军奋战，企业可以采用“项目作战室”的沟通方式。
图7.4 “项目作战室”的形式示意
1. 在“作战室”的中央是产品原型、模型机（实体机或数字样机）、图纸或其他项目交付物的可视化输出，以目视化沟通方式，围绕产品来开展，便于有效组织讨论，明确问题所在。
2. 项目目标呈现在第1面墙的左上方。与原型模型一样，项目目标必须图形化并尽可能准确。项目范围应与更上一级的产品计划关联；可能的话，应与企业的战略直接相关联。如果项目目标看板不能在“客户的声音”和“组织的声音”之间有效地沟通，那就可能带来内部或外部的问题。红色的方块代表在会议开始前，还有一些急迫的问题没有解决。在会议期间，这些问题需要解决或转移到“问题看板”中让更大范围的团队来跟踪处理。
3. “项目目标”看板的右边是“指标”看板，用于显示项目的状态。“指标”看板包含了一些特定的、可量化的指标，通常包含“质量（包含功能）”、“成本”、“时间”三个维度，用于评估项目。绿色方块表示指标提前完成，红色方块表示与目标相比有延误。会议期间讨论的核心问题就是如何将项目状态达到目标值，如果延期了，则要有解决方案进行补救。
4. 接下来的一面墙是“同步工程计划”看板或“活动”看板，显示了项目组各职能部门（市场、设计、工程、生产、物流、销售、服务，有时还包含供应商）及各个成员的任务和行动计划。黄色的记事贴用于表示目标达成中关键的活动。通过这种方式，项目组成员可与项目组组长或项目其他同事进行沟通，建立项目组成员之间的理解和共识。当任务完成后，对应的记事贴上会画上一条红线。如果该任务可能导致关键里程碑节点延期，该活动对应行将贴上一个红色圆块。
5. “分解区”看板显示子项目或需要引起注意的区域。在项目进行过程中，可能会用到不同的分解区，有的是与造型有关，有的是与成本有关，有的是与性能有关。
6. “问题看板”显示了一些核心问题。问题用红色记事贴贴在“潜在的”状态列中，对问题的答复再用黄色记事贴贴在原问题处。当项目组解决不了这个问题时，问题将升级到更上一级管理层。
三、A3报告
A3报告是在一张A3大小的纸张上，以表格、图形等形式把问题、分析、改正措施、执行计划等项目信息进行精简展示，以此取代冗长的书面报告﹐帮助报告人在五分钟内清楚地传达出他（她）想要表达的信息。根据内容和用途的不同，A3报告又分为：提案报告、计划进展报告、信息通报、问题解决报告，等等。
1. 提案报告
表7.1 提案报告的格式
2. 计划进展报告
表7.2 计划进展报告的格式
3. 信息通报
信息通报用于分享各种信息，比如，竞争对手或企业内部中其他开发项目的信息。信息通报的格式虽然比较随意，内容上还是要精简和目视化，确保以最小的篇幅展示出需要展示的信息。
4. 问题解决报告
当项目组没有满足计划或目标时，那么就存在某些问题，需要用到问题解决报告。
表7.3 问题解决报告的格式
四、决策矩阵
在开发项目的推进过程中，需要召开大量的会议，很多会议的目的是做各种各样的决策。决策矩阵，或者说二维表格，以简洁和结构化的形式展示需要决策的内容，有助于快速做出高质量决策。
表7.4 决策矩阵的样式示意
五、工程检点表
工程点检表，以结构化的形式，简洁而明确地描述了研发活动的内容和要求，相关人员只要按工程点检表的内容逐一检查，就可以知道自己需要做什么，如何做，以及做得怎样。
工程点检表还可用来描述指定过程的重要步骤（过程检查表），或是用来给产品设计提供细节特征，作为指导原则（产品检查表）。这些内容都由第一手经验得来，并且需要定期更新和验证，添加进新的数据和新的技术。
工程点检表是企业Know-how的主要组成，它们的开发和设计，是一个不断累计和完善的过程，反映了企业在长期的研发实践中，从好的和坏的设计实践、性能要求、关键设计界面、关键质量特性、制造要求、零部件通用化等方面所学到了东西。
