IPD:项目控制与变更

百科   2024-11-08 18:25   浙江  

项目执行的理想状态是一切按项目计划所设定的方向、路径和节奏来推进。实际情况是,项目执行时总会发生这样或那样的偏差,轻微的偏差需要项目团队即时采取纠偏措施,重大的偏差将导致项目延期、费用超支,严重的偏差将导致项目的中断或取消。因此,从项目成效和持续改进的角度,企业应该认清导致偏离的原因、偏离的类型,采取合理的程序来关差、纠偏,从纠偏中吸取经验教训,防止同类问题的再次发生。

一、偏差的原因

项目执行时发生偏差,其原因有来自企业外部的外部原因,以及来自企业自身的内部原因;或者从主观和客观的角度,将其分为主观原因和客观原因;或者根据偏差的专业属性,将其分为技术原因和管理原因;或者根据偏差出现的概率大小,将其分为偶然原因和系统原因;等等。对偏差原因进行多角度的分析和分类,都是便于对偏差有更全面的认识。

1. 外部原因与内部原因

导致项目执行发生偏差的外部原因,包括:客户需求的变化、竞争形势的变化、行业监管的变化、强制性法律法规的变化、国际贸易的变化、国际形势和地缘政治的变化,等等。这些变化,有些可以通过企业的主动引导或影响来微调,有些只能被动应对。

导致项目执行发生偏差的内部原因,包括:企业的战略调整、兼并购策略落地、组织架构调整、关键岗位的人员调整、资源保障没有及时到位、研发团队的专业能力不足,等等。这些变化,有些需要站在企业全局来统筹考虑,有些可以由研发团队内部消化。

2. 主观原因与客观原因

主观原因主要指项目执行中相关人员的主观不努力,客观原因主要指项目执行中相关人员自身难以掌控的不确定因素。

一般来说,逃避责任,将责任归咎于他人或是外部,是大多数人的天性;因此,很难对主观原因与客观原因进行严格的区分。有些时候,为了确研发团队的稳定,管理者会对此做淡化处理。长远来看,企业还是通过项目复盘和持续改进,建立更为完备的项目风险模型,逐渐减少研发团队的认知盲区,将不确定转为确认。

3. 技术原因与管理原因

技术原因,指的是项目执行时,相关技术的不成熟或技术缺失。管理原因,指的是项目执行时,研发团队的管理不当或管理缺失。一般来说,技术原因很难马上解决,需要企业组织技术攻关;对于管理原因,只要认识清楚,措施得当,就可以在短期内得到解决。

4. 偶然原因与系统原因

偶然原因通常是偶发性、临时性、局部性的原因,与之相反,系统原因通常是多发性、长期性、整体性的原因。一般来说,偶然原因比较容易解决,或是通过研发团队内部的努力即可解决;系统性原因则较难解决,或是需要在企业层面,对研发体系做必要的调整。

二、偏差的类型

研发项目执行时发生的偏差,有小的、轻微的偏差,也有大的、重大的偏差,判断标准就是看偏差是否影响到项目整体的范围(Scope,简写S)、质量(Quality,简写Q)、时间(Time,简写T)和成本(Cost,简写C),具体可参见图8.7:

图8.7  项目执行偏差的大小及其影响

如图8.7所示,项目执行时的偏差,如果只是临时性、局部的、轻微的偏差,可以通过赶工、返工等手段即可解决;如果影响到项目整体的范围、质量、时间或成本,就需要做项目变更的评审,评审通过后才能采取纠偏举措。

1. 分级纠偏

如前所述,项目WBS是分层结构,可分为项目范围(含交付成果)、任务、工作、日常活动等多层级的工作包,分别对应项目的一级计划、二级计划、三级计划和个人工作计划,对应的责任人分别是项目组长、PDT代表、模块负责人和项目成员。企业可以采取分层实施、分层监控的项目管理机制,某层级的责任人负责解决本层级的项目偏差,只有自身解决不了的偏差才上升到上一级来解决。

由此可知,项目的二级计划、三级计划、个人工作计划执行时所发生的偏离,通常可以在本级解决,只有项目一级计划执行所发生的偏离,才有可能影响到项目范围、质量、时间或成本,需要通过变更评审来解决。

2. 即时纠偏

采取分级实施、分级监控的项目管理机制,授予了项目成员、模块负责人、PDT代表等层级负责人一定的自主权,同时也需要他(她)们将本层级的偏差即时解决。一旦偏差发生后迟迟没有得到解决,责任人也没有及时将偏差上报和升级,小偏差就可能变成大偏差,进而影响项目整体的范围、质量、时间或成本。

在项目实践中,有些人出于“家丑不可外扬”的心理,或是过于高估自己的能力,也可能是心存侥幸,不仅自己给自己“埋雷”,也时不时给别人“埋雷”,不仅害了自己,也给整个项目的推进带来极大的负面影响,这就要求项目各级负责人主动往下看、往左看、往右看,尽早发现不好的“苗头”。

三、控制与变更

对于项目执行时发生的偏差,不管其原因和类型,都需要通过规范的控制与变更程序,及时检查项目执行情况及其工作成果,对照项目计划,分析、评估计划与实际间的差距,对出现的偏差采取必要的纠正措施,具体可参见图8.8:

图8.8  项目控制与变更程序的示意

如图8.8所示,项目控制与变更程序主要包括:发布计划和建立基线、项目执行和进度跟踪、偏差识别与原因分析、变更评审和决策、纠偏措施实施等步骤。

1. 项目基线

项目计划编制完成并得到批准以后,意味着所有的项目干系人就进度安排达成了一致意见,实际也代表了项目计划已“基线化”,它将作为项目控制与变更的基准。

2. 偏差分析

项目执行过程中,项目管理团队需及时掌握项目进展和最新情况,一旦进度出现偏差,就需要分析产生偏差的原因、偏差的影响大小和范围,并制定初步的纠偏措施,可能纠偏措施包括:增加资源数量、延长工作时间、调整项目范围、省略次要活动、调整依赖关系、拆分工作包,等等。

3. 变更评审

如果项目偏差影响到项目整体的范围、质量、时间或成本,比如,需要调整产品定义、可能导致质量下降、可能导致项目整体延期、可能导致项目费用超支,等等,就需要发起项目变更流程,进行变更评审和决策。变更评审流程的具体细节可参见“研发的流程与活动”章节的相关介绍。

4. 措施实施

对于低层次、局部或轻微的偏差,可以立即实施纠偏措施。对于重大的、影响项目整体的范围、质量、时间或成本的偏差,在项目变更通过评审决策后实施纠偏措施。实施纠偏措施时,要确保问题归零,防止同类问题再次发生。



数字化演易
数字化演易,易解数字化 !