【HR实务】如何正确使用离职员工的个人信息？这7大点不可不知！ | 聚焦劳动法

学术 2024-08-14 08:59 上海

如何正确使用离职员工的个人信息？

这7大点不可不知！

据报道：2024年7月15日，河南周口一女子称从霸王茶姬离职后被店方公示身份证号，该事件迅速登上热搜，引发网友质疑和不满。从店方公示内容看，其列出了员工的姓名和身份证号，并表示该员工“多次违反公司规定，造成不良影响。经公司研究，给予开除拉黑处分，三年内不得从事霸王茶姬任何相关工作”。

该事件之所以引发广泛关注，除了这种“示众”的形式外，一方面是大家震惊于如此明显的侵害员工个人信息的违法行为，在《民法典》和《个人信息保护法》已施行多年的情况下，依然如此堂而皇之地存在；另一方面是惊讶于该事件的侵害方，一家已开设4500家门店、计划在年内赴美IPO募集2-3亿美元资金的知名品牌，也会犯下如此低级错误。

事件发生后，霸王茶姬官方微博立即道歉，但毫无疑问，该事件对霸王茶姬的品牌声誉造成了不小影响。

因此，作为用人单位，严格依照法律规定的原则处理个人信息，特别在员工离职后，因为利益的不同和矛盾的增加，如何明晰个人信息合理使用的边界，避免纠纷的发生，显得尤为重要。

一、“合法、正当、必要”始终是用人单位处理员工个人信息需遵循的基本原则

在员工离职的情况下，通过一定的方式向合作伙伴或者公众告知该员工离职的事实，一方面为了向合作伙伴明确新的对接人，另一方面也表明该离职员工之后的行为与本单位无关，此类告知中可能包含员工的个人信息，但这无疑是合理的。

然而，本起事件中，店方的公示内容则完全超出了正当性、必要性的原则。首先，从其公示的内容来看，完全属于用人单位的内部管理问题，没有任何向公众告知的必要，探究其原因，甚至存在通过公示达到打击报复或者抹黑离职员工的目的。其次，公示员工的身份证号码更是毫无必要，即使是向合作伙伴告知员工离职的事实，也仅告知姓名、岗位即可，完全没有必要告知身份证号码、住址等与告知目的无关的个人信息。

二、避免以泄愤或抹黑等为目的的不正当使用行为

实践中，因与员工存在矛盾或纠纷，有的用人单位设置了所谓的“黑名单”，并以各种方式与同行业单位共享，希望同行慎用，此类行为属于典型的侵害个人信息的行为。

除此之外，用人单位或其负责人在微信朋友圈等社交平台上发布离职员工个人信息的情况，更为常见。有的在员工申请劳动仲裁后，将包含有员工个人身份信息的申请书、调解书或者裁决书等内容拍照，发朋友圈，对离职员工作出负面评价，此类照片中可能就包含员工姓名、身份证号、住址、手机号码等等个人信息，同样是典型的违法行为。

三、使用个人信息应当注意区分员工在职和离职的不同情形

员工在职期间，基于劳动关系的存在，通常会同意用人单位在合理范围内使用其个人信息，或者让渡一部分个人权益。但在员工离职之后，其与用人单位的关系发生转变，员工让渡权益的基础不再存在，因此有必要区分员工在职和离职不同情形下用人单位对员工个人信息的使用行为。

在获评2023年上海法院精品案例的（2022）沪0114民初22904号个人信息保护纠纷案中，用人单位在填报企业年报信息时，在“企业联系电话”一栏填写的是员工刘某的手机号码，员工离职后，起诉要求公司停止侵权、赔礼道歉并赔偿损失。法院审理就认为，在员工离职前，公司使用刘某的手机号码进行登记，系基于取得了刘某的默示同意，但在刘某离职后，并未同意公司继续使用其个人信息，因此公司在刘某离职后继续使用其个人信息的行为不具有合法性。

比较常见的情形，还比如员工在离职后，用人单位是否有权在其公众号等自媒体中继续使用离职员工照片？出于公司宣传和文化建设的需要，许多企业都会有自己的公众号等，其中可能会发布包含有员工工作照、生活照或其他个人信息等内容的宣传资料。员工在职期间，即使没有明确的书面同意，但员工同意用人单位拍摄相关宣传照片，或者积极配合，对其肖像用于企业宣传有着充分预期，在一定程度上可视为用人单位的使用行为具有合理性。但员工离职后，其个人信息权益与用人单位利益产生冲突，如其要求用人单位停止使用其个人信息，则用人单位不得再使用。

四、面对招聘单位背景调查应要求其提供员工授权

离职员工到新单位应聘时，招聘单位为验证其提供的材料真实性，可能会联系用人单位，了解该离职员工的工作经历、岗位情况、薪酬情况、工作年限、离职原因等等个人信息。

在此情况下，为避免风险，用人单位应当要求招聘单位提供相关背调事项已获得该离职员工授权的证明文件。在未获得授权的情况下，用人单位不应私自对外提供员工的个人信息。而在获得授权的情况下，用人单位提供的内容也应尽量客观且有事实依据，避免因不当的主观评价造成其他侵权风险。

五、根据个人信息的处理目的确定保存期限

员工离职后，用人单位仍有可能需要处理员工的个人信息，但根据《个人信息保护法》的规定，除法律、行政法规另有规定外，个人信息的保存期限应当为实现处理目的所必要的最短时间。这是用人单位确定保存期限的原则规定。

在劳动法领域，部分法律法规对有关保存期限作了明确规定，比如《劳动合同法》要求用人单位对已经解除或者终止的劳动合同文本，至少保存二年备查。比如《保障农民工工资支付条例》要求用人单位应当按照工资支付周期编制书面工资支付台账，并至少保存3年；其中书面工资支付台账应当包括用人单位名称，支付周期，支付日期，支付对象姓名、身份证号码、联系方式，工作时间，应发工资项目及数额，代扣、代缴、扣除项目和数额，实发工资数额，银行代发工资凭证或者农民工签字等内容。

六、特殊敏感个人信息在员工离职后应当及时删除

在劳动用工过程中，因为门禁、考勤等原因，用人单位在取得员工的同意后，可能会收集员工的人脸、指纹等个人敏感信息，但在员工离职后，已不再需要此类信息，用人单位应当及时删除。如果及时删除个人信息在技术上暂时难以实现，用人单位也应当停止除存储和采取安全保护措施之外的任何其他处理行为。

七、用人单位在劳动争议仲裁或诉讼中可合理使用离职员工个人信息

员工离职后，其个人信息并非完全不可使用，若员工离职后与用人单位产生劳动争议，在仲裁或诉讼过程中，用人单位为证明自己的主张，可以向仲裁庭或法院提供包含有个人信息的证据材料，但应当注意的是，相关材料仅限于案件审理需要，用人单位不能将含有个人信息的证据材料公开传播。同时，用人单位在劳动合同或规章制度中也可对此情形下使用员工个人信息的行为作出明确约定或规定。

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