在公司商务活动过程中，经常发生双方负责人私人之间代表公司进行沟通的行为，此时，对方“负责人”是否具有代表对方公司的代理权限及对方“负责人”所做承诺能否代表对方公司意思将是双方日后发生争议后认定重要事实的关键问题。
《中华人民共和国民法典》第一百六十二条规定：“代理人在代理权限内，以被代理人名义实施的民事法律行为，对被代理人发生效力”。
第一百七十二条规定：“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，相对人有理由相信行为人有代理权的，代理行为有效”。
1.案例1
案例名称：辽宁省沈阳市中级人民法院（2022）辽01民终485号《辽宁金某某第二建筑工程有限公司、沈阳市铁西区城鑫源建筑机械供应站等租赁合同纠纷民事二审民事判决书》
事实：2008年8月1日，城鑫源供应站（甲方）与金某某公司（乙方），签订了《塔吊升降机租赁合同》，双方约定租赁期暂定三个月，为2008年8月1日至2008年11月30日，每台4设备进场费Z63为22000元，Z40为14000元，每月租赁费Z63为22000元，Z40为14000元。安装调试完毕后，交乙方使用后开始计算租赁费，租赁费按月结算，设备进场后，乙方应付所有应付款项，乙方不得有推辞，非甲方原因造成停工停掉或不开工，台班照付，逾期拒付款，甲方有权停止设备运转直至拆机。逾期一个月未付租赁费，甲方有权解除合同，吊车退场并保留继续追款权利，由此造成的损失，甲方不负任何责任。乙方应在通知停止租用设备起5日内付清结算款。在没有付清结算款时，甲方保留不退场的权利，而台班继续按天计算费用，直至款付清为止。合同尾页有辽宁金某某第二建筑工程有限公司沈阳经纬集中供暖工程热源厂项目经理部盖章，苏某某作为负责人签字。
金某某公司出具《法人授权委托证明书》载明，兹授权苏某某为我方签订经济合同代理人，其权限是负责沈阳经纬热力有限责任公司集中供热工程－热源厂工程的现场施工及结算事宜，有效期2008年8月6日至11月30日。后，苏某某给城鑫源供应站出具欠条。
2009年8月6日欠据上写明欠08年吊车租费38600元，苏某某在经手人处签字。2009年8月3日城鑫源供应站出具收款收据一张，收据上收款事由处载明“欠塔吊租赁费，09年3月15日至7月30日应欠99000元，付10000元（欠89000元）”，苏某某在交款人处签字。2009年10月16日，城鑫源供应站出具收款收据一张，收据上收款事由处载明“44000元，塔吊台班费2009年8月1日至2009年9月30日止”，苏某某在交款人处标注“欠塔吊租费”并签字。上述共计171600元。经庭审质证，城鑫源供应站认可收到2.2万元进场费，但认为进场费与租金无关，收到3万元租金，尚欠141600元。
法院认为：苏某某的行为能否对金某某公司构成表见代理的问题。本案中，金某某公司给苏某某出具《法人授权委托证明书》，授权苏某某对案涉项目进行施工现场管理及结算，在此情况下，苏某某代表金某某公司与城鑫源供应站签订的《塔吊升降机租赁合同》，能够证明金某某公司与城鑫源供应站之间形成租赁合同关系。虽然授权期限至2008年11月30日结束，但至授权结束之日，案涉项目进行施工现场管理及结算事宜并未完全结束。而城鑫源供应站就案涉项目施工所涉及的案涉租赁物租赁事宜一直是与实际施工人苏某某协商解决，故城鑫源租赁站就涉及案涉项目施工而进行的租赁、结算等事宜，均有理由相信仍是案涉项目实际施工人的苏某某有权继续代理金某某公司作出相应意思表示。故苏某某向城鑫源供应站出具欠条，确认金某某公司与城鑫源供应站欠付案涉租赁费用的行为对金某某公司构成表见代理。表见代理人苏某某于2018年9月11日重新作出还款的意思表示，亦应视为代表金某某公司重新作出还款的意思表示。一审法院认定苏某某的行为对金某某公司构成表见代理，并无不当。金某某公司的该项上诉请求缺乏事实和法律依据，本院不予支持。
2.案例2
案例名称：辽宁省沈阳市中级人民法院（2021）辽01民终11201号《姚某某、大同煤矿集团煤炭运销朔州矿业公司委托合同纠纷民事二审民事判决书》
事实：2002年12月19日，原告（合同乙方）与案外人杨日文、顼保印（二人为合同甲方，合同落款处“甲方”打印名称为朔州矿业公司）签订一份《委托清欠协议书》，协议书约定的主要内容为：甲方撤销在东北的办事处，改由授权原告负责清欠东北煤款的工作，经双方协商一致，达成如下协议：……
2003年6月19日，原告（合同乙方）与案外人毛生彦、古某（二人均为合同甲方，合同落款处“甲方”打印名称为朔州市矿业公司）签订一份《补充协议》，协议约定的主要内容为:……另查明，本案被告大同煤矿集团煤炭运销朔州矿业公司原名称为“山西省朔州市矿业公司”，于2006年2月变更为现名称，属集体所有制企业，当时的公司法定代表人登记为杨日文。
法院认为：关于《委托清欠协议书》的效力问题。首先，从协议内容上看，该协议是委托上诉人姚某某负责清收被上诉人前身朔州矿业公司的煤矿工作。其次，从该协议书的形式看，该协议书甲方为朔州矿业公司，由杨日文、项保印在甲方签字处签名。杨日文在签订合同时系被上诉人的前身朔州矿业公司的法定代表人，其有权代表朔州矿业公司对外为民事法律行为，其代表公司所为的民事法律行为的后果应由公司承担。基于上述事实，本院认为《委托清欠协议书》系上诉人与被上诉人之间签订，双方之间存在委托法律关系。
1.一般来说，对方所谓“代表”与我方代表进行商务沟通时，应当要求其出具身份证明或授权委托书，作为证据留存。若对方为公司法定代表人、总经理、董事长、店长等重要职务，一般没有授权委托书也可以认定对方的代理权限，对方所表示意思一般可以代表公司，但需要求其出具身份证明。
但若是其他公司普通职务，则需要求对方出具授权委托书，因我方具有审查义务，不能简单依据普通职务的对方“代表”所述意思即认定为对方公司意思表示，否则，若后续发生争议，对方可主张并非对方公司意思表示从而导致我方处于不利地位。
2.法律建议
建议无论是微信沟通还是电话录音、书面函件，需对方首先表明身份，并留存相关聊天记录、电话录音。同时留存对方介绍身份的证明并主动搜寻能够证明对方身份的证据、诸如新闻、网页介绍、司法判例中该代表曾代表公司应诉的判决等。
作者：郑佳雯律师，辽宁大学法学学士，吉林大学法律硕士，具备会计专业职称，掌握基础会计、税务常识，具有扎实的文书写作能力与法律基础，擅长工程纠纷、合同纠纷与公司业务，合同审核、拟定等。
