主题选定的方法，大致有以下几种：实际状况的需求（根据目前状况数据来选择最需改善的项目）；文献查证所得的结果或目前公共卫生、医院管理的重要议题；强制投票法；记名式团体技巧法；优先次序矩阵法；评价法。
主题选定后，须对“衡量指标”进行具体的定义与说明。
说明主题选定理由，可以由5个角度进行说明：（1）强调主题对医院的重要程度。（2）表达方式需力求具体且应为事实；（3）数据能够量化，并尽可能以数据表示；（4）全体圈员有兴趣参加的原因；（5）全员具有共识且能通力合作。
选定题目时应了解上级方针，两者绝不可违背。题目选定，无论如何必须经主管同意方可开展活动。
甘特图，一般用虚线表示计划线，用实线表示实施线。当实施线若与计划线不符时，各步骤负责人应记录两者差异的原因，以便活动后的检讨与改善。
拟定活动计划时，可按下列规则分配时间：（1）P(步骤1-6，从主题选定到对策拟定）30%的时间；（2）D(步骤7，对策实施与检讨）40%的时间
（3）C(步骤8和9，效果确认和标准化）20%的时间。（4）A(B步骤10，检讨与改进）10%的时间。也可根据实际情况和圈的经验及能力做适当的调整。
目标设定：（1）可以依据下列公式或方式来制定，如：目标值=（现况值
-（现况值X改善重点X圈能力）。（2）目标设定可以通过查找文献、参考兄弟单位的标准或进行自我挑战。要检讨目标达成的可能性，是否为力所能及？是否能于活动期限内完成？ （3）目标需资料化及明确化，并考察活动结束后是否能进行评价或被肯定一活用的统计方法来决定目标，要善用图表表达意义，如柏拉图、条形图、推移图等。（4）目标值的计算公式：“目标值=现况值-改善值=现况值-（现况值X改善重点X圈能力）。其中：改善重点是现状把握中需改善的特性的累计影响度，数值可根据柏拉图得到；目标需根据医院或单位的方针及计划并考虑圈能力，由全体圈员共同制订。
鱼骨图基本结构：（1）整理问题型鱼骨图（各要素与特性值间不存在原因关系，而是结构构成关系，对问题进行结构化整理）（2）原因型鱼骨图（鱼头在右，特性值通常以”为什么......"来写）（3）对策型鱼骨图（鱼头在左，特性值通常以“如何提高/改善....."来写）
鱼骨图绘制方法：（1）列出问题，即需要分析的原因或需要拟定的对策。（2）决定大要因（4M1E):方法、人员、材料、设备或工具、环境，可根据流程中包含的项目选取相应的大要因（大骨）。（3）决定中小要因（中骨和小骨），可通过小组讨论来归纳。（4）选出重要的原因（要因）（5）填写鱼骨图制作的目的、日期及制作者等基本资料。如时间允许，可把要因重新查检或分析可找到真正的原因。
发现对策无效时，应立即停止，并重新拟定对策。如发现有反效果或异常时，应立即停止，改用其他对策。
改善前后结果以柏拉图或其他图形比较；
有形成果是直接的，可定量的、经过确认的效果。有形成果的效果确认可用柱状图、推移图、柏拉图来直观表示。
目标达成率与进步率的计算：（1）达成率=【（改善后数据-改善前数据）➗（目标设定值-改善前数据)】X100%
(2)进步率=【（改善后数据-改善前数据）➗改善前数据】X100%目标达成率100%±10%是不错的，目标达成率高于150%或低于80%者应提出说明。
无形成果是间接的，衍生的、无形的效果。无形成果的效果确认可以使用文字条例的方式表示，也可用更直观的雷达图评价法表示。
由于品管圈的运作并非一个圈完成而终止，而是持续不断的针对部门内的问题进行改善，因此活动结束后，应列出下期活动主题，以贯彻品管圈的精神。
