业主对酒店财务的监督

文摘   2024-10-21 08:18   广东  

——本文有1500字,阅读需要3分钟——

业主对酒店的财务主要从几个方面来监督。

第一、通过年度预算来实现,这也是最重要的方式。

首先,年度预算的制定必须经过业主的事先书面审批,只要经过业主的审批后才能付诸实施;其次,任何对于年度预算的更改(或者超过一定幅度的更改)也必须经过业主的审批;再次,如果管理公司过分地偏离年度预算,或者连续几年均严重偏离年度预算,业主可以约定解约权。

第二、通过双签制度来实现。

对于酒店的对外付款,通常由业主的一名代表(一般为业主所委派的酒店副总经理或财务副总监的任意一人)和管理公司代表(一般为酒店总经理或财务总监中的任意一人)共同签署方可支取,这就在资金的使用源头对酒店的财务支出进行了控制。但是,考虑到管理公司对酒店管理的自主性,避免因为业主的过分干涉,导致酒店的对外支付发生困难或者时间上的拖延,一般业主和管理公司都会约定一个金额,超过这个金额以上的对外支付,即属于大额支出的部分,应当由业主代表和管理公司的代表双签才能支出。

第三、通过派遣人员来实现。

业主为了保留对于其所关心的财务的一定控制权,一般会委派副总经理、财务副总监或者负责财务的其他人员到酒店工作。业主所委派的这个人员所从事的具体工作,以及在酒店管理过程中所发挥的作用,取决于双方谈判时的要求。不同的管理公司对于业主所委派财务人员的接受程度也不尽相同,有的管理公司可能会认为只要业主所委派的人员具备财务方面的实践经验,能否胜任工作,则可以从事一些实质性的酒店财务管理工作;而有些管理公司至接受业主委派的财务人员从事一些边缘性的工作,比如同中国有关税务和审计机关进行接洽、准备酒店对外的财务报表等,但是并不实际接触和控制酒店的财务运营。

第四、通过独立审计来实现。

酒店每年都会聘请专业的会计师事务所对酒店一年来的财务状况进行审计,该等聘用第三方审计机构的费用,通常会列入酒店的运营成本当中。但是,如果业主对于该第三方审计机构所出具的财务报告不相信,或者认为有出入,一般会要求聘请另外一家业主信得过的第三方审计机构,对酒店的财务账簿进行审计。签订管理合同的双方可以在管理合同中明确约定给业主行使该等审计权力的次数、频率,以及行使该项权力的具体程序。

第五、通过账户设置来实现。

作为业主控制酒店财务状况的另一种方式,就是通过账户的设置来进行。一般情况下,管理公司会以业主的名义开立一个专门为了酒店经营所使用的运营账户,业主则需要按照管理合同的约定,在酒店开业前向该运营账户中存入充足的运营资金,该等金额一般应当能够满足酒店几个月的日常经营所需的流动资金,以及支付家具、装置及设备(FF&E)储备基金的数额。并且,在酒店的整个经营期限内,管理公司都会要求业主保证酒店的运营账户中始终保留有上述金额的足够的运营资金,否则就会要求业主不时地对该账户进行补充,以确保管理公司有足够的资金运营酒店。

对于酒店的收入和支出,一般还有两种处理方式:一种是业主要求酒店同时开立两个账户,收支两条线,一个账户只用于对外支付,另一个账户只用于收款,这样进账和出账的钱都非常的清楚。但此种做法实践中不易操作,管理公司也不太会接受。另一种方式是只开立一个账户,支出和收入都使用这同一个账户,但是当该账户中的资金超过应当存入的运营资金时,或已能满足酒店运营资金的需求时,超出的部分应当及时地转入业主公司指定的其他账户。不管采用哪种方式,都可以对酒店的收入起到监控作用,避免酒店收入的占用或者挪作他用,也是为了隔离风险。

通过以上种种手段,虽然业主不实际参与酒店的运营,但应该说基本上也可以在整体上把握住酒店的财务状况,并且在给予管理公司充足的自由支配权的前提下,行使一定的监督权。

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