如何监督酒店做好年度预算
王丽华
——本文有3200字，阅读需要10几分钟——
凡事“预则立、不预则废”，故酒店的年度预算至关重要。业主委托酒店管理公司对酒店进行管理，绝大部分内容是围绕着年度预算来实现的。如果把业主看作一家之主，管理公司看作管家，这个主人该如何放心地让管家来替他管理呢？业主不可能事无巨细地去操心酒店日常经营的所有细节，又不能放任自流，因此，最行之有效的方法之一就是让管家在每年底前，拿个账本把明年要花多少钱，要干哪些事情，要雇多少人，要赚多少钱都详详细细地列明，这样不管年中还是年底，要衡量这个管家管理得如何，直接对照预算来衡量就可以了。
现代企业管理的重要内容之一便是预算管理，无论是国企还是外企，不管是跨国企业还是民营企业，都会通过制定年度预算，检查年度预算的实施情况而实现对企业的规范化管理。关于预算存在的必要性，在此不必赘述，下面仅就酒店管理中年度预算的特别之处，以及在酒店管理合同的谈判过程中业主和管理公司争论的焦点作一简单的介绍。
一、年度预算的内容
在酒店管理合同当中，管理公司每年都会制定一份年度计划供业主批准，这个年度计划涉及酒店经营的方方面面，范围很广，而年度预算只是年度计划其中的一部分，但也是最重要、业主最关心的一个部分，因为它关系到酒店在未来一年的支出情况以及收益情况。年度预算具体包含的事项非常广泛，具体有：合理详尽的收支预算、管理费预算、广告及市场推广费预算、运营资金数额、客房入住率及房价预算、更换和添置家具及装置及设备的预算、酒店动产购置的预算、酒店预期维修和大修的费用、酒店需要聘用人员的数量以及相应人工成本预算、向政府以及有关部门所要缴纳的税费等。除此以外，年度预算还会对一些经营指标进行约定，比如对预计的房价、平均入住率是多少，预期的营业毛利率是多少等指标，都作出一个大体的预测。国际酒店管理集团所编制的年度计划及年度预算是非常详细的，业主在签订管理合同之前可以要求管理公司提供其所管理的其他酒店所编制的年度计划及年度预算的格式文本参考，这样可以对年度计划和年度预算的内容有个直观、感性的认识。
二、年度预算提交的时间
年度预算提交的时间一般也是业主和管理公司在谈判过程中经常争论的话题。一般情况下，管理公司会要求在上一个营业年度结束前一个月左右提供年度预算，而且希望提交年度计划和年度预算的时间距离下一个营业年度开始的时间越短越好。这是因为市场上的一切因素都是在随时变化的，原材料的价格、房价水平等都有可能在短短的一个月内发生变化，因此管理公司希望所依据的数据越接近于下一个营业年度的水平，所做出的预算才会越准确。另一个方面，有些管理公司所制定的年度计划首先要经过其总部批准后方能提交业主审批，这也需要一定的时间。因此，管理公司一般倾向于比较晚地向业主提交年度计划和年度预算。
相反，对业主来说，因为需要时间对管理公司所提交的年度计划和年度预算进行审批，一旦发现问题，还需要再同管理公司协商或者调整，这个反复拉锯的过程就可能要耗费一个月的时间。而对于一些国有企业业主，往往内部审批流程就要走很长时间。因此，业主方面希望管理公司的年度计划和年度预算越早提交给业主审批越好。
这样就造成了在年度计划和年度预算提交时间上的矛盾。通常情况下，需要业主和管理公司充分协商，最终找到一个双方都可以接受的时间，在这个过程中可能双方都需要作出一定的让步。
三、年度预算的审批
对于年度计划和年度预算的审批严格说应该包含两层含义：第一是对于年度计划和年度预算初始的审批；第二是对于年度计划和年度预算修改的审批。对于初始阶段的审批，按照管理合同的约定，在管理公司将年度计划和年度预算提交业主审查和批准后，一般需要给业主一定的时间对年度计划进行消化和审查，业主可以提出自己的意见，并要求修改，管理公司应当就业主的疑问进行解释，或者对年度计划和年度预算进行相应的调整，最终达成一个双方都可以接受的年度计划和年度预算。如果截至各营业年度开始时，业主和管理公司仍未就该年度的年度预算达成一致意见，为了保证酒店的经营不会因为没有达成年度预算而无法进行，按照酒店业的惯例，一般会根据酒店所在国当地的通货膨胀的情况对上一营业年度的年度预算作出必要调整后，应适用于本营业年度的年度预算，直到确定新的年度预算为止。如果仍无法对年度预算达成一致，双方则只能够按照管理合同中所约定的争议解决方式，要么提交专家解决程序解决，要么提交仲裁或者诉讼。但是考虑到酒店年度预算的合理性与否专业性极强，一般的仲裁员或者法院的法官很难有这方面的专业背景和行业经验，因此笔者认为通过专家或者专家组解决程序来处理这类争议应该是比较合适的方法。
在酒店实际经营过程中，因为客观情况的变化或者任何突发的情况，很有可能需要对于事先制定好的年度计划和年度预算进行相应的调整和修改。因此，在管理合同当中一般会约定一定的机制，使管理公司可以向业主提出意见，对年度计划和年度预算进行相应的调整，比如通过召开会议或者发出书面通知等形式，业主与管理公司的代表可共同协商，考虑是否修改年度计划和年度预算。如果业主同意了对于年度计划和年度预算的修改，则按前述程序修改后的年度计划和年度预算应作为该营业年度剩余时间的年度计划和年度预算。同样，如果业主不同意管理公司对于年度计划或年度预算的修改，但是管理公司又认为该等修改对于酒店的经营至关重要，则只有最终诉诸管理合同中所约定的相应的争议解决程序来处理。
四、年度预算的偏离
前面已经提到，年度预算只是作为对下一经营年度预期业绩与费用支出的一种结算，它是基于管理公司在准备年度预算时认为合理的假设而作出的，从而这种预算也会因为当初一些基数的不合理，或者因为该营业年度内财务变动、经济波动及其他条件和情况变化，而超出管理公司的控制，造成实际经营情况会同年度预算的内容发生一定的偏差。
正是基于以上原因，虽然说年度预算经业主审批后，管理公司在该年度预算的营业年度内履行管理合同项下的各项义务时，应当尽量遵循年度预算的要求，不严重偏离年度预算，但是一般来讲，管理公司只承诺将在合理的范围内尽量实现年度预算所反映的预算目标，但不承诺将其作为该营业年度实际业绩的保证，并且一般会保留在紧急情况下或其他特殊情况下适当偏离年度预算的权力。
但是，如果将年度预算完全理解为一种估算，没有任何约束力，管理公司可以任意偏离，显然失于偏颇，否则年度预算不就形同虚设加一纸空文了吗？那么在实践中是如何来解决这个矛盾的呢？一般有很多种方法。
第一，业主可以设定一个偏离的范围，在这个偏离的范围内（比如10%），管理公司可以不经过业主的审批，自行变更或者偏离，但是一旦超过这个范围就必须经过业主的审批。
第二，作为一种变通的解决方式，因为年度预算中需要支出的种类和项目繁多，管理公司可能会要求只要这些项目的支出总额没有超出偏离的限额就可以不经过业主审批，但是其中任何一个小项是可以偏离这个约定的幅度的，实际上赋予了管理公司在不同小项间相互调配资金的权力。对于比较强势的业主，他们则通常更希望在每个小项上都对管理公司造成约束，希望每项支出都要在年度预算的偏离范围以内。
第三，一般双方会在管理合同当中约定在一些特殊情况下或者管理公司不能控制的情形下，年度预算可以适当地偏离，而不需要经过业主的审批，这些事项可能包括：
在十分紧急的情况下，如果不及时增加预算可能就会给酒店造成损失时，管理公司一般应有权合理支出超过年度预算许可范围内的额外资金。
因酒店的入住率大幅度提高而造成的成本增加。年度计划中的某些特定数字是根据酒店的入住率和使用率的变化而变化的，如果该酒店的入住率和使用率超出已获批准的年度计划，其弹性开支的增加部分应当视为已得到批准的年度计划中的一部分。因为如果酒店入住率超出了年度预算估计的范围，也就是酒店的实际收入增加了，相对应的成本也必然会增加。
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