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采购业务流程及采购风险控制是企业运营中的关键环节。采购流程通常包括采购计划制定、请购、选择采购方式、供应商选择、合同签订、订单跟踪、验收、付款以及供应商考核等步骤。每个环节都需严格把控，以确保采购活动的高效与合规。采购风险控制则贯穿整个流程，主要关注政策风险、市场风险、自然意外风险、供应商风险、计划风险、合同及履约风险、付款风险、验收风险和舞弊风险等。通过明确职责分离、建立供应商准入与考核机制、规范采购合同管理、加强订单跟踪与验收管理等措施，可以有效降低采购风险，保障企业利益。
1.1 采购流程基础知识
采购流程是指企业为获取所需物资或服务而进行的一系列有序活动。它包括从需求识别到最终付款的全过程，涉及多个环节和部门的协作。采购流程的目的是确保企业能够以合理的价格、合适的时间和质量获取所需的物资或服务，同时控制成本和风险。
采购流程框架
采购流程框架是一个系统化的模型，用于规范和指导采购活动的各个环节。一个典型的采购流程框架通常包括以下几个关键部分：
采购计划：根据企业的业务需求和预算，制定详细的采购计划，明确采购的时间、数量、预算等关键信息。
请购：由需求部门提出采购申请，详细说明采购的物资或服务的规格、数量、用途等。
选择采购方式：根据采购的性质和规模，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等。
供应商选择：通过市场调研、供应商评估等手段，选择合适的供应商。
合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。
订单跟踪：跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。
验收：对采购的物资或服务进行验收，确保其符合合同要求。
付款：根据合同约定和验收结果，向供应商支付款项。
供应商考核：对供应商的绩效进行评估，为后续的采购活动提供参考。
1.2 采购流程常见问题分析
在实际采购过程中，可能会遇到各种问题，这些问题可能会影响采购效率和效果。以下是一些常见的问题及其分析：
采购职能设置不合理：采购职能过于分散，导致采购工作混乱，成本增加，且存在舞弊风险。
应对策略：成立统一的采购部门，明确各部门的采购职责，形成清晰的权限表。
采购计划不完善：采购计划缺乏前瞻性和整合性，导致重复采购、采购成本增加。
应对策略：将采购模式从随机采购转变为集中采购，整合公司下属项目的物资需求，制定统一的采购计划表格。
请购程序不清晰：请购程序未明确界定，权限设置不合理，导致越权采购等问题。
应对策略：通过OA系统等信息化手段规范请购程序，明确审批权限，定期检查采购业务，建立责任追究机制。
供应商管理不规范：供应商选择随意，缺乏有效的遴选机制和考核评估体系。
应对策略：建立合格供应商数据库，明确入库标准和甄选程序，由非采购部门负责数据维护。建立供应商考核机制，定期对供应商进行考核评分，根据评分结果采取相应的管理策略。
采购订单管理不规范：采购订单要素不全，订单变更程序不规范，付款时三单不匹配。
应对策略：确保采购订单要素完整，与供应商选择结果及采购合同条款保持一致。规范订单变更程序，加强订单跟踪和付款管理。
询价工作不规范：询价对象选择无明确标准，询价结果未记录，导致高价采购现象。
应对策略：重新设计询价流程，确保询价结果经过审核。询价函制定、询价对象选择和实施询价应由不同人员负责，定期检查询价工作。
招投标过程不规范：职责分离不明确，供应商选择主观，评标过程缺乏客观标准，导致不合理中标结果。
应对策略：合理设置评标小组人员构成，明确招标文件内容，规范评标方法和程序，加强招投标监督。
二、战略采购方法
2.1 战略采购方法概览
战略采购是一种系统化的方法，旨在通过优化采购流程和供应商管理，降低采购成本，提高采购效率和质量，从而增强企业的竞争力。战略采购方法通常包括以下几个关键步骤：
1. 建立采购类别
目的：将采购物资或服务按照一定的标准进行分类，以便更好地管理和优化采购活动。
步骤：
明确分类原则：根据供应商特征、制造过程、规格、技术、用途等进行分类。
定义采购类别：将采购物资或服务分为不同的类别，如设备、原材料、服务等。
分析供应市场：研究供应市场的特点，如供应商数量、市场集中度、竞争程度等。
更新采购类别：根据市场变化和企业需求，定期更新采购类别。
2. 建立合格供应商名单
目的：筛选出符合企业要求的供应商，建立一个可靠的供应商库。
步骤：
筛选潜在供应商：通过市场调研、行业推荐等方式，发现潜在的供应商。
建立评估标准：制定供应商评估的标准，如产品质量、价格、交货期、售后服务等。
先期筛选：对潜在供应商进行初步筛选，建立初步的供应商档案。
建立合格供应商名单：根据评估结果，选择合格的供应商，建立合格供应商名单。
3. 制定采购策略
目的：根据采购类别和供应市场的特点，制定合适的采购策略，以实现采购目标。
步骤：
定位采购类别：根据采购类别对业务的影响和供应市场的复杂度，将采购类别分为战略型、利用型、瓶颈型和次要型。
制定采购策略：根据采购类别的定位，制定相应的采购策略，如长期合作、集中采购、竞争性谈判等。
选择采购方式：根据采购策略，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、询价采购等。
4. 选择实施路线
目的：确定实施采购策略的具体路径，确保采购活动的顺利进行。
步骤：
评估供应商表现：分析现有供应商的表现，如价格、交货期、质量等。
考虑市场竞争程度：评估供应市场的竞争程度，如供应商数量、产品差异化等。
确定实施方式：根据评估结果，选择是继续与现有供应商合作，还是寻找新的供应商。
5. 选择供应商
目的：从合格供应商名单中选择最适合的供应商。
步骤：
一般程序与要素：评估供应商的销售收入、产品线覆盖率、质量保证体系、设备数量、主要客户等。
供应商评估：根据评估标准，对供应商进行综合评估，选择最合适的供应商。
6. 实施与支持
目的：确保采购策略的有效实施，并提供必要的支持。
步骤：
新供应商过渡计划：制定新供应商的过渡计划，确保供应的稳定性和连续性。
引进新供应商：逐步引进新供应商，确保供应量的稳定。
辅助支持体系：建立采购组织结构发展规划、决策流程、监控机制、目标设定、关键业绩指标等，确保采购活动的长期稳定和高效。
案例1：先发制人，稳操胜券
事件起因：2012年1月24日，全国出现当年第一例禽流感死亡案例。某制药厂立刻召集各相关部门召开紧急会议，讨论应对策略。
事件应对：
采购部：第一时间去市场了解板蓝根市场持有量及价格。
销售部：第一时间与客户联系并了解板蓝根销售情况。
生产部：第一时间制定下月可完成的生产量。
仓储部：提供现有库存及可满足的仓储量。
案例分析：
采购计划：采购人员结合销售部、库存、生产部提供的运营情况信息，及时调整采购计划，购置了足量的原材料以保障持续生产，满足销售需要。
案例启示：
采购计划的重要性：准确的采购计划可有效避免物料积压、呆滞、断供等导致的资金占用、影响生产等风险，有利于资源的合理配置，保障企业取得最佳经济收益。
案例2：消失的供应商
事件起因：8月上旬，贸易公司收到对方发来的书面通知。某贸易公司6月初通过阿里巴巴网站向一家进出口公司订购430多辆自行车，贸易公司使用电子邮件的方式与自行车进出口公司谈判买卖自行车的事宜，并在收到形式发票后支付了5800余美元预付款。
事件应对：
法院判决：法院判令被告返还原告预付款3.6万元，并赔偿原告损失5.7万余元，但供货商自始至终都没有出现。
案例分析：
不当操作：通过阿里巴巴网站上接触，邮件往来，未对供应商做资质调查。
案例启示：
供应商选择：建立供应商准入机制，在开展采购活动前对供应商资质、信用、财务状况等情况进行调查，调查及选择结果报公司管理层审批。
采购合同管理：所有采购活动必须签订采购合同，如有例外，则需根据金额大小和风险影响程度报相关领导层审批。对合同方的主体资格、信用状况等进行风险评估。
合同履行监督：建立对采购合同履行情况的监督机制，根据合同和订单约定跟踪到货情况，如供应商未按合同履行义务，则及时调查原因，并将结果上报管理层知悉。
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