识别干系人
1. 启动信息收集
项目经理首先从项目的启动文档入手，包括项目合同、项目建议书等。
例如，合同中提及的客户方的采购负责人、项目的最终使用部门是公司的市场部和销售部，这些都是重要的干系人信息。
同时，了解到项目需要遵循公司内部的信息安全规定，这意味着公司的安全管理部门也参与其中。
2. 内部沟通挖掘
与公司内部参与项目投标和售前阶段的同事交流。
销售同事提到，在销售过程中曾与客户方的高层领导有过沟通，该领导对项目的预期上线时间和预算有明确要求，这确定了一位高层干系人。
技术支持同事表示，之前为该客户做过一些小型系统维护，了解到客户的 IT 部门对新软件与现有系统的兼容性非常关注。
3. 客户组织架构分析
向客户方索要组织架构图，并进一步分析。
发现市场部和销售部中，各级主管和一线员工在软件使用场景和功能需求上有差异，比如市场部主管更关注数据分析功能，用于市场策略制定，而一线市场专员则希望软件操作便捷，能快速录入活动数据。此外，公司还有一个专门负责业务流程优化的小组，他们会对新软件的流程设计提出意见。
4. 拓展识别范围
考虑到软件上线后的影响，识别出可能受到间接影响的部门，如财务部（新软件可能改变销售数据和费用报销的流程，影响财务核算）、人力资源部（软件使用培训涉及员工时间安排）等。
5. 完整登记造册
将识别出的干系人信息详细登记，包括姓名（如果已知）、部门、职位、在项目中的角色（决策者、使用者、影响者等）、主要利益诉求（如对功能的期望、对项目进度的期望）、联系方式等。例如：
姓名 | 部门 | 职位 | 角色 | 利益诉求 | 联系方式 |
张总 | 客户公司高层 | 总经理 | 决策者 | 项目按时上线、不超预算、满足业务需求 | 138xxxx5678 |
李主管 | 市场部 | 市场部经理 | 使用者、影响者 | 强大的数据分析功能，辅助市场策略制定 | 136xxxx2345 |
…… | …… | …… | …… | …… | …… |
1. 根据干系人角色和影响分类
高层决策者（如客户公司总经理）：
沟通目标是让其掌握项目整体进展和关键决策点。计划每月进行一次一对一的电话会议，每季度安排一次面对面的项目汇报会议。沟通内容包括项目进度（以里程碑为重点）、预算执行情况、重大风险和问题（附上解决方案建议）。例如，在每月电话会议中，汇报项目是否按计划完成了系统设计、开发的关键阶段，有无超支风险。
使用部门（市场部、销售部）：
目标是收集使用需求和反馈，确保软件功能符合业务流程。在项目需求分析阶段，每周组织一次集中讨论会议，与各级使用者沟通，详细记录他们对功能的期望和现有业务流程的细节。开发过程中，每两周安排一次软件演示和反馈收集会议，向他们展示新开发的功能，收集意见。在上线前，进行多次用户验收测试，并在每次测试后召开总结会议，解决发现的问题。例如，在需求分析阶段的会议中，市场部专员提出希望软件能自动生成活动效果评估报告，这一需求被详细记录并纳入需求管理。
IT 部门：
沟通重点是技术对接和系统兼容性。在项目前期，与 IT 部门主管进行两次技术沟通会议，讨论新软件与现有系统的接口、数据传输方式等技术细节。在开发过程中，如有涉及技术架构调整或与其他系统交互的问题，及时与他们沟通。在上线前，共同完成系统集成测试，并向其汇报测试结果和解决的问题。
业务流程优化小组：
在项目前期和流程设计阶段，每三周召开一次会议，与他们共同梳理业务流程，确保软件流程设计符合公司的整体业务优化方向。在流程确定后，如有新的业务需求或优化建议，及时沟通并评估对软件的影响。
间接影响部门（财务部、人力资源部）：
对于财务部，在涉及财务相关功能设计阶段，安排两次专门的沟通会议，向其介绍新软件的财务数据处理方式和对财务工作的影响，收集意见。对于人力资源部，在软件培训计划确定后，与其沟通培训时间安排和人员组织问题。
2. 确定沟通方式和责任人
沟通方式：一对一电话会议、面对面会议、集中讨论会议、软件演示、邮件沟通等多种方式结合。对于重要的决策沟通和问题沟通，优先选择面对面会议或电话会议，以确保信息准确传达和及时反馈。对于一般性的信息传递和日常沟通，可以使用邮件。例如，每月向高层决策者的项目进度汇报，采用电话会议形式，之后再通过邮件发送详细的项目报告。
责任人：项目经理负责与高层决策者、IT 部门主管、业务流程优化小组的沟通；项目需求分析师负责与使用部门的日常沟通和需求收集会议的组织；项目技术负责人与 IT 部门技术人员对接技术问题；培训专员与人力资源部沟通培训相关事宜，同时向项目经理汇报。
3. 制定沟通时间表和记录机制
沟通时间表：
将所有的沟通活动按照时间顺序排列，形成一个详细的时间表，明确每个沟通活动的时间、参与人员、沟通主题等信息。例如，在项目的第 2 - 3 周是与市场部、销售部的需求分析集中讨论会议；第 4 - 5 周是与 IT 部门的技术沟通会议等。这个时间表作为整个项目沟通管理的依据，确保沟通活动按计划执行。
记录机制：
每次沟通后，由专人负责记录沟通纪要。纪要内容包括会议基本信息（时间、地点、参与人员）、讨论的主要内容、达成的共识、待办事项（明确责任人和时间节点）。沟通纪要在 24 小时内发送给所有参与沟通的人员确认，无误后存入项目文档库，作为项目历史资料和后续沟通的参考。例如，在一次与市场部的软件演示和反馈收集会议后，记录市场部对新功能的认可和提出的一些界面优化建议，待办事项是开发人员在一周内完成界面调整，并再次向市场部演示确认。
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