202501业务研究|高校档案数字化建设的文化传承价值研究——基于文件连续体理论视角

      《中华人民共和国档案法》明确规定'档案馆应开发利用馆藏档案'，旨在'传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。”。与此同时，中国共产党第二十次全国代表大会进一步强调了“实施国家文化数字化战略，健全现代公共文化服务体系，创新实施文化惠民工程。”的指导思想。这些精神和法规不仅为档案事业在推进社会主义文化发展、实施国家文化数字化战略以及档案文化建设中提供了明确的规范性依据，同时也对档案事业提出了新的标准和要求。[1]

      档案文化资源建设是推动社会主义文化发展和服务于国家文化数字化战略的关键途径。高校作为文化传承和知识创新的源泉，不仅积淀了深厚的文化底蕴，更拥有大量独特且富有文化价值的档案资源。这些档案以文字、图表、声像等多种形式真实记录了高校在招生、教学、科研、管理等方面的活动，是反映学校历史、学术、社会服务及文化活动的重要载体。

      目前，高校档案资源的数字化已成为保护和传承文化瑰宝的重要手段。然而，起步较晚、经验不足等问题导致当前的档案数字化建设水平仍需大力提升。[2]20世纪90年代后期，澳大利亚学者弗兰克·阿普沃德（Frank Upward）详细阐述了文件连续体理论，此理论强调档案与组织、社会环境的互动，并关注档案从创建到最终处置的完整生命周期。这一理论打破了传统档案关注文件流转的单一线性模式，全面揭示了文件运动的过程、规律及特点[3-6]在文件连续体理论的中国化研究中，其与电子文件管理的紧密结合为高校档案数字化建设提供了全新的视角。[7]结合该理论，高校档案部门不仅应关注档案的物理保存，还需加强档案信息的数字化转换和长期可访问性管理，以确保文化记忆的有效传承。数字化建设将打破档案资源的时空限制，进一步促进文化的深层次传播与交流。

      从文件连续体理论的视角出发，本研究认为高校档案数字化建设远非简单地将纸质档案转为数字形式，其更深层次的价值在于提高档案利用效率，为研究者、师生及公众提供深入了解和体验高校历史文化的新途径。更重要的是，这些数字档案资源将成为推动社会主义核心价值观教育、增强文化自信和文化传承的重要工具，为国家文化数字化战略的实施奠定坚实基础。

      目前关于高校档案数字化建设的研究多集中在新技术应用、面临的挑战与策略以及特定案例等方面[8-10]而对其理论依据的探讨相对较少。同时，现有研究对数字化建设价值的认识多局限于资源共享、效率提升和实体档案保护等层面，[11,12]忽视了高校档案在文化传承中的核心地位和作用[13,14]因此，本研究旨在基于文件连续体理论，深入挖掘高校档案数字化建设在文化传承中的价值，为这一领域提供新的研究视角。此外，我们还将探索合理的档案资源数字化建设策略，以提升高校档案管理的现代化水平，确保档案资源的完整性和可用性。本研究最终目标是帮助高校通过充分开发档案资源，搭建起一个供师生及公众感知和体验校园文化的平台，进一步服务于中华优秀传统文化的传承，并为相关政策制定提供参考。

      2.1 文件连续体理论的内涵。文件连续体理论起源于20世纪80年代，是信息技术迅猛发展和电子文件管理需求日益增长的产物。该理论主要由弗兰克·阿普沃德提出并发展，旨在克服传统档案管理理论在应对电子文件及信息时代挑战时的局限性。[15]这一理论不仅为档案管理部门实现《档案法》及中国共产党第二十次全国代表大会的相关规定与精神要求提供了理论支撑，还为档案数字化在文化传承和社会主义核心价值观教育中的重要性开辟了新的视角。

      文件连续体理论包含保管轴、证据轴、事务处理轴和来源轴四个坐标轴，以及身份、业务、结构和功能四个维度。[16]这四个坐标轴构建了一个宏观的框架，而四个维度则提供了更为细致的分析工具，二者共同构成了对文件生命周期全面理解的基础。[17]这些坐标轴与维度共同描绘了文件从创建到最终处置的完整过程，强调这一过程是连续且动态的，与《档案法》中关于档案馆开发利用馆藏档案的精神要求高度契合。文件、记录和档案作为文件连续体理论的核心概念，在文化传承中具有举足轻重的地位。文件是信息的载体，记录了特定社会和组织背景下的意义与用途，而档案则是经过选择和保存，为未来参考与研究所用的记录[18,19]这些概念突显了文件在不同阶段的连续性和动态性，与高校档案数字化建设在保护和传承文化遗产、促进文化传承和社会主义核心价值观教育方面的目标紧密相连。

      文件连续体理论倡导档案管理者应从传统的保管者角色向信息管理者转变，要求他们能够理解并应对信息技术所带来的挑战。该理论指导档案管理者如何更有效地管理电子文件，处理文件的长期保存问题，以及确保文件在不同阶段的可访问性和安全性。[20]此理论不仅聚焦于文件的物理形态，更关注文件在社会和组织中的功能性和价值。本研究以该理论为基础，旨在为高校档案数字化建设提供实践指导，深化相关群体对高校数字档案文化传承价值的认识，进一步为国家文化数字化战略的实施奠定实践基础。

      2.2 从文件连续体理论看高校档案数字化建设的文化传承价值。高校档案数字化建设是信息技术快速发展的时代产物，它不仅是对传统档案管理方式的革新，更是对档案文化价值的重新认识和挖掘。文件连续体理论模型为这一建设提供了全面的理论框架，有助于展现档案在文化传承中的多维价值。[21]

      2.2.1 “四个坐标轴”视角下的文化传承价值。在文件连续体理论的四个坐标轴中，保管轴聚焦于档案的长期保护与管理，强调档案在文化传承及其他社会功能中的物质基础作用；证据轴则关注档案的真实可靠性；事务处理轴着眼于档案在组织活动中的角色与价值，而来源轴则关注档案的背景信息，如创建者、形成过程及历史环境等[22,23]因此，从这四个坐标轴的视角来看，加强高校档案数字化建设的文化传承价值体现在：

      首先，它能提高档案的物理安全性，通过电子化手段延长档案寿命，并确保电子档案的长期可访问性和完整性。这不仅能让记录学校历史的珍贵资料跨越时空，持续服务于学校的未来发展，同时也成为理解和传承学校文化的重要手段。

      其次，数字化建设能保证电子档案的完整性和不可篡改性，对维护档案的历史真实性以及确保文化记忆的准确性和权威性具有至关重要的作用。

      再次，高校档案是学校各项事务活动的重要记录，也是学校发展决策和综合治理的重要信息支撑。[24]档案数字化建设能增强档案资源的便捷访问与共享，促进知识传播与创新，激发师生的创新动力，推动知识更新与教学变革，为文化传承注入新的活力。[25]

      最后，数字化建设有助于档案管理者记录和保存档案的来源信息，既便于利用者了解档案的历史背景，追溯学校文化来源，又能帮助师生更加系统、深刻地理解学校的发展历程和文化特色。同时，通过将高校档案资源以数字化展示、教育活动等形式呈现出来，可以强化师生对学校文化的认同感和归属感，增强文化传承的内驱力[26,27]

      2.2.2 “四个维度”视角下的文化传承价值。在文件连续体理论模型中，四个维度相互关联、相互促进，共同构成了对档案资源全面理解和有效管理的基础。身份维度突显了档案在彰显组织形象和构建文化认同中的作用；业务维度关注档案在组织开展各项管理活动中所发挥的支持功能；结构维度涉及对档案资源的组织与管理，而功能维度则聚焦于档案资源在促进知识共享方面的作用。[28]从这四个维度的视角来看，加强高校档案数字化建设的文化传承价值主要体现在：

      首先，数字化档案资源便于向外界展示学校的发展历程、教育理念、文化特色和历史底蕴。这不仅能增强社会对学校的认可与尊重，还能提升师生对学校的认知与认同、归属感与自豪感，对传承和弘扬学校倡导的核心价值观具有重要影响。[29]

      其次，对数字档案资源进行有效管理、及时更新、高效利用和实时共享，能为学校管理的科学化和规范化提供及时准确的信息支持。这不仅能提升学校整体管理的运营效率，还能为文化传承提供实践平台。[30]

      再次，采用先进信息技术进行管理和维护的结构化档案资源，能为学校的文化传承提供丰富的素材和坚实的基础。

      最后，数字档案资源的开放性和互动性功更利于知识共享，能更直观、更生动地展示学校文化，为文化传承提供新的途径。

      高校发挥文化育人和文化传承的功能，正是践行立德树人目标的重要体现。[31]因此，做好文化传承是高校的重要使命之一。档案作为学校文化的重要组成部分，应在高校完成这一使命的过程中发挥至关重要的作用。在信息社会和大数据背景下，高校应尽快采用高新技术将传统纸质档案转换为数据信息并实时更新，以实现档案的安全保护、科学管理和高效利用。[32]然而，当前的研究主要集中在档案数字化转型的技术应用、数字化实践调研以及数字化服务校史编纂等方面，缺乏系统的理论支撑。文件连续体理论为高校档案数字化建设提供了一个多维度的理论框架，为高校档案管理工作在文化传承方面提供了理论依据。在该理论的指导下，高校档案数字化建设能更好地促进档案资源的管理、保存和利用，推动知识的创新与传播，践行高校的文化传承功能，为社会主义文化的发展和国家文化数字化战略的实施奠定坚实的基础。

      文件连续体理论强调，档案文件并非仅仅是静态的物理存在，而是在多变的社会环境中，借助各种形式和媒介与个体、组织以及社会产生交互作用的动态实体。基于这一视角，我们审视高校档案数字化建设在实现文化传承功能时所面临的挑战。

      3.1 数字化资源的构建及其整合共享的挑战。资源构建是高校档案数字化工作的基石，而资源的有效整合与共享则是文化传承的核心。满足文件连续体理论对档案记录在不同时空背景下的连续性要求，就必须优化档案资源的构建及数字化资源的整合。然而，当前高校档案资源的收集并不全面，管理分散，且缺乏统一的标准与平台。这种现状降低了资源的利用效率，进而限制了文化传承的广泛性与深度。[33]

      3.2 档案数字化的安全与保密性问题。文件连续体理论着重指出了档案记录的证据性和权威性。确保档案的安全与保密是维护其真实性和完整性的基石，也是实现档案文化传承功能准确性和权威性的关键。但在档案数字化的进程中，网络威胁可能导致档案信息面临网络攻击、数据泄露、数据篡改等风险。[34]

      3.3 档案数字化与文化传承之间的联系问题。文件连续体理论突显了档案在不同社会架构中的重要性。因此，高校档案的数字化工作不应仅聚焦于技术层面，更应重视档案所蕴含的文化与教育价值。数字化应成为推动文化传播与利用的手段。但遗憾的是，当前的高校档案数字化工作仍过多地关注档案的安全存储和数据保管，而未能充分发挥其在文化传播与利用上的潜能。[35]

      3.4 档案数字化所需的专业人才培养、技术创新及其应用问题。文件连续体理论提倡档案管理的专业性和创新性。为了适应数字化时代的需求，高校档案管理的专业化人才培养显得尤为重要，同时技术创新也是推动档案数字化发展的关键因素。但当前，高校档案管理团队的专业性有待提高，工作人员普遍年龄偏大，新技术应用能力有限，且缺乏创新动力，这些都制约了档案数字化的速度和品质，进而影响了档案文化传承价值的实现[36,37]

      面对资源整合、信息安全、人才匮乏等多重挑战，文件连续体理论所强调的档案在组织与社会环境中的动态性和互动性，为我们提供了一个全面理解档案生命周期的框架，并引导我们探寻切实可行的解决方案。[38]

      4.1 档案资源的数字化整合与共享。为了实现档案文化的传承价值，必须对档案资源进行充分的整合与有效的共享。首要任务是构建一个集成化的、能够支持档案全生命周期管理的数字化平台。该平台需具备处理档案从创建到最终处置各阶段数据的能力。同时，平台应在确保资源易于访问和利用的同时，建立版权管理机制，以平衡档案利用的开放性和合法性。此外，我们应遵循国家管理标准，提高档案资源的互操作性，并加强高校间的资源共享与交流。为确保数字化流程的严谨性、规范性和可控性，还需制定相关制度，以提升数字化的效率和质量，确保档案数字化的准确性和完整性[39,40]

      4.2 档案数字化的信息安全管理。信息安全是保障档案文化传承价值得以实现的基础。为此，我们需要采取有效措施，如数据加密、访问控制、入侵检测系统及定期的安全审计等，以防止未经授权的访问和数据泄露。[41]同时，应明确档案数字化过程中的各项责任、权限和操作流程，以确保档案管理的规范性和一致性。[42]此外，还需制定针对事故防范、应急及整改的长效措施，并定期对数字化管理系统进行安全评估与风险排查，以便及时发现并解决潜在的安全威胁。

      4.3 档案数字化的文化传承实施。高校档案是记录和传承学校历史文化的重要媒介。为加强档案资源的数字化建设，实现档案文化的传承使命，我们应在数字化过程中确保档案的原始性、完整性和可访问性，以维护档案的证据性和权威性。同时，应增强档案的文化教育功能，利用在线展览、虚拟博物馆、互动式教育平台等形式，打破时空限制，将档案资源转化为生动、直观的教育内容。[43]此外，通过对数字档案资源进行整合和提炼，我们可以充分利用这些资源开展多元化的教育活动，如历史研究、文化节庆和校史演讲等。这不仅能激发学生对学校文化的认同感和归属感，还能实现档案在连接过去与现在、传承文化与创新教育方面的桥梁作用。

      4.4 档案数字化人才与技术革新。专业的人才和先进的技术是高校档案数字化建设适应信息时代快速发展的关键因素，也是实现档案文化传承价值的保障。为此，我们需要加强档案管理人员的职业素养和创新精神培养，并定期为他们提供业务培训机会，以提升他们的现代信息技术能力，如数据库管理、网络技术和图像处理等。[44]针对档案管理部门在高校中的“边缘性”问题，高校应制定相关政策以提升工作人员的工作满意度和职业忠诚度，从而缓解他们的职业发展顾虑并激励他们深入研究和挖掘档案的文化传承价值。同时，我们应积极创新技术，如利用人工智能技术进行档案的自动分类和检索、利用大数据分析技术挖掘档案资源的潜在价值以及运用云计算技术实现档案资源的高效存储和共享等。这些技术创新将提高档案数字化的效率和质量，更好地服务于教学、科研和文化传承工作。

      5.1 研究结论与价值。本研究基于文件连续体理论，深入探讨了高校档案数字化建设的必要性、挑战与解决策略。高校档案数字化建设是信息时代发展的必然趋势，它不仅能有效促进文化资源的传播与交流，更是实现档案文化传承价值的重要途径。面对资源整合、信息安全及人才培养等多重挑战，本研究提出了一系列切实可行的解决策略，包括构建集成化的数字化管理平台、加强信息安全管理、实施文化传承策略以及重视人才培养和技术创新。这些策略旨在确保档案的物理安全性、维护其证据性，最大限度地发挥其文化传承价值。

      本研究不仅为高校档案数字化建设提供了全面的理论框架，还针对实际操作中可能遇到的问题提出了具体解决方案。这些策略和建议具有重要的实践指导意义，能够帮助高校档案管理部门更好地适应信息化时代的发展需求，提升档案管理效率和服务质量。通过推动档案数字化，本研究还有助于提升公众对档案文化的认识和关注，进一步促进社会文化的传承和发展。

      5.2 研究展望。本研究虽通过理论基础的指导找到了解决问题的一系列策略，但仍存在些许不足。首先，提出的解决策略主要基于理论分析和逻辑推理，缺乏实证研究的验证，故未来研究将加强实证研究，通过实际操作和数据收集，验证解决策略的有效性。其次，对于档案数字化建设的技术细节探讨不足，如具体的数据加密技术、高效的档案检索算法等，这些技术细节在数字化建设过程中需要深入研究，以提升数字化建设的效率和质量。再次，缺乏对差异化的考虑，今后研究中需考虑不同类型的高校在资源、技术、管理等方面存在差异，以制定更加贴合实际的数字化建设方案。最后，对新兴技术应用探讨有限，随着科技的进步，新兴技术如人工智能、区块链等逐渐在档案管理领域展现出巨大潜力，这是下一步研究应着重关注的领域。