202405业务研究|档案数据治理的多元参与引导模式探讨

     学生是学校的主体，学生档案的完整性决定了学校文化传承的丰富性。目前大多数高校学生档案管理存在政策不到位、体制不够健全、学生不重视、信息化程度不能满足需求等共性问题。依据“面向专职档案管理人员的现状调查”和“面向学生的归档意愿”调查结果，从“制定学生重要资料的收集政策，加大宣传、教育、展示力度，与学生社团组织加强合作，提供便捷的捐赠渠道”几方面提出具体的创新路向。展示了“荣誉档案网”“人物档案网”“符号馆”“学生口述访谈”等移植性强的学生档案资源建设实操案例。

      针对高校学生档案管理中存在的问题，许多学者从多个角度、多个方面进行了探究，发表了比较多的研究成果。比如《档案管理》曾经就如何建设“微档案”“高校学生健康档案”“党员档案”“学生心理档案”“信用档案”等方面研究发表了相关成果[5-9]检索国外档案学期刊，发现高校学生档案资源建设和应用方面一直受到学者的重视。如在国际档案学界广泛受到学者重视、影响力较大的刊物《American Archivist》，自上世纪四十年代以来，持续发表关于高校学生档案建设方法、学生的档案建设意识、应用策略等方面的研究成果[10-14]还有很多其它国家高校在学生档案资源建设和应用创新方面的做法值得我们借鉴。本研究通过文献梳理，对目前国内大多数高校在校生档案管理中存在的问题进行了整理归类，主要有：

      政策和管理办法欠缺。首先是国家层面的指导性文件欠缺。《高等学校档案管理办法》仅仅提出学生类档案属于归档材料，既没有对“学生类” 档案这一概念给出详细的解释，也没有出台具体的指导性文件[15]；其次是很少有省级政府部门、包括教育行政管理部门对高校学生档案建设出台具体的管理规范，对学生档案相关政策引导力度仍然较为薄弱；杨艺璇等人近期通过梳理发现，明确出台学生档案管理办法或细则的高校数量也较少。[16]因为管理规范欠缺，各高校安排学生档案管理工作的方式、方法也是五花八门。

      缺乏统一明确的学生档案目录清单。不同学校、甚至同一学校、同一专业不同学生的档案材料内容大相径庭，经常出现学生就业后，用人单位需要的材料在毕业生档案中找不到，需要学生再返校补充档案材料的现象。[17]

      学校的管理机制体制有待健全。目前，许多高校缺乏一套完整、具体且可操作性强的学生档案管理制度。管理制度的缺失导致档案管理无序，没有自己的标准和规范，难以确保档案管理工作的连贯性和一致性；各学校的在校生档案管理部门各不相同，既有统一管理的，还有分散在各个学院管理的，日常管理不规范、管理不到位的现象比较普遍[18]；管理层及教职员工对档案管理的重要性认识不足，档案管理人员的专业培训不足，缺乏档案管理的专业知识和技能；校内各部门间的学生档案资源缺乏有效整合和共享机制，信息孤岛现象普遍。

      学生不重视自己的档案。大部分学生并不清楚自己档案的重要性具体体现在哪些方面，因而对自己档案中的材料是否完整、哪些重要材料应该主动归档等，都没有引起足够重视，甚至不知道个人档案存在的学生也大有人在[19,20]

      信息化程度不能满足需求。与高校智慧校园建设如火如荼的情况不相一致，学生档案信息化建设远远不能满足实际需求，没有有效利用信息化手段将应收档案及时收集上来。比如：很多学校都没有解决好最基本的业务系统与档案管理系统数据共享问题，学生在校期间有关学习、思想、健康等各方面情况的材料不能动态反映在档案中，不仅学生档案的完整性、真实性、及时性和有效性都无法予以保证，而且教师在需要时无法及时查阅学生的档案，档案管理人员也常常无法及时掌握每位学生的档案材料归档情况。另外，存量档案数字化加工工作不到位，无法满足在线查档需求，而且学生档案中一些孤本材料的安全性得不到保证。但与此相对应，学生、用人单位等对学生档案的利用需求呈多元化发展态势，他们提出的远程办理、在线阅档、在线传递等需求往往无法得到满足[21,22]

      “政策和管理办法欠缺、缺乏统一明确的学生档案目录清单”这两方面属于国家法规和制度建设问题，需要政府主管部门着手才能推动其解决。在国家文件缺位时，学校也可以根据自己的情况建设相应的管理办法、学生档案目录清单等。其它方面问题，如健全学校的管理机制体制、提升学生对档案的重视程度、充分利用信息化手段改善档案管理等，进行深入研究和探讨、不断尝试推进改革，是我们档案研究人员和实操工作者义不容辞的职责。

 3  现状调查

      通过文献梳理我们已经掌握了不少关于高校学生档案管理、资源建设、利用等方面存在的问题，为验证上述问题，并进一步了解高校学生档案管理工作的现状，本研究设计问卷对部分高校学生档案资源建设和应用情况进行了调查。调查分两部分：“面向专职档案管理人员的现状调查”和“面向学生个人的存档意愿调查”。

      3.1 面向专职档案管理人员的现状调查。

      面向专职档案管理人员的现状调查主要围绕三个方面的问题：学生档案由学校的哪个部门来管？学生档案包含了哪些内容？有哪些具体措施对学生进行更加广泛的档案资料征集？即“谁管、管什么、如何收集”的问题。并在最后设计了开放问题：“您认为贵校的学生档案管理存在哪些问题、如何改进？”调查根据预先拟定的大纲进行，但在交流过程中根据对方提供的信息及时调整对话内容。调查主要在参加相关会议期间与被访谈人面对面进行交流，也有一小部分采用电话进行交流，个别采用了电子邮进行交流。接受访谈的人为国内各高校的档案馆长或者副馆长。

      本研究共获得53所学校的有效数据。19所学校的在校学生档案由一个部门统一管理，另外34所学校则分散在各学院管理。集中统一管理的学校中，由学生处（学生工作部）管理的有7所，由档案馆管理的有5所，由招生工作办公室管理的有2所，由教务处管理的有3所，由就业指导中心管理的有1所，由宣传部管理的有1所。学生毕业后，53所高校的学生档案材料全部转归档案馆管理。尽管有19所学校的在校生档案由一个部门统一管理，但不仅这些部门非常分散，而且除了档案馆外，其它部门的主要业务并非管理学生档案工作，因而极易造成对学生档案管理不严格、不规范。分散在各个学院管理的模式更是不妥，学院与校内各部门交接沟通不畅导致学生档案材料丢失的情况常有发生。[23]另外，这些部门的档案管理人员大多身兼数职，而且流动性大，缺乏系统的档案管理专业知识，加上学生档案每年动态变化、内容多、形式复杂、各年级需要收藏的侧重点有所不同等特点，学生档案管理不到位现象很普遍。

      各个学校在校生档案材料包含的内容不尽相同，其中包含最多的是学生成绩、奖惩材料。而且在学生毕业后，其保留在学校的档案内容各校也有差异，但各校均包含高考录取花名册、学生学籍表、毕业答辩等相关材料，其它方面材料差异较大。

      调查发现，14所学校有学生档案管理办法，32所学校没有，7所学校没有回答。对于“采用何种方法征集在校生、已经毕业学生的档案材料”这一问题，各个学校回答都比较简单，基本上都是催相关人员按时归档，没有受访者列举具体、系列的征集方法、手段。

      在校学生到档案馆查阅、利用档案的人数较少，而且大都是在帮助同学、老师办理相关证明时才去档案馆，根据自己的需要去查询和利用档案的几乎没有。基本上各校都认为学生对自己在校期间的档案管理了解程度不够，也不太关注自己的档案，往往只是在即将毕业找工作或者毕业后用到时才重视自己的档案。

      对于自己学校的学生档案管理存在的问题，档案馆长普遍比较关注两个方面的问题：一是移交给档案馆的学生档案材料完整性和规范性差，不能满足校友查档需要。不少人提出迫切需要采用多种方法丰富学生档案材料，因为学生毕业离校后一些重要资料更难征集。二是各部门、各院系非专职档案管理人员档案管理工作不规范、人员不稳定。

      3.2 面向学生的归档意愿调查。

      学生对学校的档案管理情况知道多少？他们对自己的档案应该保存哪些内容了解多少？他们是否愿意将自己在校学习期间的重要资料拿出来存档？为制定满足学校和学生需求的策略，使学生档案材料征集效果更加理想，同时也为了对学生普及档案管理知识，教育学生更加重视档案资源建设工作，本研究直接面向学生进行了“个人资料归档意识调查”，以了解他们对自己的重要档案材料建设的看法、想法和建设意愿。问卷参考国内外相关研究成果[24,25]共设计问题25项，包括：对本校学生档案管理了解情况；对本校学生档案所包含的内容了解情况；是否愿意提供自己的重要材料（特别指出原件、复制件、电子件）存档；希望通过哪些途径提交自己的重要材料存档等四个方面的内容。调查采用纸质问卷和电子问卷两种方式向学生发放，纸质问卷主要面向参观校史馆的在校生进行；电子问卷学生可以扫码在手机上填写。调查前后历时两个半月，回收有效问卷326份。

      根据调查结果，61%的学生不知道自己在校期间的档案保管在哪里，有76%的人不知道学校档案馆在哪里，超过90%的学生从来没有去任何档案馆查过档案材料。86%的人对学生档案中保存哪些材料不了解，也从来没有关心过应该保存哪些材料。在问卷中列举出下列类型的材料让学生选择哪些应该归档：在校期间的学习成绩等教学类资料，学校的奖惩、评定材料，个人参加社会活动的资料，参加各类教学科研及其它项目的资料，参加竞赛、文体比赛的资料，社团活动资料，记录学生在校期间生活的重要资料等。87%的受访者全选了上述类型材料。

      对于是否愿意将自己的重要资料（包括复制件、复印件、电子拷贝件）捐赠给学校馆藏，只有12%的受访者表示“非常愿意”，34%的学生表示“有些愿意”捐赠，54%的人对将自己的重要资料捐赠给学校档案馆有些犹豫和担忧。当问到“哪些因素影响您捐赠”时，75%的学生对隐私和安全问题有顾虑，担心他们捐赠的个人材料是否会带来安全或隐私泄露风险。当然，档案管理有严格的安全保密规定，档案管理人员也要每年接受保密培训，但学生们可能不了解这一点，也可能没有意识到我们在档案管理工作中对保密和安全问题的有多重视。我们需要加强宣传和教育，让学生了解档案馆如何最大程度地保护他们的隐私，并向学生具体展示档案管理是如何将安全风险降到最低的。

      影响学生捐赠的另一重要因素是渠道不畅，66%的学生提到不知道往哪里捐赠自己的重要资料，学院、系里也没有向学生布置过这一工作。大多数学生认为学校应该提供便捷的捐赠方式，比如让学生通过邮箱、网站等信息化手段上传自己的电子资料。

      宣传和信息传递不够是影响学生们提交重要材料归档的重要影响因素之一。一名学生写道，“我需要了解档案的作用，知道存档资料有啥用我才会积极提供材料。”另一名学生写道，“我可能会捐赠材料，我只是不知道有啥用。”另一名学生很简单地写道，“档案馆应该多做宣传普及工作，因为没有多少学生知道档案相关知识。”虽然只有46%的学生回答他们“非常愿意”或“有些愿意” 捐赠个人资料，但如果学生意识到档案及其对大学的重要性，他们知道哪些材料适合捐赠，以及如何轻松捐赠，他们会很乐意将自己的重要资料存档。我们非常需要加强宣传和教育，让学生了解档案的重要性，以引导学生养成整理、建设自己的个人档案的习惯。

 4 创新路向探索

      通过调查发现，大多数学生对自己在校期间档案的保管情况、存档内容都不甚了解。几乎所有参与调查的学生都没有查询、利用过档案材料，当然他们对档案的重要作用也不太关注。当学生了解到档案中应当包含的资料内容时，他们对档案收藏都表现出了很高的兴趣。尽管出于安全和隐私考虑，许多人对捐赠材料持审慎态度，但如果有值得信任的安全保障机制并提供了便捷的捐赠渠道，他们还是愿意为丰富档案材料做出贡献的。

      为了记录学生在校期间丰富的生活内容，收集更多的学生重要资料，以传承学校文化，应在收集政策、宣传展示、社团合作和捐赠渠道等方面加大工作力度。

      其一，制定学生重要资料的收集政策。目前在国家各级政府对学生档案管理具体政策欠缺的情况下，学校的制度、政策更不能缺位。这一点至关重要，因为这将有助于明确收集什么，如何收集，以及如何存储和维护。并且，以政策、制度形式鼓励学校师生关注学生档案资源建设工作会收到更好的效果。政策制定时要充分考虑自己学校的情况和学生的实际情况，与学校上下充分沟通，研究、参考其他大学制定的学生档案材料收集政策，纳入学校整体的档案管理体系中。收集政策中要清楚展示拟接收资料的类别，给学生明确的指导方针。对不同类别、不同专业的学生，归档内容可以有所差别。

      其二，加大宣传、教育、展示力度。通过调查可以看到，在学生了解档案保存内容前后表现出了明显不同的兴趣，宣传充分到位极大有助于调动学生的捐赠积极性。既要通过网站、新媒体广泛向学生宣传本校的档案收集政策、保密体系、征集渠道，还要制作各种宣传材料发放到学生手中，同时也要将宣传材料放置在学生流动量大的教室、餐厅、图书馆等处，扩大宣传教育效果。新生入学一般都有校史馆参观教育活动，可以在学生参观校史馆的时候通过多媒体、各种宣传材料、甚至档案管理人员出面简短介绍，向学生普及个人档案建设相关知识。另外，面向全校学生开设的校史课堂上也是教育学生积极参与自己的档案资料建设的最好场所。

      学校制订面向学生的档案管理知识宣传教育方案时，要充分考虑让学生们了解记录自己学生时代生活的重要性、档案馆感兴趣的材料类型以及如何保护他们的隐私，这样才能鼓励更多学生捐赠自己的重要资料。

      其三，与学生社团组织加强合作。目前学生社团组织在高校已成燎原之势，不仅众多学生参与其中，而且他们组织开展了大量有意义的活动，是学生在校期间丰富生活的具体体现。在面向专职档案管理人员的现状调查中发现，大多数学校没有征集学生社团活动材料归档。加强与学生社团组织的联系，让学生个人和学生团体了解我们的档案管理工作，并与他们合作采取多种方式收集其资料，以保存这些体现丰富校园文化的载体。

      其四，为学生提供便捷的捐赠渠道。我们的研究表明，除了通过宣传、教育让学生获得更多的信息外，还必须让他们尽可能容易地捐赠。关于如何收集更多的学生生活资料，学生们向我们提供了许多有用的、实用的建议：不少学生建议我们丰富网上捐赠渠道；还有学生建议在校园里设立设置收集箱，让学生们投放资料；也有人建议通过设置赠品或奖品来激励捐赠，等等。

      为弥补各部门、各院系兼职档案员不规范不专业、流动性大的缺陷，我们做了一些尝试，希望在网上为学生提供便捷的捐赠渠道，征集到更多学生重要材料的同时，也在网上展示优秀学生的重要成就，以激发更多学生的捐赠兴趣，包括在校生和已经毕业的学生。

      （1）毕业生云档案网建设。学生毕业后将踏上新的征程，在毕业前后整理材料时或许更愿意将自己的重要资料系统整理、归档保存，但校内其它管理学生档案的部门各有自己的主要职责，往往他们无暇拨出更多时间和精力开展学生档案资源建设。因而，为推动学生档案材料的完整性、规范性问题的解决，本研究尝试建设了“河南大学毕业生云档案网”，用以征集学生个人在校期间重要的学习和科研成果、学生参加重要活动相关资料、学生个人照片等。

      网站上线运行后，通过该网站发起的征集毕业生个人全身照片、手写对母校或对自己未来寄语这一活动，引起了毕业生的浓厚兴趣，所有接触到这一征集活动的毕业生，不仅主动提交了资料，而且寄语情真意切，连外国留学生也积极参与进来了。

      （2）“河南大学荣誉档案网”“河南大学人物档案网”建设。与“学毕业生云档案网”专门面向毕业生不同，“河南大学荣誉档案网”面向所有在校学生和所有校友，栏目包括：“国家荣誉”，征集学生参加国家科技、体育等比赛取得的各种荣誉；“其它荣誉”征集并展示学生获得的省级、校级及其它荣誉；“学生干部”，系统保存学生在校期间担任学生干部情况方面的资料，并提供查询输出功能；“学生社团”，征集并展示各种学生社团资料；“院系荣誉墙”，学院其它方面的学生荣誉资料。所有征集到的资料在获得学生同意的情况下，通过网站展示出来，一方面彰显学校培养学生的成就，另一方以激发更多的学生捐赠。网站如图1所示。

      图1 河南大学学生荣誉网

      “河南大学人物档案网”栏目包括：“历史名人档案”主要展示2000年以前去世的河大知名人物档案；“今日之星”主要展示各学院在职知名人物、近些年去世知名人物档案；“校友风采”主要展示河大毕业、工作在校外知名校友的成就，网站如图2所示。

      以上两个网站均采用统一身份验证方式登录后提交资料、查询内容，并专门有人后台进行资料审核，以避免不必要内容展示出来。网站启用后，学生档案材料征集情况明显好转，资料提交数量、网页浏览量都逐渐上升，尤其是展示出来的内容，收到不少好评。

      图2 河南大学人物档案网

      （3）“河南大学符号馆”建设。“河南大学符号馆”是一个200平方米的实体展馆，用来展示教师、学生、校友比较重要的个人成就。一期开辟三个展厅：时代弄影厅，展现师生积极融入时代、服务参加各项重大活动、创造卓越贡献之事迹场景；星光灿烂厅，专门展示教师、校友的重要成果；学子逐梦厅，专门展示年轻学子在校拼搏的学业成就。展藏内容以著作、证书、奖章、奖杯、书画、图片及具有我校历史纪念意义和重要价值的实物为主，同时在展厅内设置触摸互动屏幕利用多媒体形式展示更多内容。

      设立“河南大学符号馆” 的目的是建设一个学校的荣誉殿堂，一方面用来激励在校学生，另一方面通过展示师生、校友的成就，作为对校史馆主要用来展示学校和学科建设成就的补充。徜徉其中，希望广大在校学生能够感奋河南大学这所古老学府为中华振兴一贯做出的巨大贡献，能够感悟到地处中原的河南大学如何坚实走出一条成功的办学道路。通过丰富“河南大学符号馆”中学生、教师的档案材料，努力使其成为我校历史荣誉的宝库，自信的场所，力量的源泉。

      （4）学生口述历史档案资源建设。口述历史是记录学生生活经验的一种非常有效和高效的方法：通过口述记录的方式，可以更好地记录学生的生活经验，了解到更多的个人体验和看法，这一点传统的档案收集工作无法做到；采访过程可以帮助档案馆与学生建立联系，有助于更好地了解学生在校园内外的活动和行为，进而提高档案馆对学生资料的收集效率和深度；通过口述历史采访项目，档案馆可以帮助学生个人、学生社团组织更好地记录、管理他们的发展历程中的重要信息和资料；通过口述历史档案资源建设项目，学生也会更了解自己在大学历史中的重要性，并更深入地了解本校的历史和文化；口述历史档案资源的建设还可以为研究人员提供更全面的（全面地更全面地）材料，为后人了解、研究当代历史、校园文化等提供第一手材料。

      为进行学生口述历史档案资源建设，我们建设了一支团队，由历史文化学院、新闻传播学院、文化与旅游学院的本科生和研究生组成，由档案馆一名副馆长负责。除了邀请专业教师对口述历史资源建设团队进行培训外，为避免受访学生、采访者、支撑团队因为毫无经验而出现混乱，我们先行对33名老教授进行了访谈，并将访谈结果进行了整理，正式出版《河南大学忆往》一书。团队得到锻炼后，再开始面向学生个人、学生社团组织开始实施口述历史档案资源建设项目。

 5  总结与展望

      为了提升高校学生档案资源建设与服务质量，本研究进行了多方面探索。通过调查得知，需要我们投入更多的时间、人力、资源，来进行制度建设、宣传教育体系建设、征集方式和方法建设等，让学生尽可能方便地向学校捐赠他们的重要材料。我们的研究为我们接收和记录学生生活提供了一个起点，学生资料收集归档还有许多问题有待解决，还需要持续性加大研究和工作力度。比如：学生网络资料归档问题没有解决好。学生们越来越多地使用微信、微博、QQ、电子邮件和短信等工具进行电子社交，在学生调查中也可以看到，电子记录已经成为学生生活中重要的一部分内容。但与此不相适应，针对这一类学生材料归档问题至今还缺乏很好的措施、管理办法以及实际行动，此类研究成果也较少。另外，学生社团组织的资料需要系统地收集和保存。大学里的学生社团组织蓬勃发展，保存这些组织和学生各种活动的重要资料对于丰富大学的历史来说非常重要，但各个学校这一方面的档案管理工作均相对较弱，这样将会造成学校历史记忆中的空白。探讨如何对学生社团组织重要资料进行更好的收集、整理、保存也是一个非常重要的课题。

      我们需要让学生认识到自己求学期间的档案材料对他们来说具有的重要意义，让他们了解档案工作的使命，引导他们自觉加入到档案资源建设工作中来。通过创新档案征集方式和方法，最大程度保存社会发展过程中非常重要的校园变迁历史资料，为学校的文化传承负责。