1
会议要规划
根据公司或部门实际情况，可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会。
比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度。
除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。
2
准备要充分
要想会议高效，会前必须做好充分的准备。
重大事项必须提前足够的时间思考和准备，并会前私下广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分作好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速作出决策，提高会议效率。
会议主题、时间、地点、参与人、议程、时间表等最好都在会议通知中必须提前一定时间告知好让相关人员准备，会议议程在会议前再打印给到相关人员以便大家遵守。
3
主题要集中
一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员、时间和精力，高效解决问题。
综合性会议，主题也最好不要超过三个为好。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下，时间越长，成本也就越高。
4
人员要相关
只选对相关情况真正了解的人员参加，一问三不知、不了解具体情况或提供“假情报”、说了不算或说了却很可能被否决的人参加了也没有用。
所以一是要“少而精”，即只要与会议议题直接关联的单位参加，协办的单位不用派人陪绑；
二是要“有效”，具体的议题让主要负责人员直接汇报，领导不要代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现，更不要因为不了解实际情况而想当然地盲目决策；
三是要有“决策权”，与会人员一定要有决策权，主管领导有事委派人参加，也要赋予相应的权利，否则因做不了主造成议而不决，造成较大的浪费！也打击与会人员的积极性；
四是要“正面”，不要只是提问题、追究责任或相互推诿，而是要从多角度多提建设性建议、多鼓励、多肯定，既解决当前问题治标，更要想出将来长治久安的、预防类似问题重复发生的根本之策。
5
流程要合理
会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。
一是尽量不要领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；
二是领导尽量最后讲话，否则一开始基调一定，很多人就不敢发表自己的看法，或者只是随声附和；
三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则，重复观点尽量少谈，尽量谈有建设性意见，且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑，出现跑题或刹不住车时要及时拉回来；
四是繁简得当，有些问题简要介绍即可，重大问题讨论要充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见，不能仓促决策，而且不同部门、人员由于学习、工作经历和岗位职责不同，所关注的重点通常也会有所不同，充分交流有利于优势互补；
五是重大决策最好刻意安排反面意见，会议决策怕的是一面倒，如果确定要做也要经得起考验，想出各种应对风险的措施尽量减少损失，“两益相权取其重，两害相权取其轻”，如果明确能承受最大的损失和最坏的结果，这样决策了也不会轻易摇摆；
六是该议的时候要议，该决的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论，要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等。
6
时间要紧凑
要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节奏。
对较长的会议要安排中场休息，且最好提前准备好茶水、甜点和水果等，否则开会时间开长了，大脑转得慢了注意力也不容易集中。
7
决议要及时
会议的记录一定要完整、规范、完整，从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录，可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。
会议结束后，应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水账记录，需要做一定的整理、调整和提升，因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。
会议决议一定要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等，要简单、明了。
会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查，决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认以免有人推脱。
为了要及时贯彻会议精神，要及时发放会议决议：一可增强会议时效性，发挥会议的作用；二可乘热打铁，取得事半功倍的效果；三可提高会议的效益，增强执行力；四可明确责任，并通知到相关部门。
8
手段要先进
会前充分准备，多应用 PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，不要整版的文字而应图表结合（如果基础较弱对这一块最好组织专门如何准备和汇报 PPT的培训，并事先做一些参考模板）。
另外，能开电话会议、视频会议的尽可能利用这些高科技，可大幅节省交通、住宿等费用和往返的时间成本，大大提高沟通的效率，其投人产出比是非常合算的，尤其是金融危机的情况下多地点办公、全国性或全球化公司更应多应用一些高科技工具和手段。
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