见过的两家连锁企业奇葩的充值会员卡发行方式

财富 2024-11-07 08:00 广西

服务型连锁企业，发行充值会员卡的好处很多，比如锁定回头客提高客流量、提前收款起到间接融资的作用等。而对于客户来说，只要看好了这家企业的服务或产品，购买充值会员卡的最大好处是实惠，可以享受很多的优惠折扣。所以，一般连锁企业都会发行充值会员卡。

发行充值会员卡有很多种方式，以不同方式发行的充值会员卡对顾客来说，结果几乎都是一样，即持卡消费，享受更高的优惠折扣。但对于发行充值会员卡的企业来说，采取的发行方式不一样，会导致后期的管理完全不一样。有的会在管理上产生很多漏洞，导致资金流失；有的会使管理变得相当复杂和繁琐，导致工作量大增，且数据出现错乱。

第一例，曾经见过国内一家很出名的餐饮集团企业，其发行充值会员卡的方式就相当奇葩。公司的决策层考虑的是，一要提高各连锁门店推销充值会员卡的积极性，二要使各门店的销售数据和消费数据都一清二楚。所以就专门做了如下规定：

1、由公司统一制作充值会员卡，公司统一发行的充值会员卡可以在公司名下所有连锁门店消费；

2、各门店销售的充值会员卡，所得的销售款归属该门店账户，由该门店负责清理；

3、顾客持卡消费后，对应的原售卡款项要从售卡门店，划转给消费门店。

这样的充值会员卡发行及管理方案高明吗？这可是公司年薪几十万元甚至上百万元的多个高管集中在一起讨论的结果！该卡实现销售发行后，就出现了这样的状况：

每个月月底时，各门店的会计，都会为充值会员卡在该月的销售情况，进行店与店之间的对账。由于该公司连锁企业在全国有几十家，而发行出去的充值会员卡有几千张，就导致几乎每个门店的会计都要核对本店销售出去的百多张充值会员卡在其他各店消费的情况，以及其他各店发行的充值会员卡在本店的消费情况。每个月月底，仅仅是充值会员卡的交叉对账，就要耗去会计大量的时间和精力，远远超出处理整个门店的账务所需的时间和精力。而最终，依然有很多充值会员卡的消费情况核对不清，甚至无法核对。同时，各门店（都是独立法人）账上的往来款越来越多，而门店之间的往来款根本就对不上账……原本用作上市的规范的会计账务，仅仅因为充值会员卡产生的往来账，就变成了一本烂账！

之所以出现这种情况，是与决策层考虑业务的模式时，没有财务理念，缺乏财务思维，没有考虑后期财务的需要造成的。而这里还仅仅只是说到因此造成的会计账务方面的问题，更大的问题在于，如果有人仿冒制作，并且用于门店消费，则根本就发现不了！也就是，会造成内控方面的巨大漏洞，而导致资金流失的风险。

第二例，还见过一家企业发行充值会员卡，为了节省制卡成本，借鉴银行卡的模式，发行的是非固定卡值的充值会员卡，也就是顾客使用完卡内的金额后，可以用同样一张卡随时充值，而且可以充值不同档次的金额，比如3k、5k、10k等。

这种充值会员卡发行的方式是否也很高明？一是方便了顾客，二是节省了制卡成本杜绝了浪费。

但是，由于不同档次的充值会员卡的充值金额，赠送的额度不一样，比如充值3k赠送500，充值5k赠送1000，充值10k赠送12000，这样就导致顾客在消费后，计算折扣率（或赠送率）相当困难，充值会员卡的软件管理系统根本就不能自动识别、自动计算统计，到最后，导致根本就算不出顾客的消费金额中，到底有多少是实际收入（充值额），有多少是赠送额，而最终导致财务算不出准确的经营利润。

之所以出现这样的状况，同样是没有财务思维的管理层在制定充值会员卡的发行方式和发行规则时，缺乏财务思维，没有考虑财务的需要。

此外，见过非常倒霉的一家企业，前述两家企业出现的问题它都没有，充值会员卡的销售发行及消费，以及后期财务的统计、核算与监督等都非常顺利，简单明了。但某一天，充值会员卡的管理系统的后台服务器被烧毁了！整个公司销售发行了近万张的充值会员卡，所有的销售数据、消费数据全部丢失！而且更意外的是还没有备份数据！由此就导致后续的营业出现极大的混乱，顾客持卡根本就消费不了。最后是发动所有财务人员及其他后勤管理人员一起上阵，按照过去每张充值会员卡的销售和消费的纸面账单重新核对、统计，再录入新的充值会员卡系统。如果录入的数据出错，录入少了，顾客肯定会闹意见，录入多了，顾客则不吭声……如此一折腾，该企业因此损失有多大，谁也不知道，老板也只好默认了。

所以，连锁企业发行充值会员卡，不只是经营部门和管理部门的事情，而必须有财务部门的参与，从资金管理安全的角度，数据管理安全的角度，财务统计和核算的角度，以及财务监督的角度来综合考虑充值会员卡的发行方式。如果考虑得全面，前述几家企业出现的问题都能够彻底避免，而且能够极大地提高资金的安全性。

连锁企业发行充值会员卡，需要特别注意考虑如下几个方面的因素和需要：

1、要确保销售充值会员卡的资金100%进入公司账户，不被贪污或挪用。

2、要防止经办人员擅自充值或多充值，私下销售后贪污资金，或私自充值后赠送给亲戚或朋友消费的情况。

3、要防止充值会员卡被偷盗或丢失后，还能继续消费使用的情况。

4、要特别防范其他人仿冒的充值会员卡能来店消费使用的情况。

5、要方便财务部门进行统计、核算和销售后的跟踪管理。

6、要考虑充值会员卡销售和消费数据的安全性。

具体怎么做，如何才能制定出一整套合理的充值会员卡销售发行和管理的流程方案，可以参阅视频课程《企业发行充值会员卡的管理流程和控制方法》，该课程包括如下几个方面的内容：

1、现实中充值会员卡发行的错误方式及风险分析；

2、充值会员卡发行的基本规范要求；

3、确定充值会员卡发行赠送额度的方式方法；

4、充值会员卡销售的奖励提成政策的设计与要点；

5、充值会员卡发行的具体管理流程和方法；

6、充值会员卡销售与消费的财务核算方法。

扫描下面二维码，可以进一步了解该课程：

一本理论性非常强的税收大数据相关知识和理论的教材级别的书：

http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzA5MDc3OTc3OQ==&mid=2830066868&idx=1&sn=afbe8ba017f7461d22d4deee35850e78

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集团财务管控、税收筹划、财务体系建设、财税风险管理：培训、咨询、顾问。

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