内审员培训

文摘   2024-12-29 21:25   河南  
一、审核的基本概念与重要性
1.1 审核的定义与理解
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审核,简而言之,是为获得审核证据并对其进行客观评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。这里有几个关键点需要理解:
  • 审核准则:一组方针、程序或要求,是审核的依据。

  • 审核证据:与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。

  • 审核发现:将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。

  • 审核结论:审核员考虑了审核目的和所有审核发现后所作出的审核结果。
审核是对活动和过程进行检查的有效管理工具,其结果为管理者采取措施提供信息。审核的主要目的是获得审核证据,并确定满足审核准则的程度。为确保审核的有效性和效率,应坚持审核的客观性、独立性和系统方法三个核心原则。
1.2 审核的特点
质量管理体系审核具有正规性、系统性、独立性和形成文件的特点。审核必须依据正式特定的要求进行,由具有资格的人员按正式程序进行,并依据客观证据作出判断。审核结果必须有正式报告和记录,且审核过程必须是一个系统的、有序的过程。
二、质量管理体系审核的分类与过程
2.1 审核的分类
质量管理体系审核按照审核的目的可以分为内部审核、第二方审核和第三方审核。
  • 内部审核:由组织内部具有资格的人员对组织的质量管理体系运行情况进行的审核,称为第一方审核。

  • 第二方审核:由组织的顾客或相关方以顾客的名义对组织进行的审核。

  • 第三方审核:由独立于组织之外的第三方认证机构对组织进行的认证审核。
2.2 审核的过程
质量管理体系审核分为三个阶段:
  • 审核策划与审核准备:包括管理者授权、任命审核组长成立审核组、文件审查、准备审核文件等。

  • 审核实施与审核报告:包括首次会议、现场审核、审核组内部沟通与汇总、与受审核方沟通、起草审核报告及附件、末次会议、正式提交审核报告等。

  • 纠正措施与跟踪验证:包括责任部门进行原因分析、制定纠正措施计划、实施纠正措施、记录实施情况、跟踪验证纠正措施的有效性等。
三、审核的策划与准备
3.1 组成审核组
审核组由审核组长和审核员组成,他们必须经过培训取得审核员资格,并熟悉审核范围的专业知识。审核组长的职责包括全权负责审核工作、制定审核计划、控制审核过程等。审核员的职责则包括遵守审核要求、传达审核要求、收集客观证据等。
3.2 编写审核计划
审核计划是审核工作的路线图,必须明确审核的目的、范围、依据、日程安排等。审核计划可以按集中式或分散式进行,确保在一年内至少进行一次完整的审核。审核方法可以按过程或标准条款进行审核,也可以按部门进行审核。审核技巧包括顺向追踪和逆向追溯等。
3.3 编写审核检查表
审核检查表是指导审核员进行审核的重要工具,必须明确审核的要点和方法。编制检查表时,应掌握各部门的质量职能分配情况,以组织的质量管理体系文件为依据进行编写,并选择典型、关键的质量问题进行抽样检查。
四、审核的实施
4.1 首次会议
首次会议是审核的开场,由审核组组长主持,受审核方主要领导参加。会议内容包括确认审核目的和范围、说明审核依据、确认审核计划等。首次会议的目的是为审核工作营造良好的氛围,并明确审核的方向和重点。
4.2 现场审核
现场审核是审核的核心环节,采取抽样调查的方法进行调查。调查方法包括查阅文件和记录、现场观察、询问与交谈、实际测定等。审核员应善于提问、注意倾听、仔细观察,并作好记录。在审核过程中,应确保审核的客观性和公正性,避免主观臆断和偏见。
4.3 不合格项的判定与报告
在审核过程中,如果发现不符合审核准则的情况,应判定为不合格项。不合格项的类型包括体系性不合格、实施性不合格和有效性不合格。不合格的判定应基于足够的客观证据,并考虑不合格项的性质和严重程度。不合格报告应详细描述不合格事实、提出纠正措施要求及完成期限等。
五、审核报告与末次会议
5.1 审核报告的编写
审核报告是审核工作的总结性文件,应包含审核目的、范围、依据、审核组成员、审核时间、审核综述、不合格项分布情况、审核结论等内容。审核综述应对审核过程进行全面描述和分析,包括文件审查情况、审核计划执行情况、审核发现及分析等。
5.2 末次会议
末次会议是审核的收尾环节,由审核组组长主持。会议内容包括宣布审核结果和结论、提出纠正措施及验证要求等。末次会议的目的是向受审核方说明审核情况,并对审核工作进行总结和反馈。
六、纠正措施的制定与跟踪验证
6.1 纠正措施的重要性
纠正措施是审核工作的重要组成部分,其目的是消除不合格项的原因,防止不合格项的再次发生。纠正措施的制定应由不合格项的责任部门负责,针对不合格发生的原因进行分析,并制定相应的纠正措施计划。纠正措施应具体、可行,并采取必要的补救措施。
6.2 纠正措施的跟踪与验证
纠正措施的跟踪与验证是确保纠正措施有效实施的关键环节。验证的内容包括计划是否按规定日期完成、各项措施是否都已完成、实施情况是否有记录可查等。验证的记录应简明扼要地说明验证的内容和结论,如不能关闭不合格项,应注明继续跟踪的日期或另发的不合格报告编号。
七、内审员的素质与工作方法
7.1 内审员的素质要求
内审员应具备以下素质:
  • 专业知识:熟悉质量管理体系标准和相关法律法规。

  • 审核技能:掌握审核方法和技巧,能够进行有效的审核。

  • 综合素质:思路开阔、判断分析能力强、坚韧不拔、客观公正。

  • 道德修养:正直诚实、尊重他人、保持冷静和坚毅。
7.2 内审员的工作方法
内审员在工作中应掌握以下工作方法:
  • 少讲、多看、多问、多听:通过观察和询问获取客观证据。

  • 选择正确的面谈对象:确保获取的信息准确可靠。

  • 正确提出问题:采用开放式和封闭式提问相结合的方式。

  • 创造一个良好的审核气氛:保持沟通顺畅、氛围融洽。
八、国家注册审核员行为准则
国家注册审核员应遵守以下行为准则:
  • 忠于职守,准确公正:确保审核工作的客观性和公正性。
  • 努力提高审核技能:不断提升自身的专业水平和能力。
  • 不介入冲突或利益竞争:保持中立和独立。
  • 不泄露审核信息:保护受审核方的商业秘密和隐私。
  • 不接受任何形式的贿赂:保持廉洁自律。
  • 严格按照注册范围从事审核:不超越权限进行审核工作。
  • 接受认监委的监督:确保审核工作的合法性和规范性。

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