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左手职场.右手AI
有故事.有方法.有工具
2024年5月27日
这是2023年第41篇原创文章
总第705篇原创文章
全文1965字，阅读时间约6分钟
5月16日，我受邀在SSCL APAC 2024暨第十五届上海国际物流节上发表了主旨演讲——“趋势：用AI全方位重塑采购”。
现在，图文完整版来了...
演讲分为三个部分：
第一部分重温了Gartner 2024战略技术趋势，以及AI赋能采购的正确姿势；
第二部分概述了AI在采购应用中的三条主线和六大场景，并辅以具体的案例进行了展示和分析；
第三部分介绍了免费好用的AI工具、资源和相关书籍。
上一篇我们讲到“没有人工就没有智能”（点击阅读全文：人工智能的本质：没有人工，就没有智能）
对于采购人来说，要想用好AI工具，也需要“人工——熟悉采购业务”+“智能——会用AI工具”。
如果一个采购只会用AI工具，但是不熟悉业务，会怎么样？
库存过剩：采购依赖AI工具的预测结果，但未能理解这些预测背后的业务逻辑和市场动态。AI工具基于过去的数据预测了高需求，但市场实际上已经饱和，导致公司购买了过多的原材料，造成了库存积压和资金浪费。
供应商选择错误：AI工具根据历史表现推荐了几个供应商。采购没有对这些供应商进行深入的背景调查和市场比较，直接选择了成本最低的供应商。结果，这个供应商的交货质量不达标，导致生产延误和产品质量问题。
合同风险：AI工具帮助采购生成了采购合同。但由于采购对合同条款和法律风险不熟悉，未能在合同中加入必要的风险控制条款，如质量保证、交货时间的严格规定等，导致公司在面对供应商违约时无法得到足够的保护。
合规问题：AI工具提供了一些合规性检查，但采购没有意识到某些特定行业法规的重要性。结果，采购活动违反了行业规定，公司面临罚款和声誉损失。
技术依赖：过分依赖AI工具，采购忽视了人工判断和经验的重要性。当AI工具出现技术故障或数据输入错误时，采购无法及时识别问题并采取措施，导致采购活动中断。
缺乏灵活性：面对市场突发事件，如原材料价格突然上涨或供应商突然无法供货，采购由于不熟悉业务，无法灵活调整采购策略，导致公司应对不力。
对于一个专业的采购来说，熟悉业务首先意味着你熟悉采购流程，英文叫SOP（Standard Operating Procedure）。这包括从需求识别、市场调研、供应商选择、询价、比价、谈判、合同签订、订单管理、物流跟踪、质量控制、支付到供应商评估的整个采购流程。
此外，熟悉业务还意味着：
了解所采购产品或服务的市场动态、行业趋势、价格波动、供需关系和竞争对手情况。这样，你才能在采购过程中做出明智的决策，为公司争取到最有利的采购条件。
懂得如何建立和维护与供应商的良好关系，包括沟通技巧、谈判策略和长期合作机制的建立。这样，你才能在与供应商的互动中取得更好的成果，为公司创造更大的价值。
具备成本分析和控制的能力，能够进行成本分析，识别成本节约的机会，并通过有效的采购策略和控制措施降低整体采购成本。
熟悉业务还意味着你了解相关的法律法规，如合同法、国际贸易法规、关税和税收政策，确保采购活动符合法律和公司政策的要求。
掌握质量标准和质量控制流程，确保采购的产品或服务满足预定的质量要求。
当然，熟悉业务不仅仅是了解理论知识，更重要的是能够将这些知识应用到实际的采购活动中，并能够根据不同的情况灵活调整策略和方法。一个熟悉业务的采购人员能够更好地利用AI工具，提高工作效率和决策质量。
会用AI工具是指采购掌握如何有效地使用各种人工智能工具来提高采购效率和决策质量。比如：
1. 预测分析工具
应用：使用历史数据和市场趋势来预测未来的需求和供应情况。
案例：一家电子产品制造商使用AI预测分析工具来预测特定组件的未来需求，从而优化库存水平和减少积压。
2. 自动化采购系统
应用：自动化处理订单、支付和供应商通信。
案例：一个大型零售商部署了一个自动化采购系统，该系统能够自动下订单给供应商，减少人工干预并加快采购周期。
3. 供应商风险管理工具
应用：评估和管理与供应商相关的风险，如财务稳定性、合规性和环境影响。
案例：一家汽车制造商使用AI工具来监控供应商的绩效和风险，及时发现潜在问题并采取预防措施。
4. 价格优化和谈判支持
应用：分析市场价格动态，为谈判提供数据支持。
案例：一家制药公司利用AI工具分析原材料市场价格，以确定最佳的采购时机和谈判策略。
5. 供应链优化工具
应用：优化供应链网络，减少成本和提高响应速度。
案例：一家食品和饮料公司使用AI供应链优化工具来重新设计其物流网络，减少运输成本并提高配送效率。
6. 合同管理AI
应用：自动化合同审查和合规性检查。
案例：一家金融服务公司采用AI合同管理工具来自动审查合同条款，确保合规并减少法律风险。
人工智能教母，原斯坦福大学教授李飞飞说：“AI取代的可能不是岗位，而是某一项任务，或者任务中的某个工作流”。
如果想在你的采购工作中运用AI，你就首先要熟悉你的采购工作中有多少工作流/工作流程。然后根据AI的应用场景，判断哪些工作流/工作流程可以被AI化。
对于那些不能被AI化的工作流/工作流程，就是人类目前还有优势的地方，也是采购可以继续发力的着眼点。
死磕它们吧！
>>> End <<<
6/5-6日，第十四届供应链创新峰会，一场采购供应链人的盛会。不见不散！
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