在企业采购管理工作中，对账环节往往是一项繁琐且令人头疼的工作。
一般来说，涉及对账环节的采购类型包含生产性物料、经营性物料以及具有重复、周期性的采购，涉及采购部门、财务部门、供应商多方协作，需要确保订单、验收单、对账单等数据一一对应，确保对账的准确性。
传统采购模式中的对账环节，涉及大量的数据核对、单据整理以及多环节沟通协作，不仅效率低、易出错，还可能引发一系列的错误和延迟，给企业带来不必要的财务风险。
而SRM系统，可以通过强大数据整合能力，有效打破信息孤岛，剔除不必要的繁琐步骤，化繁为简，实现采购对账的自动化、智能化，从而大幅度提高对账的效率和准确性，降低企业运营成本。
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对账付款是一种用于管理和处理采购和供应链中的财务事务的功能，一般处于整个采购管理链条的中下游环节，向上承接了采购所有单据信息，向下需要支撑发票开具，其主要目标是确保采购和付款过程的准确性和透明度，以避免错误和风险，并确保及时支付供应商。
然而，在传统的对账过程中，对账环节因为存在大量信息整合工作，常常受以下问题困扰：
传统采购对账模式下，采购订单、发货单、验收单、退货单等单据管理混乱，无法一一对应，时常出现数据不准确。例如，采购数量在不同单据上存在差异，可能是由于运输过程中的损耗、计数错误、退货扣减数量等原因，导致采购部门记录的采购数量可能与验收实际数量不符。单据丢失或损坏，采购过程中涉及的各种单据如采购订单、验收单、发票等可能会因为保管不善而丢失或损坏，给对账工作带来困难。a、手工对账工作量大，传统的对账方式往往需要人工逐一核对各种单据，耗费大量时间和精力，且容易出现错误；b、价格出现波动，不同时期，同一物料/商品的数量一致，但可能会因为供应商优惠折扣、市场价格等原因出现价格差异，在人工录入时，就容易出现差异；c、已对帐、未对帐订单管理混乱，容易出现已对账订单再次对账，未对账账单遗漏的情况；a、与供应商沟通困难，当发现对账差异时，需要与供应商进行沟通协调，但由于双方的工作时间、联系方式等问题，可能导致沟通不及时、不顺畅。b、由于缺乏技术支撑，企业内部采购、财务部门之间也可能存在信息壁垒，单据流转不及时，出现信息传递不及时，不准确的情况，为对账工作带来阻碍。面对传统手工对账中存在的诸多问题，支出宝沧渊SRM推出【智能对账解决方案】，通过灵活可配置的对账付款流程，提高对账效率和准确性，并为后续的财务结算和业务分析提供有力支撑，接下来，我们一起来详细看看这些问题是如何被解决的。在沧渊SRM中，支持根据订单/合同的业务流程规则设置将“送货单/收货单/验收单/入库单”等行明细写入结算池，实现业务数据流自动进行结构化关联，确保数据的及时性和准确性。单据进入结算池后，系统支持多种订单状态显示，如是否已对账、是否已开票、是否请款等，采购可根据业务流程判断是否需要对账。在需要创建对账单时，系统支持根据实际业务往来的数量和金额，调整对账单的数量与金额，采购只需做信息筛选、确认工作即可。此外，系统既支持【发起对账-完成付款】的整条业务流程，也支持从中间、两侧、点对点等各类方式发起对账，支持用户根据自身业务的实际需求，进行节点配置，提升对账操作效率。协作方收到对账单后，可直接借助系统数据进行对账单核对。系统支持对订单、财务、结算等单据在线浏览，并实时更新相关进度，便于用户及时了解订单、对账、开票、付款等相关信息，减少各部门在对账环节的沟通成本，提高对账效率。采方发起对账单后，系统将自动推送至供应商端，并提醒供应商及时确认。
此外，供应商也可通过沧渊SRM供应商端，主动创建对账单，采方协同审核。当出现质量、扣款或对账错误时，双方均可通过系统【调整单】进行调解。同时，相关交易数据采供双方均可通过系统查看确认，确保信息及时有效传递，大幅减少双方数据不统一的情况发生。通过SRM系统，业务数据流自动进行结构化关联，实现信息的快速检索和查询，数据溯源。还支持线下的纸质签字单据以附件的形式上传系统，与相关业务单据进行关联，并支持线上预览及下载。随着数智采购的不断发展，企业采购全链条各个环节都在被不断优化和改变。在对账环节，借助SRM系统，可以实现数据的自动关联和汇总，对账单线上确认，简化对账流程，减少时间成本和人力成本，提高对账准确性和对账效率，帮助企业快速准确发现异常情况，及时解决问题，避免因周期长而带来的不必要的成本消耗和延误。同时加强部门间的协调与配合，以及与供应链伙伴之间的紧密合作，实现流程优化和效率提升，总体降低5%-15%的采购成本，提高70%采购执行效率。
未来，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。
