当今市场经济低迷，行业内卷严重，企业为了获取最大竞争优势，不仅要在产品质量和服务上追求卓越，更要在成本控制和供应链效率上做到精益求精。
询价比价作为采购寻源中较为常见、有效的成本管理手段，已经成为企业采购过程中不可或缺的一环。
今天，宝妹就带大家全面认识询比价采购优势及适用场景，以及如何高效询价比价，帮助企业实现采购成本优化。
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询比价优势及适用场景
相比其他采购方式，询比价采购在成本控制、采购合规性和采购效率方面具有显著的优势，主要适用于规格/标准统一、货源充足、非复杂定制型产品/服务的项目采购。
对于该类项目，如果未达到公开招标限额标准，或者达到公开招标金额标准，但项目时间紧急的情况下，都是比较适合采用询比价采购方式的。
而对于工程、服务等非标类采购需求，因供应商的交付水平、服务方案或质量标准存在差异，无法仅通过价格决策，需要进行商务和技术综合评选的项目，则不太适用询比价采购方式。
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我们整理了8个比较典型的询比价采购方式适用场景，供大家参考：
具有较为明确的规格和标准的产品或服务，且市场供应充足，容易进行价格比较时，询比价采购非常适合。例如，MRO物料、办公用品、通用大宗原材料等。对生产或运营影响不大、技术要求不高、采购金额相对适中的物资采购，可通过询比价选择性价比合适的供应商。 注意，对于非常小额的采购需求，进行询比价可能得不偿失，整合采购需求，打包询比价，综合谈判，效率更高！质量和规格相对统一，不需要复杂招标程序的采购项目，例如标准型号的电子元件、机械配件等，询比价采购可以快速有效的完成比选任务，节省采购时间和采购成本。此外，对于部分定制化程度不高，但仍有一定标准化程度的产品或服务，如某些包装材料、印刷服务等，也可以采用询比价采购方式。当市场上有多个供应商可以提供相同或类似的产品或服务时，通过询比价可以促进供应商之间的直接竞争，从而获取更优惠的价格和商务条件。在项目时间紧迫的情况下，通过询比价可以迅速从多个供应商中获得报价和供货信息，并作出采购决策。如果项目时间不足以执行询比价流程，此时，需要快速进行采购决策，可直接从当前报价的供应商选择熟悉、认可的供应商进行交易。对于价格波动较大的商品，定期进行询比价可以帮助采购方捕捉市场价格低点，降低采购成本。为了降低采购方对单一供应商的依赖，企业可能需要定期进行询比价，以寻找更多可靠的供应商来源。需要注意的是，当需要引入新供应商时，可以通过询比价的方式来评估潜在供应商的价格、质量和交付能力。但如果已经和供应商建立了长期稳定的合作关系，且对方能够提供持续优质的产品和服务，频繁询比价可能会破坏这种良好关系，影响双方信任与合作。采购方可通过询比价的方式，定期调整采购策略，检视采购成本，以保持持续竞争力和产品价格优势。在采购活动中选择合适的采购方式时，采购方应该综合考虑采购项目的性质、预算、时间表、质量要求以及与供应商的关系等多个因素。另外，在进行询比价采购时，最重要的是要确保所采购的产品或服务的质量和标准符合要求，而不仅仅是基于价格作出决策。有效的询比价流程，不仅包括明确采购需求、准备询价单、评估报价等步骤，还涉及如何优化现有的采购流程和解决询价过程中遇到的常见问题。标准化和优化相关业务流程有助于提高采购效率、降低成本，并确保价格的竞争力和合理性。 如何通过【数智采购系统】，优化现有的询价采购流程？优化现有的询价采购流程，对于提高企业效率、降低成本至关重要，我们总结了一些有效的优化策略：通过系统让采购业务流程固定下来，确保所有的采购活动按照统一的步骤和标准进行，减少人为因素带来的误差和不一致。
①寻源模板设定：支出宝数智采购系统，支持企业自定义调整寻源过程的主流程（阶段）、周期内需要完成的任务以及寻源规则，针对细分业务场景，灵活调整寻源过程细节，搭建细分业务的专属【寻源模板】。支出宝团队根据多年来近千家的客户服务积累，对寻源阶段、元素任务、单据字段以及报价模板进行了科学梳理，形成简易询价、多轮询价、竞争性谈判、公开招标、邀请招标、框架协议、单一采购等十几种常见的寻源场景模板，开箱即用，方便快捷。②报价模板设定：支出宝提供多达十几种报价预设模板，支持多报价场景管理，适用于企业通用型采购、办公采购、MRO采购、工程采购、物流采购等多类业务的询价招标场景；并支持用户自定义调整预置字段信息，对模板和字段进行二次修改，以满足企业的个性化报价场景需求。在询比价过程中，找到潜在供应商，并做好信息收集是非常重要的一步。支出宝为企业提供【企业采购官网】，并支持将网址嵌入企业官网、微信公众号等官方社交网络渠道，企业通过系统发布寻源信息，可自动同步至采购官网，增加寻源项目曝光率。通过【企业采购官网】注册的供应商，将自动进入企业潜在供应商池，扩大企业供应商资源池。当企业需要寻源时，可以快速发起寻源需求，邀请供应商参与询比/招投标，快速建立协同关系。在供应商准入方面，企业可通过系统提前预设【供应商注册】条件，根据品类设置相关【资质需求】，【基本信息】的单据模板，配置【准入任务】。通过任务的线上触发和推送，明确供应商【准入标准】和【评估流程】，不仅便于供应商了解和配合完成企业相关准入流程，还能够将【供应商准入】环节规范化、透明化，确保新供应商符合预期要求，拒绝杂乱无章的准入。此外，通过系统管理供应商注册及准入的方式，还可以将所有供应商配置文件、联系人、认证资料、文件文档等信息，统一存储和管理，告别供应商信息散落各处的窘境。在收集到足够的供应商信息后，企业可以向选定的供应商发送询比价邀请。
通过预设报价模板，企业可要求供应商按照预设的【报价模板】提供报价，并将相关数据以最便于管理者做出判断的方式呈现，提高分析判断的效率和准确性。供应商收到线上询价需求后，根据字段提示，输入相应价格和参数即可完成报价，有效避免供应商各说各话，报价格式不统一，难以基于同一标准进行分析的窘境。此外，在通过系统，设置报价模板时，采购还可以随时切换供应商视角，更好地表达需求、期望和关注点，帮助供方更好地理解采方需求，让寻源报价更可控。在评估完成后，企业需要选择性价比最高的供应商进行合作。
选择过程中，应充分考虑企业的采购需求、预算限制、交货时间等因素，并权衡价格与质量的关系。如果时间充裕，企业还可以与性价比较高的前几家供应商进行谈判和协商，争取更优惠的价格和更好的服务条件。平台自动记录供应商注册信息、资质文件、以及报价明细、审批记录等细节。如果企业选择多轮询价，在系统中也能够体现出每一轮报价的具体情况，完整保留整个报价过程，既能直观看出采购工作在降本方面的效果，也符合较为严格的采购凭证保存要求。与传统的询价采购相比，通过支出宝数智采购平台询比价可以同时向更多、更广的供应商发布询价单，全程的磋商过程系统均有日志记录，便于跟踪掌握采购进度；近年来，越来越多企业开始关注到数字化采购，通过数字化技术帮助企业建立采购管控体系，承载业务数据和流程，实现采购业务在线化，并通过数据分析，挖掘数据价值，辅助重要决策，驱动改善行动。作为全链条采购支出管理数智化平台，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。
