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招标采购，由于其透明度高、竞争性强的特点，是企业确保公共资源合理分配和防止舞弊的重要手段，通常应用于政府采购、工程建设项目或中大型企业重要采购项目等场景中。在激烈的市场竞争环境中，无法建立高效、规范化的采购管理体系，是造成大部分中大型企业整体采购成本居高不下，阻碍其提高利润的关键。一般来说，中大型企业集团旗下分、子公司或事业部众多，且分布地域广，采购职能被忽视，采购部门只是普通职能部门，承担事务性工作。从采购管理的角度分析，传统的招标采购流程的常见不足包括：支出宝数智采购管理系统中的战略寻源模块通常支持资格预审、流程审批、变更管理、多轮次竞标、提疑答疑、分量授标、阶梯报价、折扣报价、运费报价、关税报价、附加费报价等多项功能，最大程度地满足企业实际寻源需求。
传统采购模式，主要通过【邀请方式】来寻找供应商，这种方式虽然简单，但也存在弊端。比如，由于缺少宣发，获取招标项目信息的供应商数量有限，无法充分竞争，还容易出现假询价、假招标、“人情标”等行为；对于有稳定供应商的品类，采购也没有精力和动力去寻找更优质、更具性价比的供应商。
而通过支出宝数智采购系统，可以助力企业实现【公开寻源】，让寻源项目信息广而告之。支出宝为企业提供【企业采购官网】，并支持将【网址】嵌入企业官网、微信公众号等官方社交网络渠道，企业通过系统发布寻源信息，可自动同步至采购官网，增加寻源项目曝光率。通过专属【采购官网】注册的供应商，将自动进入企业潜在供应商池，在扩大寻源范围的同时，还能发现更多的潜在优质供应商。在传统采购管理系统中，招标投标文件大多采用附件形式，如WORD或PDF格式，进行上传、存储、下载，相当于将线下纸质文件简单搬到了线上，不仅会导致招标文件编制工作量大，供方也很难清晰Get企业招标要求，准确响应招标要求，投标文件对比难度大，严重影响评标进度。支出宝数智采购系统，可以通过将招标流程、文件结构化，实现项目招标、投标、开标、评标、定标及文件管理等全过程线上流转，供应商线上业务协同，确保招投标各环节公开透明、公平公正原则的落地施行。
支出宝数智采购系统，支持企业自定义调整寻源过程的主流程、周期内需要完成的任务及寻源规则、评标规则等策略，根据品类，将相关采购业务流程固定下来，确保采购活动按照统一的步骤和标准进行，减少人为因素带来的误差和不一致行为。
系统可以通过将招标文件中的背景介绍、商务条款、技术条款等规则进行结构化分解，通过单据配置将相关流程、所需填写的项目基本信息、规则环节进行固化。在需要发起招投标时，采购根据模板信息提示，按需填写招标项目基本信息、配置寻源规则、开评标规则，以及是否供应商资质预审规则、评标团队、项目需求信息等等。这种按照【结构性模板】编制招标文件的方式，既能够减少招标文件的编制时间和精力，同时也有助于保持寻源文件的规范性和准确性。而对于供应商来说，结构化的招标文件，可以帮助供应商清晰明了地了解企业招标需求，准确回应招标要求。
比如：系统通过结构化文件，向供应商明确了资质要求、商务条款、技术要求，清晰的报价模板、报价方式等，供应商根据字段信息，直接填写投标应答相关信息即可，确保投标信息与招标要求一一对应，避免遗漏和错误。此外，系统还可以辅助检查投标内容是否符合企业招标文件的要求，如果不符合条件，或未提交必备资质文件，供应商就无法提交投标，极大减少因为疏漏导致的无效投标的问题。在支出宝数智采购系统中，支持对招标项目的每个过程细节，规格流程进行调整，实现精细化管控，保障整个事件的完整、闭环管理。比如，用户通过寻源——招标模板创建项目信息后，可根据项目需求，选择报价模板，配置招投标规则、开评标规则，评标指标及对应权重，是否密封报价，是否开启线下评标，是分步开标还是一步开标，是价格优先，还是技术优先，是否展示评分标准等等；在开评标配置环节，系统支持赋予评标团队成员不同的【身份权限】。例如【管理团队】成员拥有所有权限；【观察团队】仅可查看数据，无操作权限，主要适用于协同管理、审计监督等场景；【开标团队】主要作为启封投标文件，开启评分环节的团队；【经办人】主要参与评分汇总，【评分团队】主要为相关指标项进行评分。通过明确团队成员的身份和权限，避免权力滥用和利益冲突，增加招投标过程的可信度和公信力，也有助于建立制衡机制，确保每个环节都受到适当的监督和审查。数智采购系统招标管理，可以将招标项目从线下转到线上，让招标项目过程监督和追踪变得更快捷、更轻松。系统实时收集供应商报名情况、资格预审应答、投标进度、评标人评分、授标审批等信息，解决了信息收集滞后的问题，并提高了数据的真实性。数字化采购管理系统可以对企业的采购记录与文档采取云端存储，并实时异地备份，以便第三方审计快速查阅。文档记录包括但不限于：供应商审核记录文档、招标文档、标书文档、技术投标文档、商务投标文档、公告文档、咨询文档、咨询回复文档、澄清信息等等……借助数字化采购管理系统可视化的数据展示和分析工具，招标部门可以及时发现并定位招标过程中出现的问题，制定更加有效的招标策略，提高招标过程的效率和准确度。例如，通过系统对供应商报价进行实时审核，发现可能的串标围标问题。对于政府采购，一般委托第三方代理机构负责招标事项，多采用公开招标的方式，而企业一般由其各个部门自行组织招标活动，采用【邀请招标】与【公开招标】相结合的方式。
提高透明度：所有投标活动都被记录下来，并可以进行审计。降低成本：降低与基于纸张的流程和实体会议相关的成本。数智采购系统，通过利用技术提高采购流程透明度、效率和可访问性，为企业寻源带来了更多的选择、更高的效率、更低的成本、更好的可见性和更少的风险。
通过数字化采购管理系统，能实现寻源全过程可控可查，在较大程度上规避不规范的招投标流程。采购方可以利用供应商的竞争，获得更优的报价和服务，提高采购效率和采购品质，获得更加准确的采购结果，让寻源更公平、更简便、更轻松。近年来，越来越多企业开始关注到数字化采购，通过数字化技术帮助企业建立采购管控体系，承载业务数据和流程，实现采购业务在线化，并通过数据分析，挖掘数据价值，辅助重要决策，驱动改善行动。作为全链条采购支出管理数智化平台，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。
