提升采购执行效率的关键:订单协同

企业   2024-09-10 17:20   北京  



采购执行是一个复杂的过程,提升【采购执行效率】是现代企业追求高效运营的关键环节之一。
但令人遗憾的是,许多企业在采购过程中仍面临沟通不畅、信息共享不及时、协作效率低下等问题。据最新研究数据显示,只有不到30%的企业能够实现高效的采购执行。
因此,越来越多的企业开始关注数字化采购, 通过系统实现采供双方线上协同,共享信息、订单协同、提高供应链协调能力,从而提升采购执行效率。
今天,我们就重点关注一下,寻源完成后的订单管理环节,以支出宝数智采购系统为例,向大家展示数智化采购如何提升采购执行效率。


01



传统订单执行环节痛点
订单执行过程在业务数据流中占据非常重要的地位,它上连接着需求、寻源结果和合同,下连接着后续的开票和结算业务。
传统的采购在执行过程中,通常依赖于线下跟踪,这就非常容易存在手工作业,流程繁琐、信息沟通麻烦、效率低、易出错等问题,由于信息化程度低,各种管理困难也层出不穷:

订单录入困难

订单录入通常需要手工操作,需要大量的时间和精力,容易出现误差和错误,导致采购效率低下,可能出现采购风险。

订单确认效率低

由于无法在线协同做订单确认,采购人员需要手动与供应商确认订单细节,包括价格、货期、数量和交货方式等,导致沟通困难,增加采购人员的工作量。

发货与收货存在信息差

传统的发货管理中,采购方无法了解供应商的发货计划,也无法提前安排质检入库工作,给后续的收货和库存管理带来不便,增加仓库人员的工作量。

订单变更协同难

传统订单执行中,采购与供应商之间沟通依赖电话、邮件等,当出现订单变更,容易出现信息传递不及时、不准确、流程审批繁琐、供应商配合度低,各方协作困难,影响采购效率。

对账数据多且杂

采购执行过程中,订单线下跟踪难、信息滞后不准、业务单据分散不集中、透明度差,导致采供双方对账工作效率低下且错误频出。



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支出宝沧渊-订单协同管理
与传统ERP系统不同,支出宝沧渊数智化采购系统,将RPA技术融入企业采购流程,实现批量执行重复性的任务,并基于支出宝系统,实现信息共享和订单协同,整合内外部资源,实现业务流程的有效协同,帮助企业提高采购执行效率,大幅降低采购成本。

1、灵活配置订单执行流程 


支持企业根据实际需求,灵活配置订单执行的下游阶段单据,比如:
支持用户根据不同订单类型,灵活配置不同的订单模板,对模板内各自字段的展现、增减、类型等进行全面配置;支持根据订单的业务流程规则,将“送货单/收货单/验收单/入库单行明细写入结算流水;订单创建变更,可配置对应的审批流程,且流程记录线上存档,随时可查

▲沧渊系统支持灵活配置订单执行业务流程▲

2、订单的快捷创建


在沧渊,系统支持用户手工创建订单,也支持按照寻源定标结果、合同、需求等其他模板关联创建,直接获取上游单据信息,降低手工录入的工作量,减少错误和风险,提升用户工作效率。

3、供应商线上订单协同


系统支持将采购订单线上推送至供应商端,供应商可通过供应商端在线协同,及时查看订单相关信息及要求,并可选择是否对此订单进行协同。
确认订单后,供应商可根据自身的备货情况,制定送货计划,准时安排送货至采购商处。同时,供应商在发货时,可根据实际业务情况,选择物流发货/自配送/虚拟发货,将对应的发货物流信息,上传至系统内,以便采供双方线上跟踪订单配送进度。

4、订单的线上变更


系统支持订单的线上变更、作废、发起售后等管理,当采购执行过程中,用户需要调整订单时,可通过系统线上发起协同,并进行数据记录,以便后期追溯。
此外,系统支持用户根据多种维度,对订单信息进行筛选和查询,便于快速跟踪订单进度,并支持用户根据自身习惯,定制化管理场景设置,提升工作效率和用户体验。

5、收货管理闭环


供应商发货后,可线上更新订单、收货单等单据状态,采供双方可通过系统查询物流信息,及时了解物流配送信息,以便做好质检、签收前的准备工作。
采购方收到实物、虚拟服务等需求物料后,进行对应的质量检测,完成实际验收后,在系统内进行确认签收动作,如出现质量问题,可在线发起售后、索赔等操作;
此外,系统支持面向其他第三方应用系统,如OA、ERP、财务系统、库存系统等提供标准接口,便于数据对接,完成采购执行业务的闭环管理。

6、对账方式多样选择


沧渊数智采购系统可以跟踪采购执行的全过程,所有相关单据自动汇聚,既支持从「发起对账-完成付款」的整条业务处理流程,也支持从中间、两侧、点对点等各类方式,跨过如对账流程、开票流程、付款计划等节点,减少人工对账工作量,并支持用户根据自身业务的实际需求,实际进行节点配置,以提升业务操作效率;
此外,系统支持对订单、财务、结算等单据在线浏览,并实时更新相关进度,支持用户及时了解订单、对账、开票、付款的相关信息,降低沟通成本。

最后的话




数智化采购系统时企业数字化转型的重要工具,通过数字化和协同式的采购流程,企业能够从琐碎的事务性工作中解脱出来,让采购全流程实现可持续的高效流转。
同时加强部门间的协调与配合,以及与供应链伙伴之间的紧密合作,实现流程优化和效率提升,总体降低5%-15%的采购成本,提高70%采购执行效率。
未来,支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求,持续创新,通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装,形成可实践、可落地的管理模板和工具,为企业提供更专业化的Know-how方案,赋能企业采购管理,帮助企业在不确定的市场环境中,快速建立优势壁垒,持续前行。







支出宝
支出宝,全链条采购协同管理数智化平台,致力于为中大型企业提供数智化供应商管理、预算管理、需求管理、战略寻源、合同管理、订单管理、库存管理、对账管理、支付管理、自助报表等采购业务全链路的场景解决方案。
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