从数据到洞察，如何让采购数据“活”起来？
企业
科技
2024-05-07 16:00
北京
![]()
多年来，采购数据分析一直是供应链和采购专业人士的热门话题。在采购分析中，数据的价值来自及时、准确和可执行的业务洞察。企业可以通过数据观察支出变化、更好地合同谈判，预测趋势，改进预算，提高风险管理能力，深入了解质量和性能数据，改进供应商的优选顺序以及战略合作重点。 以前很多管理者了解采购数据的方式只能通过每年/半年/季度的绩效审查，但随着企业数字化能力的提高，采购部门也开始尝试通过数字化采购系统收集、整理数据，并通过分析和洞察，制定策略，总览全局。尽管数字化采购技术的广泛采用，让数据收集比以往来得更加容易，但很遗憾，时至今日，仍然很少有企业能充分利用这一优势。
采购数据分析一直是企业非常关注的重点，今天我们整理了一些采购分析过程中常见的问题和挑战，供大家参考。#01
采购数据来源
事实上，内部和外部的系统都可以提供有用的数据。常见的数据来源包括：企业内部数据源：OA系统、ERP系统、财务相关系统、发票和采购订单管理软件、CRM系统、RFP管理系统、合同管理系统、SAP系统、FMS系统、MES系统等等。企业外部数据源：可以是公共系统，比如阿里巴巴、亚马逊、国家信用信息共享平台、国家统计局、各地公共资源交易平台、各地政府采购平台等等，查询供应商、商品或互联网上的一些相关信息；也可以是第三方专有来源，比如天眼查、企查查、爱企查，查询供应商基本信息、信用评级或者风险状态等等。采购数据类型：常见的有采购订单数据、采购需求单数据(PR)、物料数据、寻源数据、供应商数据、采购库存数据、成本数据、合同数据、收货数据、付款数据等。不同的企业，对采购分析的侧重点要求不同，比较常见的重点关注方向有三个：跟踪采购进度、原料质量控制、采购成本控制。![]()
我们罗列了一些比较常见的分析内容，包括但不限于以下几个方面：1、市场分析： 综合整理来自内部或外部数据源的采购支出数据，通过市场趋势、价格波动、竞争状况等数据，为采购决策提供市场参考；
2、供应商分析： 对供应商的价格、交货周期、质量、性能等方面进行分析，以便评估供应商的绩效，对供应商进行更有效的评估和选择，确定哪些供应商可以优先纳入采购项目，并制定更合理的管理策略；3、供应商可持续性和多样性分析：在类别和单个供应商层面，综合考量供应商的社会责任以及相关风险，以及采购的可持续性，了解采购决策对环境和社会的影响，尽可能规避对供应链产生的负面影响的风险因素，提前规划替代方案；4、订单数据分析： 对订单数量、订单金额、订单日期等信息进行梳理，总体关注以下采购金额和采购量的月度趋势变化，以整体观测采购情况，可以拿时间做横轴、采购量和采购金额做纵轴；比如，我们发现去年2月份，采购量变化不大，但采购金额却在大幅提高，这个时候就可以对具体订单分析，为什么增加？是否有替代方案？5、品类分析：对采购品类进行梳理分析，识别降本机会、细分供应商并确定供应商优先级、确定采购潜力、解决供应风险，发展供应商关系并促进创新；
6、合同与发票分析： 分析发票数据、合同中的付款周期、付款条件，识别资金改善机会，或为供应商谈判提供数据支持。更重要的是，合同分析还可以识别出记录之外的支出，识别成本优化机会，帮助提高合同覆盖率和合规性；7、采购成本分析： 对采购成本结构进行分析，比如采购成本、物流成本、运营成本、仓储成本等等，以便识别可行的降本机会；8、质量与交付分析： 对采购物料的质量和交付数据进行收集、整理和分析，评估供应商质量水平，确保供应质量的稳定性；9、支出预测： 对采购支出数据及其对盈利能力的影响进行前瞻性分析。当下，越来越多的企业意识到采购是关键业务贡献者，40%-70%的成本与采购有关，而这些成本往往是竞争优势的不确定来源。
高效的企业，正在不断尝试利用数据更有效地管理供应商关系和增长。#03
数智采购支出数据中心
过去两年，随着数字化技术渐入佳境，数据的应用比以往历史总和还要多。数字化采购技术的加入，不仅加快了数据收集，也提高了从数据到洞察的分析能力，释放出新的机遇。支出宝新版本沧渊，提供统一的数据管理机制，全面沉淀采购业务中发生的各类数据，并进行有效归纳，建立多维度管理，分析反映采购业务整体概况，保证企业支出可见，规避潜在风险，挖掘降本机会点，保障企业的有效管理。◼ 采购数据全面沉淀：在「需求发起-寻源定标-采购订单-财务管理」的端到端业务中，系统自动沉淀并规范化管理各类数据，以便用户提取分析；
◼ 灵活配置：支出宝提供强大的数据报表配置功能，支持用户根据自身企业需求，设计符合各级管理层需求的报表展示，以便了解过往、分析支持、规避风险、洞察未来，从中挖掘降本提效空间；
◼ 自助分析：支出宝提供底层业务指标，支持用户通过不同维度、不同表现形式进行自助式分析，满足不同业务管理场景的诉求
经历了数十年的发展，我们拥有比以往更多的数据和软件解决方案。过去采购员们受企业IT环境外部数据不互通的限制，合并来自各种ERP、OA、邮件等事务源系统的数据耗时耗力。但当下基于云计算、大数据、人工智能等技术的数智采购系统可以让企业更加自动化、灵活的管理采购流程，查看相关数据。支出宝数智采购支出管理系统，不仅可以一站式线上管控采购流程，收集流程中所产生的数据，还能通过对接OA、ERP、财务等办公系统，将数据源打通。通过一套系统，集成所有与采购支出相关的数据，并将业务数据与项目绑定，方便企业追踪溯源，提高采购支出数据的可见性与可控性，为采购部门数据分析提供更多机会。如今，越来越多的企业将数据视为企业的核心资产，重视采购相关数据分析，为决策提供实时、真实、准确的数据支撑，避免“拍脑袋”决策！而想要真正将数据用起来的大前提是保证充足、完整、可靠的数据资源。因此，企业应当重视并加紧采购信息化的建设。①建立统一的数据规范，想好需要通过系统收集哪些维度的数据，因为数据的统计和分析，对优化企业决策和业务流作用巨大；
②对业务流程进行精细化管理，将业务过程文件、业务数据和基础数据高度结构化，为数据利用奠定基础；
③实现各业务系统之间的对接和集成，将分散在各业务系统之间的数据进行整合，保障数据的一致性和完整性。
支出宝全链条采购协同管理数智化平台，集智能预算、供应商管理、采购商城、智能需求、战略寻源、合同管理、订单管理、支付管理、对账管理、库存管理、智能BI等功能模块于一体，助力企业采购战略落地。在采购数据洞察方面，运用自研的智能算法技术，通过对历史采购数据进行分析，评估当前采购状态，提出合理化建议，并提供智能BI数据可视化应用，灵活的数据提取操作，图表、报表一键生成，大幅降低分析难度，让数据分析的成果真正应用于实际采购业务，为管理决策提供支持。未来，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成成熟、可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。
