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采购数字化升级指南：问题挑战、核心路径、关键场景都整理好了……

企业 2024-05-14 16:36 北京

近些年来，数字化转型无疑是一个高频词汇。

而纵观当下数字化转型进程，数字化采购属于其中最为核心的环节之一。理解数字化采购概念，需要关注的几个关键词：数字技术、自动化、可视化、智能化。

采购管理者可以利用数智采购系统，实现采购业务的自动化、智能化、可视化。

比如，系统生成的采购数据，可以辅助管理者进行趋势预测和预判，是制定更完善采购策略的坚实基础；全流程数据报告实现了采购业务可视化，能降低采购腐败的风险、为企业发展战略决策提供支持。

那么到底采购数字化转型具体该如何转？从哪里入手，今天我们就和大家一起来简单梳理一下。

^#01

当前采购领域面临的

问题与挑战

采购管理的本质目标，是满足业务对物资和服务的需求与供给匹配，达到“多、快、好、省、稳”的基本诉求。

但在执行层面，传统采购各环节存在标准不清、手工繁琐、执行失控等问题。

需求阶段：品类多，个性化需求多，缺乏标准，需求审批流程复杂；典型问题比如：同一品类，不同用户描述差异巨大；不同用户在提需时，个性化要求多，难以全部满足；预算事后跟踪，无法事先控制。

寻源阶段：供应商引入不透明，寻源流程不规范，重复寻源成本高；具体比如：供应商准入门槛不透明；供应商线下报价，报价过程无法保证透明公正；采购线下寻源，过程无法监管；同类需求众多，采购员按单处理效率低下等等。

履约阶段：线下履约难监控，供应商协作效率低，难以满足用户需求；比如履约过程线下执行，无法监管；订单、发货、收货等环节线下沟通，反复确认，效率低下；采购物料与用户需求不匹配，无法查证细节；采购履约流程复杂，从需求提出到交付时间漫长等等；

结算对账：手工结算，统计费时费力，结算单据溯源复杂；线下结算周期长，重复劳动多，各单据手工整理，易出错；供应商无法在线对账，开票信息手工记录，易出错；结算单据手动查找，人工确认单据真实性，效率低。

究其根本，我们可以将当前采购管理存在的问题，分为四大类：

1、模式与业务脱节，事务型采购跟不上业务发展的速度，难以发挥规模效应；

2、决策与信息脱节，数据缺失，决策拍脑袋，缺乏统一的数据基础；

3、运营与技术脱节，工具缺失，靠人工处理，耗时长，易出错；

3、需求与资源脱节，寻源难，成本高，信息不对称，缺乏统一的资源管理。

^#02

数智采购转型思路与步骤

数字化采购平台，并不是简单的将采购业务从线下搬到线上，或者一次简单的系统升级，而是能够为决策者提供更全面的视角，以降低风险、提高合规性，最终提高采购部门可管控的支出项目，帮助企业大幅提高采购速度、效率与敏捷性；

并且可以通过人工智能、大数据等灵活的技术手段，为采购人员提供业态洞察与数据分析，从而帮助专业的采购人员做出决策和执行决策的过程。

需要提醒大家的是，搭建采购系统是实现数智化的开端，而不是结束。

说白了，系统只是起工具作用，而解决不了自身能力的问题，就好比如果一个学生学习能力差，基础也差，指望买个学习机就成为学霸是不现实的。

成熟的采购数字化模型，是一个需要根据数据不断调优的过程，你需要根据系统中呈现的采购数据、周期进行分析，识别哪个环节存在问题，如何优化？并根据优化结果不断调整；

建议大家从以下步骤切入：

1、做好场景优先级规划，找到重要的、急需的、短期可见效的业务，作为转型的切入点；

2、充分发挥自下而上的力量，各部门的骨干对场景的理解是最深刻的，更知道怎样取得成功，当然，这也需要他们与数据技术层面的同事紧密配合。

3、效果和价值可视化，在业务场景取得阶段性成功时，需要将其效果和价值通过可视化的方式传播出去，以证明数字化的价值，提高变革的认同度和支持度。

我们整理了几个比较典型的数智采购应用场景，供大家参考：

①数字化采购流程管理：整合采购全流程，对采购申请、审批、采购订单生成和发货跟踪等环节进行流程改造，实现全线上管理，为采购人员提供统一的管理平台。

在提升效率的同时，使采购业务流程规范化、大幅减少采购过程的随意性，助力企业实现采购流程的统一，促进采购集中管理。

②目录商城整合，系统管控目录商城采购，将多种类、规格标准、重复订购，但价值又不高的非生产物料，统一定商、定品、定价，形成协议化的企业内部商城，为需求用户开启网购式的采购流程，无须学习成本，快速上手，通过闭环式的数字化流程逐步构建企业采购的标准流程。

③采购需求管理：支持采购需求的在线提交、审核、审批、分配等流程管理，结合预算管理审批，实现采购需求的标准化和自动化管理，效率更高，更可控。

④供应商管理：采购人员能管理供应商参与竞标前的信息注册，资格预审，以及合作期间的表现；同时可利用平台及时与供应商分享必要的信息、资料以提升合作的效率和成果。

此外，支持供应商信息的在线维护、审核评估、绩效评分、分类分级等流程管理，帮助企业更好地管理供应商关系。

⑤寻源比价：支持询价、比价、竞价、招投标等多场景寻源比价，采购根据字段提升，在线配置询价单、招标要求等细节，应标供应商在线注册并提交报价、标书，系统一站汇总多个供应商的报价，实现方案与报价的多维度比较和可视化管理，评标、定标审批在线生成。

对比起传统的线下询价比价和招投标，在线自动化工具使各家供应商能同步收到最新版本的招标文件，并同步在设定的期限内回应标书，能有效规避人工处理招投标流程中可能发生的舞弊行为和疏忽遗漏，能提高了采购人员的工作效率或工作准确率。

⑥合同管理：在线管理采购合同的签署、续约、终止，以及文本的存放，避免采购人员因遗忘或者人员更替造成合同有效期终止而带来的企业风险。

⑦交货跟踪：支持交货跟踪的在线管理，实现交货跟踪的自动化和可视化管理。

⑧数据分析：支持采购数据的在线分析和报表生成，实现采购数据的可视化和智能化管理，帮助企业做出更明智的决策，优化采购策略。

^#03

数智采购应用价值汇总

传统的采购模式中存在的最大问题是缺乏综合性的、实时的采购数据，以及采购流程的规范化执行。

通过数智采购系统应用，企业可以便捷地生成和提取各类数据，无须再手动收集数据和手工制作报表，比如：每年的采购总量、每家供应商每年的总采购量、每年通过价格谈判获得的成本节省、供应商的交货准时率、每笔采购申请单的平均处理时效等等。

并且每笔付款都必须对应采购订单，且每家供应商都必须经过资格审查才能参与竞标，这些都是可以线上控制的，一环完成才能进入到下一步。

采购人员通过数据汇总、分析制定采购策略，比如：根据历年采购量的变化制定节省谈判目标；根据采购申请处理时效数据调查原因，决定是否增加人员或者通过优化采购流程提升效率；通过供应商绩效评估数据制定供应商管理目标如改进计划、缩减供应商数目计划、改变供应商库结构占比等。

支出宝数智采购系统新版本沧渊，提供统一的数据管理机制，全面沉淀采购业务中发生的各类数据，并进行有效归纳，建立多维度管理，分析反映采购业务整体概况，保证企业支出可见，规避潜在风险，挖掘降本机会点，保障企业的有效管理。

◼ 采购数据全面沉淀：在「需求发起-寻源定标-采购订单-财务管理」的端到端业务中，系统自动沉淀并规范化管理各类数据，以便用户提取分析；

◼ 灵活配置：支出宝提供强大的数据报表配置功能，支持用户根据自身企业需求，设计符合各级管理层需求的报表展示，以便了解过往、分析支持、规避风险、洞察未来，从中挖掘降本提效空间；

◼ 自助分析：支出宝提供底层业务指标，支持用户通过不同维度、不同表现形式进行自助式分析，满足不同业务管理场景的诉求

当下基于云计算、大数据、人工智能等技术的数智采购系统可以让企业更加自动化、灵活的管理采购流程，查看相关数据。

支出宝数智采购支出管理系统，不仅可以一站式线上管控采购流程，收集流程中所产生的数据，还能通过对接OA、ERP、财务等办公系统，将数据源打通。

通过一套系统，集成所有与采购支出相关的数据，并将业务数据与项目绑定，方便企业追踪溯源，提高采购支出数据的可见性与可控性，为采购部门数据分析提供更多机会。

支出宝全链条采购协同管理数智化平台，集智能预算、供应商管理、采购商城、智能需求、战略寻源、合同管理、订单管理、支付管理、对账管理、库存管理、智能BI等功能模块于一体，助力企业采购战略落地。

在采购数据洞察方面，运用自研的智能算法技术，通过对历史采购数据进行分析，评估当前采购状态，提出合理化建议，并提供智能BI数据可视化应用，灵活的数据提取操作，图表、报表一键生成，大幅降低分析难度，让数据分析的成果真正应用于实际采购业务，为管理决策提供支持。

未来，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成成熟、可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。

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支出宝，全链条采购协同管理数智化平台，致力于为中大型企业提供数智化供应商管理、预算管理、需求管理、战略寻源、合同管理、订单管理、库存管理、对账管理、支付管理、自助报表等采购业务全链路的场景解决方案。

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