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如何提升间接采购支出的可见性？

企业 2024-05-27 22:18 福建

上周，我们跟大家重申了间接采购的重要性，以及如何完成数字化升级：

--《间接采购，如何完成数字化升级》！

经过这几天的梳理，我们发现，如果间接支出成本管得好，对企业总成本的可见性非常友好，并且在实现战略业务目标方面给予非常大的助力！

因此，我们重新梳理了关于提升间采支出可见性的方法步骤，分享给大家：

^#01

最常见的5种间接支出类别

大多数企业的间接采购费用，都控制在总费用的15%-30%。

在一些大型企业中，还会为单个类别设置采购经理的岗位，以确保该品类拿到有竞争力的价格和强有力的合同。

最常见的5个间采支出大类包含：差旅和活动、固定支出、行政办公采买、软件和通信、市场营销推广。

^#02

间接支出管理面临的挑战

在企业的日常经营中，由于间采购物料购买频次高、金额小，既不需要供应商谈判，也不需要收货验货等环节，导致企业经常性忽视间采的订单管理，间接支出成本管理往往比较粗放，非必要支出频繁、剩余库存、成本可见度低等问题明显。

因此，在企业间采支出管理中，比较常见的挑战，有以下几种：

1、缺乏成本可见性：由于间接采购往往需求急，缺少正式审批流程，企业就很难发现冗余采购、合同外的支出、高风险的供应商协议和采购欺诈的情况，如果采购人不能记录所有间接支出费用，预算管控就会变得非常困难。

而数字化采购可以根据品类分类、采购金额或供应商管控等一系列条件来灵活制定满足合规要求的审批规则，从而更轻松地跟踪间接支出，确保每次采购都符合政策，同时帮助识别支出趋势、价格差异和质量问题。

这也是我们非常建议大家使用数字化采购系统管理的原因之一。

2、策略很难落地：很多公司都有成套且完善的采购管理制度，但在实际应用中，却很少能达到100%管控。

我们认为原因有2种：

一是没有工具监督，没办法让所有用户完全参考制度进行采买；

二是流程繁琐，线下沟通效率低，影响业务推进，需要简化。

而通过支出宝数智采购系统，企业完全可以通过把策略融合进流程里，借助系统自动化流程，提高采购执行效率，比如需求自动分配、寻源时间自动转换订单，同步供应商，供应商上传物流跟踪、线上发票对账等等，都可以大幅度提升采购执行效率。

当员工有了系统的引导和流程推进采购时，企业就可以主动避免代价高昂的采购问题。

3、未经批准的“额外”支出：没有审批流，没有订单的支出也称为“流氓”支出，是在公司既定政策之外，或未经批准的情况下进行购买的，这种类型的支出通常需求急，发生的很快，并且无法详细了解采购、供应商来源或总采购成本。

以往未经批准的间采支出，通常只能在月末的预算差异报表中发现。

而数字化采购平台可以提供更有效的管控措施，利用采购申请时的即时预算审核，帮助员工在产生支出前，了解对预算的影响。在统一的平台管理下，所有的采购动作都被记录下来，保证采购过程的透明度与合规性。

4、冗余的供应商关系：当多个部门或地点使用类似的供应商采购相同的商品时，可能会导致杠杆和产品质量的损失。

统一采购以减少产品 SKU 并限制使用的供应商数量可以创造更多的节省机会和更有力的谈判，但这需要将采购集中在一个流程下。

通过采购管理系统简化间接支出是管理每个部门和地点流程的最有效方法。

^#03

如何提升间接支出可视化

间接采购的成本优化空间主要来自供应管理、需求管理及流程管理。

在间接物资采购方面，企业可通过充分利用数智采购平台，整合优质供应商、可采购的商品价格和范围，为需求部门提供便捷的方式，使其按需查找间接物资，无需每次通过采购部门寻源，不仅释放了采购人员的时间和精力，还提高了整体效率。

尤其对于标准化程度较高的间接物资来说，借助数智采购平台缩短寻源周期，快速满足需求。随着寻源周期的缩短，让即需即采的可能性得以实现，数智化平台还能有效降低库存，甚至达到零库存的管理水平。

此外，针对差旅、服务类等大品类，企业可以通过费用管理等工具进行精细化支出分析，制定相应的品类战略，以优化支出和资源利用情况。

我们认为，想实现间接支出可视化管理，可参考以下步骤：

1、梳理和“固定”采购流程

梳理各品类采购需求、流程和管控策略，不需要详细说明，但需要将新策略和流程同步给相关部门，并确保所有部门相关人员了解这些变化及其对采购的影响。

这里我们总结了形成“新”采购流程的简单步骤，供大家参考：

①定义流程的范围和目的，确定目标，比如最大限度减少“额外”支出，确保质量控制。

②确定部门审批流程中的利益相关者，比如直接经理、法律、IT、财务或部门leader。许多情况下，合同金额决定了批准范围，对于小额合同或零星采购，经理直接批准可能就够了，对于超过预算门槛的大合同，可能需要额外的批准和流程。

③设置订单审批流，比如集团接收采购申请，需要相关leader的批准后，才会进入下一步，并将会计和财务部门的付款对账都嵌入审批流。

④定期审查采购流程，根据数据反馈评估效率，不断优化，确保其涵盖采购流程的各个方面。

2、集中支出数据，进行支出分析

集中支出数据可以更轻松的跟踪和了解支出来源，比如：财务支出记录、供应商合同、费用报表、订单记录、品类记录等等。

将数据集中汇总分析，可以有效提高支出的可见性，便于预算管控，并减少采购和支付过程中的问题，规避在采购过程中出现不合规情况或突发异常值的可能。

在做支出分析时，可以从这几个角度入手：类别支出分析、大批量和重复购买、SKU汇总、业务部门平均支出、不同区域之间的预算差异、固定成本的本地化调整、合同条款等等，通过支出细节分析，为决策提供更好的信息，提高企业的运营效率和盈利能力。

3、简化间采支出类别和供应商

上篇我们提到了间接采购供应商的28原则，我们认为简洁的供应链不仅容易管理，也有助于企业节省成本，加强供应商关系。

简化企业合作的供应商数量，筛选优质供应商，整合需求，有助于减少合同管理、发票处理和其他供应商相关评估相关的管理开销，从而优化采购成本。

供应商数量越少，就意味着单个供应商的采购金额会增加，从而获取更好的议价能力，还可以通过谈判获得更好的条款、折扣和更低的价格，也能更有效地促进和优质供应商建立深层次的关系。

此外，精简的供应商列表，也会使得发票大量减少，也就代表了支出数据可见性更高，可以更好地了解部门和区域在每个类别或每个供应商中的支出情况，并使得采购部门密切监控供应商绩效和合规性目标。

4、制定并实施关键绩效指标

除了以上操作外，企业还需要通过明确和评估相关KPI，确保团队按照正式的标准和流程来控制和优化间接支出。只有当企业清楚了解当前的策略和流程如何影响成本、利润和风险管理时，才能实现持续改进。

关于支出宝

为了提升间采可见性和敏捷性，数智采购平台能够有效地提供供应商入职、分析和集中数据的位置，既符合将来采购业务的实际需求，又能够通过更好的连接内外部资源将采购价值最大化。

作为高效的数智化采购平台，支出宝覆盖企业间采从需求到寻源，采购到支付，发票到对账的全业务流程，助力企业提升间采支出的可见性和民籍欸让企业与供应商高效协同，确保及时供应，按时支付，并为企业间采品类策略优化，提供可视化的数据支撑。

借助成熟的数智采购平台，企业能够集成所有与采购支出相关的数据，深入了解间接采购支出对财务的影响，帮助管理者实时了解各品类的支出情况，制定和细化品类管理策略。

支出宝全链条采购协同管理数智化平台，集智能预算、供应商管理、采购商城、智能需求、战略寻源、合同管理、订单管理、支付管理、对账管理、库存管理、智能BI等功能模块于一体，助力企业采购战略落地。

在采购数据洞察方面，运用自研的智能算法技术，通过对历史采购数据进行分析，评估当前采购状态，提出合理化建议，并提供智能BI数据可视化应用，灵活的数据提取操作，图表、报表一键生成，大幅降低分析难度，让数据分析的成果真正应用于实际采购业务，为管理决策提供支持。

未来，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成成熟、可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。

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支出宝，全链条采购协同管理数智化平台，致力于为中大型企业提供数智化供应商管理、预算管理、需求管理、战略寻源、合同管理、订单管理、库存管理、对账管理、支付管理、自助报表等采购业务全链路的场景解决方案。

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